La logística: ¿ciencia o arte? - OUTSOURCING: Una herramienta importante en el mundo empresarial

Sus siglas en inglés traducidas al español, nos sugiere que se trata del trabajo con Recursos Externos. Ilustramos de la siguiente manera: Identifiquemos cuáles son las actividades operativas inherentes al objetivo y misión de nuestra empresa, es decir aquellos que en realidad reportan el dinero o las ganancias a la empresa y que consumen nuestro trabajo diario. Asimismo debemos identificar aquellas actividades que no son indispensables o que no colaboran directamente en la consecución del objetivo o del lucro de la empresa, luego de lo cual nos debemos hacer las siguientes preguntas:

¿ Están estas actividades realmente delegadas en personal experto y especializado?

¿Estamos sólo tomando decisiones en estas actividades y no enfrentamos los problemas cotidianos de dichas actividades?

Precisamente el outsourcing permite tomar la decisión de hacer en las empresas únicamente aquellas actividades que en verdad saben y les gusta hacer. Es muy sencillo y se asemeja al concepto en economía de la explotación de la abundancia, el cual especifica que las naciones deben especializarse en la explotación de aquellos recursos en los cuales ellas posen abundancia.

Una empresa se crea con recursos (financieros, materiales y humanos), además de dotar a la empresa con una serie de normas, políticas, visión y misión que persiguen un objetivo común que es el de obtener ganancias. Después de esta primera etapa y si la empresa tiene un buen desempeño se forman o surgen interesantes efectos que cambian lasa características y necesidades iniciales (los recursos). La organización se someterá a nuevas exigencias que le imponen el mercado y la competencia y tendrá que adptarse y evolucionar hasta llegar a alcanzar un nivel de solidez que le garantice la generación de los beneficios que se esperan.

Esta adaptación nos obliga a estar atentos y a la vanguardia, con respecto a todas aquellas innovaciones y herramientas de la organización que nos permitirán llegar y permancecer de una manera óptima y eficiente a las postrimerías del siglo XX, es pos eso que debemos enfocar y ver con atención lo que se denomina como outsourcing. Una definición acá más concreta acerca de lo que es outsourcing: “Es una herramienta a través de la cual las empresas trasladan sus centros de costos a otras empresas donde éstos son centros de beneficios”.

Aclaremos que una empresa está conformada por centros de beneficios o responsabilidad y centros de costos. En una empresa comercializadora de productos de consumo masivo, los centros de responsabilidad o beneficios los podemos identificar en aquellas áreas como Mercadeo, Ventas innovación de productos, etc., es decir aquellas funciones que apuntan directamente al logro del objetivo “vender y obtener ganancias”, mientras que los centros de costos los podemos identificar como las áreas de administración, recursos humanos, logística y suministro, etc., es decir, aquellas funciones que son accesorias o que colaboran indirectamente al logro del objetivo o actividad principal de la organización.

De acuerdo al tipo de empresa, por ejemplo, la comercializadora de productos de consumo masivo generará más beneficios, en la medida en que puedan colocar más productos innovativos y de alta calidad y los centros de costos colaborarán en gran medida a que se logre lo antes dicho. Por lo antes expuesto, se puede concluir que lo que es vital para una empresa es lo que ésta debe saber hacer mejor. Si para una empresa lo vital es fabricar computadoras, entonces los mayores esfuerzos serán para lograr fabricar computadoras con los mayores estándares de calidad. De igual manera, si una empresa de servicios se dedica a proveer a los clientes de servicios de telecomunicaciones, entonces será el área donde debe especializarse y centrar todos sus esfuerzos.

Existen actualmente en el mercado grandes empresas de outsourcing que se dedican a ofrecer una gran cantidad de mano de obra especializada y experta en las diferentes áreas de la organización que van desde la administración, contabilidad, recursos humanos, impuestos, logística, etc. Así las empresas pueden prescindir de los problemas cotidianos inherentes a estas actividades y centrarse a pensar y tomar decisiones acerca de los problemas y estrategias típicas del negocio y su actividad principal. En la medida en que los esfuerzos y los recursos de la organización estén más y más concentrados en sus áreas de beneficios, éstas serán aún más eficientes y exitosas; y de eso dependerá la fortaleza de toda la organización.

