Una de las principales cualidades que debe reunir un gerente es su capacidad de comunicarse efectivamente. Una comunicación efectiva es la base de la aceptación de sus políticas, que sus indicaciones sean entendidas con claridad y produzcan un incremento en el rendimiento del personal. Si un gerente no sabe comunicarse con su personal no logrará que sus subalternos hagan bien su trabajo y, a su vez, si esas personas no pueden comunicarse libremente con el gerente, se perderá la información de feedback necesaria para una buena gerenciación e incidentalmente podrá producir antagonismo.
Comunicarse es algo más que decir o escribir porque requiere el entendimiento de las cosas. Hay veces que se crea la ilusión de una comunicación efectiva cuando en realidad no incluye la mutua comprensión de las partes; no puede suponerse que el sentido de lo transmitido sea común al que genera un mensaje y a quien lo recibe. Hay muchos motivos de las fallas de comunicación. A veces no se exponen directamente no planteándose el verdadero problema; otras veces es por la influencia del conocimiento y personalidad del receptor del mensaje, o directamente por lo que dicho receptor espera o cree que se le dice.
Estos condicionamientos siempre existen como todos sabemos, no sólo en las relaciones laborales, creando un vacío de comunicación. Un gerente debe reducir ese vacío produciendo el clima de confianza y claridad necesarios para que las comunicaciones se realicen en forma específica y simple. Un mensaje debe referirse preferiblemente a un único tema, y debe producirse en el momento oportuno sin anticipos que provoquen divagaciones ni retardos que produzcan impaciencia.
Las comunicaciones escritas en algunos casos bajo la forma de reportes pueden aportar un mejor entendimiento de las cosas. Para ello deben reunir las características conocidas como las cuatro C: Completo, Claro, Conciso y Correcto. Los mensajes no deben ser extensos limitando el grado de detalle de modo que el intercambio quede librado al pase de mayor información si es necesario. Cuando los mensajes van bajando por la escala jerárquica casi siempre están sujetos a mayor o menor deformación por parte de cada receptor. Por su parte, las reuniones formales generalmente son más beneficiosas cuando las discusiones se conducen con la mente abierta y no con un enfoque fijo y predeterminado.
Básicamente la comunicación se realiza para influir en el comportamiento de otros. Pero debe tenerse presente que mientras un mensaje viene de afuera, el significado se produce dentro de cada persona. Lo que se transmite son los mensajes, no el significado. Ortega y Gasset decía que las palabras son el logaritmo de las ideas, y todos hemos visto esas gráfica pero que con esa representación en realidad indican números muy diferentes. Pues así pueden resultar de diferentes las ideas y las palabras.
Por último, no hay que olvidar que las comunicaciones implican consideraciones no sólo fácticas, sino también emocionales incluyendo todas las facetas de personalidad de una persona que se ponen precisamente en juego durante el tiempo que dura una comunicación.
COMUNICACIÓN EFICIENTE
Si existe un propósito preestablecido para la comunicación y una posible respuesta, el comunicador aspira a que su comunicación sea inequívoca, es decir, logre lo que él desea. Entre otras cosas, uno de los requisitos necesarios para la comunicación humana es que exista un vínculo interdependiente entre el codificador y el decodificador. Se entiende esta relación como un concepto diádico, esto es, que cada uno requiere del otro hasta para su definición y existencia. La relación actúa como un mecanismo que, entre otras cosas, permite al codificador transmitir estímulos o informaciones para modificar el comportamiento de otros o bien para que existan y se desarrollen lazos interpersonales.
La interdependencia supone una secuencia de acción-reacción, en la que se suceden intervenciones y respuestas y en el que la respuesta o más bien la calidad de la respuesta constituye la vía más expeditiva para determinar si se ha logrado el efecto deseado. Esto es así y no a la inversa. Además del codificador y del o de los decodificadores, también subsisten en este proceso de comunicación el código utilizado y el canal. Sin dejar de vincular todos los factores fundamentales que intervienen en este proceso, nos centramos en el análisis del codificador y el decodificador. Análisis que por lo demás, nunca será ni podrá ser exhaustivo.
