La logística: ¿ciencia o arte? - Plan estratégico sobre la implantación de un sistema de infor

En primer lugar se hace necesario un Rediseño de la Estructura con que cuenta la organización, con el propósito de preparar y adecuar las bases ante los cambios que producirá la implantación del sistema integrado. Para ello hay que reorientar las funciones hacia los nuevos retos y exigencias que se originen.

Una vez definida la estructura, es importante Establecer políticas y Reglas que guíen el comportamiento a nivel individual y grupal del personal de la empresa, involucrándolos siempre en cualquier cambio y haciéndolos parte de ellos, con el propósito de que la resistencia al cambio sea menor.

Estos dos factores, tanto el rediseño de la estructura como la fijación de políticas y reglas, crea un ambiente ideal para el estudio detallado de los procedimientos y el rediseño de formularios, buscando siempre adaptarlos a las características y funcionamiento del sistema integrado de computación, ya que este último es una herramienta importante para el logro efectivo de las actividades que se realicen en los procesos administrativos.

Conjuntamente con el análisis procedimental se puede realizar un Estudio de los Archivos, para así tener la seguridad sobre cuáles documentos serán los que podrán eliminarse o desincorporarse total o parcialmente, ya que las dependencias podrán consultar la base de datos del sistema integrado, sin tener que recurrir a documentos manuales, A su vez, se puede crear una red de actividades interdepartamentales, con el fin de establecer las relaciones en el intercambio de datos e información, aprovechando la integración del sistema.

Otro factor importante a ser analizado es el Establecimiento de Reglas de Decisión, que marcarán las pautas para la toma de decisiones programadas, las cuales podrán ser asumidas por el sistema integrado, dejando para la capacidad y certeza de los directivos y gerentes, aquellas decisiones que no pueden ser programadas, por ser éstas de poca frecuencia y de difícil fijación de reglas.

Tanto para los trabajos de rutina como para la toma de decisiones programadas que asumirá el sistema integrado, hay que fijar un Plan de Entrenamiento, el cual debe ejecutarse una vez que se hayan seleccionados los responsables y usuarios de los módulos, para lograr que sean utilizados correctamente y que los procedimientos se cumplan según lo fijado por la organización. Es importante señalar que si no se ejecuta un buen entrenamiento se podría perder el esfuerzo humano, tecnológico y económico que representa la adquisición de un hardware o de un software.

Por último, se tiene la Reorientación de Tiempo y Esfuerzo, una vez definidos claramente los diferentes funcionamientos de la organización e implantado el sistema integrado, se estará en capacidad de reorientar los recursos humanos, eliminando la mano de obra ociosa, reubicando funciones, unificando cargos, entre otros aspectos.