Entre las principales ventajas del outsourcing podemos mencionar:

Le permite disponer de más tiempo para analizar, pensar y tomar decisiones de aspectos relativos a la esencia del negocio;

Le permite hacer más inversiones (recursos financieros) en las actividades inherentes al logro de los objetivo;

Abarata el costo el personal al no tener que comprometerse con todos aquellos pagos que, como patrono directo, debe pagar al estado y al empleado (seguros, utilidades, prestaciones, caja de ahorro, etc).

ARMA MORTAL – El peso de los sistemas de información en la estrategia de negocios

Los antiguos sistemas de procesamiento de datos vivían apaciblemente. Operaban en centros de cómputos aislados del resto de la compañía, masticando los números que ésta necesitaba para mantenerse operativa. Cuando se descubrió que en medio del carbón de los datos se podían encontrar unos cuantos diamantes de información, la dirigencia de las empresas prestó más atención a esas áreas olvidadas. Se las denominaron IS (Information Systems) y les pidieron que elaboren una estrategia lineada con la del resto de la empresa.

Fue así como surgió el rol del CIO (Chief Information Officer); como los sistemas de gestión se convirtieron en ERP (Enterprice Resource Planning), las piezas de hardware se volvieron elementos críticos, las bases de datos dieron forma a los data warehouses de la actualidad ya sus herramientas de data mining, y en los niveles de decisión de la empresa como se empezó a hablar seriamente de estrategia de IS. El rol de los Information Systems adquirió un peso decisivo dentro de la estrategia de negocios de la corporación.

Históricamente, los sistemas de información jugaron un rol netamente operativo: realizar las transacciones de la empresa. El registro de las compras, las ventas, el stock, los clientes, las cobranzas, los pagos a proveedores, el ingreso de cheques y los movimientos bancarios, entre otras cosas de tenor similar, daban vida -  y todavía dan en muchas organizaciones – a los sistemas de información. Todos estos “datos” se guardaban en un repositorio y la “información” que se obtenía estaba asociada a sus combinaciones matemáticas: total facturado en un período de tiempo, ganancias obtenidas, composiciones de saldos, estado de las cuentas corrientes deudoras y acreedoras, conciliación bancaria.

Niveles de decisión. Se definen dos tipos de decisiones en las organizaciones: las programadas –toma de pedidos, aceptación o rechazo de un cliente, cobro de una venta-, cuya repetitividad y estructuración permite que niveles operativos de la empresa sin mucha especialización puedan tomarlas a diario, Los destinos de la empresa, sin embargo, se rigen por decisiones no estructuradas: abrir nuevos puntos de venta, lanzar o discontinuar productos y comprar una empresa competidora o complementaria, son algunos ejemplos válidos. Estas corresponden a los niveles ejecutivos de la empresa: la gerencia del área en la que debe tomarse la decisión o, directamente, la presidencia si involucra a la organización en su conjunto.

La tecnología evolucionó a extremos tales que la alta dirigencia de las empresas comenzó a preguntarse por qué las infinitas sumas de dinero que se volcaban hacia la compra de equipamiento, software y elementos de comunicaciones para armar los sistemas de información, les resultaban costos y no inversiones. Si bien los sistemas transaccionales permitieron perfeccionar los procesos administrativos y dotarlos de velocidad, prolijidad y eficiencia – cuando se hicieron los análisis correctos, en otros casos sucedió todo lo contrario -, no jugaban ningún rol en el negocio de la empresa. Por lo tanto, todo el dinero que se dedicaba a ello servía para “hacer mejor las cosas”. Sin embargo, se sabe, a quienes ganan o pierden con las actividades de una empresa no les importa cómo se hagan las cosas, siempre y cuando el saldo de las operaciones en un período sea positivo.

