Los diccionarios de la literatura definen organización como la “acción y efecto de organizar, o sea, dar a las partes de un todo la disposición necesaria para que puedan funcionar”. Si llevamos esta definición a términos empresariales, las partes serían los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, etc. Con que cuenta la organización, y el todo sería la empresa en sí siempre buscando, claro está, la forma ideal de engranar todos estos elementos con el fin di que funcionen correcta y eficientemente.
A su vez, sistema es el “conjunto de unidades fijadas para poder expresar o formar una fusión de manera sencilla y racional”. El conjunto de unidades que indica la definición, serían las tareas y pasos requeridos para lograr la fusión de las normas y de los procedimientos, en función de lograr los objetivos de la empresa de forma simple y sistemática.
La explicación de estas dos definiciones se hace para resaltar la importancia que tienen en una empresa; es aí que en muchas organizaciones se ha creado un departamento encargado de realizar el estudio organizativo y de los sistemas con el propósito de lograr una mayor racionalidad en éstos. A dicho departamento se le ha dado diferentes definiciones tales como: Organización y Sistemas, Organización y Métodos, Sistemas y Procedimientos, Análisis Administrativos o Racionalización Administrativa, entre otras.
Tanto fue la importancia que tomó esta área, que en los Institutos Universitarios y en las Universidades, se creó en la carrera de Administración la mención de Organización y Sistemas para preparar especialistas capaces de realizar las siguientes funciones:
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Estudio de la estructura organizativa de una empresa;
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Análisis de funciones;
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Definiciones de políticas, normas y procedimientos;
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Diseño de formularios;
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Redacción de manuales;
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Ordenamiento y estructuración de oficinas;
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Análisis y Diseño de los sistemas informativos;
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Análisis de métodos de trabajo, fuerza laboral, clima organizacional;
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Auditoria Administrativa;
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Planificación y control de proyectos.
Todas las funciones del especialista en Organización y Sistemas, están sustentadas por modelos administrativos básicos y por las nuevas tendencias que existen hoy en día, tales como: la calidad total, el análisis estructurado, la redefinición de procesos y la reingeniería entre otros. Además, las funciones se guían a través de métodos científicos y sistemáticos de investigación que contemplan el levantamiento de información, análisis, diseño, implantación y seguimientos de las propuestas.
No existe un patrón para definir ni la estructura ni la magnitud de un departamento de Organización y Sistemas, sino que depende de la complejidad y cantidad de actividades de una empresa o del tamaño de la misma; mientras más grande sea la organización, dicho departamento tendrá un número razonable de especialistas. En teoría debiera existir un especialista por cada 200 a 500 trabajadores de una empresa, pero un criterio mas general y objetivo establece que el número depende de:
El estado de la administración: mientras más reformas sean necesarias, más personal se requerirá para el análisis.
La intensidad con que se requieren los servicios de la Organización y Sistemas;
La aplicación de nuevas tendencias administrativas: calidad total, reingeniería, etc.·
El cambio de sistemas computarizados entre otros aspectos.
Al tener claro la cantidad de personas requeridas, se recomienda que este departamento se organice en forma de grupos de trabajo para atacar proyectos específicos donde exista un líder que planifique, organice y controle. Además, es importante involucrar directamente en los grupos de proyectos, a las otras unidades asesoras y al propio usuario, tanto en el análisis como en la implantación de los resultados. La finalidad es obtener una información más precisa y evitar en un buen porcentaje la resistencia al cambio, que siempre se origina por los nuevos métodos de trabajo.
Organización y Sistemas es un departamento que trabaja estrechamente y ayuda a toda las otras unidades en los problemas de organización y sistemas, conforme se le solicite o se detecte. Por eso debe estar íntimamente relacionado y coordinado con otras unidades asesoras de la empresa como: Presupuesto, Informática, Recursos Humanos, Logística, etc. Las unidades involucradas deben seguir un fin común, sin desviarse de los objetivos de la organización, evitando así que vayan por distintos caminos.
A pesar de las importancia de este departamento y su evolución en las organizaciones, la misma no ha recibido una adecuada atención por parte de las directivas y unidades de línea. Con mucha frecuencia se hace caso omiso a los buenos métodos administrativos porque se requiere atención a los detalles de los procedimientos. Muchas veces se considera que no vale la pena tal esfuerzo, pero cuando empeoran los servicios, cuando surgen críticas, cuando no se realizan los programas, es cuando los dirigentes se dan cuenta que los métodos eficaces con tan indispensables para la buena administración como lo son los efectivos sistemas informáticos.
