La logística: ¿Ciencia o arte? - Organizaciones VS sistemas de información

En la mayoría de los países del mundo, las organizaciones han experimentado una evolución en los mecanismos de producción, impulsándolas a buscar la excelencia de sus productos por la alta competencia, que hoy en día no sólo existe internamente en determinado país, ya que por el conocido libre comercio, los intercambios de un continente a otro o de una región a otra, obligan a que el producto final de una empresa sea de buena calidad y de costos beneficiosos.

Dentro de esta evolución que han tenido las organizaciones, los sistemas computarizados no escapan de la misma, ya que los empresarios en busca de una efectiva herramienta para el desempeño de sus actividades, han empleado computadoras con software bajo dos criterios fundamentales a nivel de estructuración de sus sistemas de información:

·        Sistema Distribuido: El mismo está conformado por módulos aislados sin ningún tipo de enlace y con archivos que actúan independientemente;

·        Sistema Integrado: Que está conformado con módulos unidos entre sí, y además, con los archivos en una misma base de datos y con redes interconectadas de un departamento a otro o de una localidad a otra.

Los especialistas en sistemas de computación recomiendan el sistema integrado como el ideal para implantarse en las empresas, por el hecho de ser eficiente y confiable al momento de procesarse los datos requeridos en los diferentes niveles de la organización para una mejor toma de decisiones, ya que dicha conformación exige que en una misma base de datos se tenga la información en forma inmediata y en cualquier dependencia interconectada con la misma.

A su vez, el sistema integrado, según experiencias originadas en organizaciones que la han asumido en sus operaciones, ha tenido una repercusión en sus estructuras, debido a que existe una transición de actividades manuales a automatizadas; además, elimina el procesamiento de datos duplicados, reduce los errores causados por la imputación en la redundancia de datos, que se utilizarán para distintos fines; simplifica y descarta las tareas rutinarias, aumenta luego la eficiencia y rendimiento de los procesos, entre otras ventajas respecto del sistema distribuido.

Todos estos hechos hacen que los niveles operativos se disminuyan, debido a que el sistema asume sus actividades. Por otro lado, las decisiones anteriormente se tomaban en los niveles estratégicos, por estar la información concentrada en estas dependencias. Con el sistema integrado, cualquier nivel en especial el táctico, puede tener acceso a dicha información de una forma más directa, permitiéndole tomar decisiones importantes. Por supuesto, en este sentido, la organización pasa de ser una estructura piramidal a ser una organización más plana, lo que conlleva a que a sus integrantes se les exija un mayor nivel de desarrollo de sus competencias, sobre todo en las concernientes a las de análisis situacional y a ser más expeditivos en la toma de decisiones, con el menor margen de error posible, dado que las mismas deben tener un sustento en un sólido sistema de información, como principal apoyo logístico interno. Como se trata de mostrar muy superficialmente tanto la organización del sistema, como el flujo de información exacta y oportuna en cuanto a su disponibilidad, tiene repercusiones estratégicas dentro de la empresa, sobre todo en aquellas áreas llamadas clave, en donde los avances o retrocesos dentro de las mismas, tienen implicancia en el avance o retroceso de la organización toda.