Conviene insistir aquí que cuando hablamos de proceso, lo hacemos con un sentido de interacción constante en el que consideramos los acontecimientos y las relaciones en un permanente devenir y en el que la dinámica está determinada por la frecuencia, la calidad y fidelidad de esas relaciones.
Aquí, de lo que se trata es de pensar en voz alta acerca de ese mecanismo de comunicación y hacer un intento porque se comprenda que la eficiencia en la comunicación constituye un factor definitivo en este proceso. Por esa razón, para que una comunicación sea eficiente, hay que considerar además, aspectos como quién, por qué y con quién nos estamos comunicando, esto supone tener claro también, otros aspectos como: formas de conducta en la comunicación, es decir, las informaciones que se producen, el estilo de esas producciones, los medios de que se vale el comunicador para hacer llegar esas informaciones y el contexto en el que ellas se originan.
De acuerdo con esto, se puede señalar que para ser un codificador de alta fidelidad, éste tiene que expresar de forma apropiada y adecuada el contenido de la información. No es suficiente con estructurar internamente el mensaje, sino que también hay que tomar en cuenta la realidad sociocultural en el que está enmarcado el acto comunicativo, decidir acerca del contenido y la estructura del mensaje, para proceder a codificarlo y determinar luego, la forma lingüística que finalmente lo conducirá al establecimiento de la comunicación. Asimismo, el codificador debe ser competente, lo cual quiere decir, que debe disponer de una competencia lingüística y de una competencia comunicativa que se corresponda con su rol de codificador.
La competencia lingüística, supone poseer una base fónica y gramatical de su sistema lingüístico, conocer un número racional de vocablos, y conocer y dominar las reglas que rigen el funcionamiento de la lengua. La competencia comunicativa, significa que el comunicador debe poseer habilidades para el empleo adecuado de la lengua; hacer uso racional de su competencia lingüística y comprender que las realizaciones lingüísticas deben ajustarse a la situación o al seleccionar y a emplear el registro más conveniente y adecuado a la circunstancia; a aplicar estrategias para seleccionar las formas lingüísticas; a tomar en cuenta la intencionalidad de la comunicación; a conocer el tema y, por sobre todo, a conocer al decodificador; sus reacciones, características generales, conocimiento y dominio del tema, entre otros aspectos.
Por su parte, ser decodificador de alta fidelidad supone interpretar el mensaje con una gran precisión, lo cual significa que debe ser competente en la lengua y en las normas sociolingüísticas que la rigen. Esto es, tener la suficiente habilidad para captar la información en toda su dimensión, pero al mismo tiempo ser activo en el procesamiento de la misma, ser capaz de traducirla, de asignarle una significación, de interpretar las intenciones del codificador, utilizar su competencia comunicativa para extraer la mayor información: captar y comprender las claves lingüísticas, reconocer los núcleos semánticos, reconstruir el significado subyacente, hacer inferencias, aplicar su capacidad deductiva y de síntesis, así como recurrir a sus marcos conceptuales para reacomodar o recrear la información.
Este esbozo nos sirve de marco para precisar las características que, a nuestro juicio, debe poseer tanto el codificador, como el decodificador de alta fidelidad. En la medida en que cada uno de ellos cumpla cabalmente con las funciones que les son inherentes, en esa misma medida tendremos una comunicación eficiente, o lo que es lo mismo, el propósito inicial se habrá alcanzado: lograr lo que se desea a la vez que es obtener una respuesta que se corresponda con lo comunicado.
Todo esto viene a colación, porque siempre hemos considerado que en una organización, la gerencia debería actuar en concordancia con la funciones que rigen para el codificador, porque en esencia actúa como tal. En tanto que quienes laboran con ella y a su alrededor o mantienen relaciones con ella, se deberían desempeñar como decodificadores. Estamos conscientes de que la comunicación es un proceso intercambiable, pero que en todo caso, en este marco, siempre se aspira a que las actuaciones d uno o de otro sean conformes a las características definidas para cada uno. Lo que equivale a decir, en tros términos, que la gerencia emulando al codificador, decide, planifica, dirige, define estrategias, orienta el proceso. En tanto que a sus colaboradores les corresponde, con base en las directrices y de algún modo operar sobre el proceso, hacer que el nivel de abstracción se haga accesible y funcional e implementarlo.