Nunca me verás como me vieras. Los repositorios de datos comenzaron a ser exprimidos: bases de datos multidimensionales, data mining, data warehousing, no se trataba de ver cuánto se vendió sino por qué se vendió, a quién, que posibilidades existen de que vuelva a comprar. Se dotó de “inteligencia” a los sistemas, de forma tal que no sólo se limitaran a hacer cuentas con los datos que tenían guardados, sino que también analizaran su composición. Detectar que en determinado período del año se vende más de un determinado tipo de producto a un público en particular y en sólo una de las sucursales, permite tener una noción de qué lanzamientos puede realizarse en esas fechas sin arriesgar demasiado el pellejo y qué campañas promocionales tendrán mayor efectividad además del lugar en el que deben hacerse. Notemos que el ejemplo maneja la información en varios planos dimensionales: cruza los datos del tiempo en que se realizaron las ventas, con el del producto que fue comprado, con el del perfil del cliente, y con el lugar de las operaciones.

La cultura del “software de gestión”, aquel que, como su nombre lo indica, apoya la realización de la gestión empresaria y controla de la marcha de las operaciones, está siendo reemplazada por la del “software de planeamiento de recursos de la empresa”, conocidos como ERP y representados por empresas como SAP, Peoplesoft o Baan. Este nuevo tipo de sistemas de información no deja de lado la gestión, permite controlar las cuentas corrientes, pero agrega una potencia de procesamiento de datos que apoya a la toma de decisiones gerenciales y al planeamiento estratégico.

Negocios electrónicos. La Web es un punto de inflexión en donde negocios y sistemas de información unen sus caminos. Vender en Internet es, antes que nada, una estrategia comerciales. Sin embargo, el apoyo tecnológico que requiere, más el rediseño de sistemas de información que debe lograr la empresa para atender clientes de todo el mundo, hacen que ambas áreas deban ir de la mano.

Estrategia del IS (Information Systems). Los sistemas de información, dejaron su perfil operativo y tomaron uno estratégico. Por lo tanto, quien toma la decisión de cuáles serán instalados en la empresa también debe estar al tanto del negocio. El rol de CIO (Chief Information Officer) nacio para acompañar el cambio en los sistemas: ya no se trata de tener un gerente de sistemas que tenga un amplio conocimiento en tecnología, dado que ésta cambia permanentemente, y precisamente es imposible estar actualizado con el último grito en esta materia; sino que se necesita una persona que pueda asociar la tecnología con el negocio de la empresa, comportándose de manera proactiva respecto de qué sistemas debe implementar sin esperar a que surjan los requerimientos.

De esta forma, nacen las estrategias de IS o, mejor dicho, las estrategias particulares para cada uno de los componentes de un sistema de información: una para el hardware, a través de la cual se establecerá si se realiza una compra o un leasing, considerando que la evolución tecnológica es muy veloz y, pensando además en las necesidades de procesamiento de la empresa: una para los sistemas operativos donde se evaluará cuál es la mejor para soportar aplicaciones críticas, cuál es el elegido del mercado y por qué; una para las bases de datos, estimando cuál se comporta mejor con el sistema operativo y con el hardware elegidos (además de evaluar los niveles de seguridad que aporta, entre otros factores) una para las aplicaciones, que incluirá un análisis de procesos y de los productos del mercado; una para las comunicaciones, en la que se compararán los tipos de enlace y se estudiarán las proporciones de la relación costo/beneficio, entre la capacidad y disponibilidad de los medios contra los precios de éstos; una para nuevas tecnologías: qué hacer con Internet, y cualquier otro desafío que se presente y que no tenga un background importante de casos resueltos como para ver qué hizo el mercado y tomar la decisión a partir de allí.

Los sistemas de información se convirtieron en pieza fundamental para el crecimiento de los negocios. La información obtenida en tiempo y forma permite decisiones más atinadas y precisas. En este contexto, una buena o mala estrategia de sistemas de información es determinante para el éxito o el fracaso de los negocios de una empresa. Hardware, software y comunicaciones son hoy herramientas imprescindibles para los negocios. Incluirlas dentro de un plan de sistemas adecuado es vital para las compañías globalizadas.