La logística: ¿ciencia o arte? - Sistemas y prodecimientos

Los Sistemas y Procedimientos se diseñan tomando en consideración las necesidades administrativas (actividades manuales) o, por el contrario, considerando las necesidades de cambios que impone la implantación de Sistemas de Información Automatizados. Sin embargo, las prácticas procedimentales sobreviven demasiado tiempo después de haber cumplido con su objetivo, lo que provoca, inevitablemente, desperdicios o ineficiencias que no justifican su costo en términos económicos.

La práctica para determinar el valor de los Sistemas y Procedimientos, es una técnica que identifica el valor real de un Sistema o Procedimiento, para luego encontrar una forma menos costosa de lograr el objetivo con la máxima eficiencia. Si el objetivo es proporcionar a la compañía el máximo valor por su dinero, entonces veamos algunas pautas sobre las cuales se basa el análisis del valor del sistema.  

• Usted obtiene el valor del Sistema cuando se lleva a cabo la acción requerida de una manera confiable al costo más bajo. Por el contrario, cuando paga mayor cantidad de dinero que el costo más bajo posible por una acción confiable, usted está desperdiciando dinero;

• El desperdicio también existe cuando la calidad de la producción o el resultado final de un sistema es más alto que el requerido por el usuario;

• No se está recibiendo el valor cuando un subsistema está operando a un nivel de precisión, tiempo, calidad o cantidad que no puede ser sostenido por el resto del sistema.

Poner en funcionamiento el concepto del valor del sistema consiste básicamente en definir y analizar el objetivo de un Sistema o Procedimiento y luego encontrar la forma menos costosa para realizarlo. Normalmente esto se apoya en cuatro importantes pasos:

Determinar el objetivo: ¿en qué consiste el sistema? ¿Qué se supone que realice? ¿Qué es realmente lo que está haciendo? ¿Cuáles son las especificaciones en términos de calidad, precisión, confiabilidad y flexibilidad? ¿Cuáles son los objetivos secundarios? ¿Son válidos aún estos objetivos?

Determinar el Costo: ¿Cuánto cuesta el sistema? ¿Qué costo se necesita para lograr o realizar el objetivo principal? ¿Cuánto cuesta alcanzar cada uno de los objetivos secundarios? ¿Qué porcentaje del costo total representa cada objetivo? ¿Cuál es el modelo de costo para cada objetivo? ¿Cuáles son los costos totales del personal, maquinaria y materiales? ¿Cuáles son los costos adicionales que se presenta a medida que se procesa la entrada hasta el punto de salida? ¿Cuál es el precio por unidad de producción?

Buscar la mejor forma para realizar el objetivo primario y cualesquier de los objetivos secundarios que todavía se consideren necesarios: ¿Qué otros sistemas conocidos se están utilizando para hacer el mismo trabajo?. Cuando se trate de innovar será útil adaptar ideas de sistemas utilizados para hacer otros trabajos o pensar en términos de eliminar, combinar, simplificar o sustituir pasos o procedimientos;

Determinar la idea más valiosa del sistema: ¿Cuál es el valor estimado de cada una de las ideas sujetas a considerar en términos de costos para cumplir confiablemente con el objetivo? ¿las partes más costosas, aquellas que realizan objetivos secundarios, pueden eliminarse o reducirse?. Si una idea parece ser especialmente prometedora desde el punto de vista de valor, pero tiene ciertas características no satisfactorias, ¿cómo pueden eliminarse éstas?

Aún cuando este procedimiento representa el análisis de valor del sistema en su forma más sencilla, debe ayudar a los Gerentes a eliminar el desperdicio y a producir ahorros sustanciales en sus operaciones. Puede corregir un sistema en el cual una parte del ciclo opere más rápidamente que otra. Por ejemplo, el valor no se está recibiendo cuando los documentos que se reciben se procesan dentro de las dos horas siguientes después de que se reciben (a un costo extraordinario considerable por el manejo rápido) y después circulan lentamente a través de canales sobrecargados para su procesamiento posterior, con un promedio de tiempo de tránsito y de espera de una semana hasta que comience la segunda etapa del procesamiento. El análisis del valor hará que el jefe del departamento esté consciente de este desperdicio innecesario.

Puede mostrar a los Gerentes cómo utilizar en todo o en parte los procedimientos existentes para realizar un nuevo objetivo del sistema, más que construir un sistema duplicado y potencialmente inútil. Puede reducir la “superficie ideal”. Esto ocurre, por ejemplo, cuando una empresa que establece estándares de exactitud para medir la confiabilidad de la información suministrada por los sistemas de información, determina que una confiabilidad adecuada es aquella que posee un exactitud igual a mayor a un 5%. Sin embargo, al medirla se encuentra un gasto innecesario para producir información con el 0.5% de exactitud. Lo que demuestra, evidentemente, que no se está usando o aprovechando el sistema en un 100% de su utilidad.

Esto también se presenta cuando la producción del procesamiento de datos se entrega rápidamente cada mes al usuario quien inmediatamente lo archiva y se olvida de ella.

Está claro, entonces, que aquellas empresas que deseen obtener el máximo beneficio por la inversión en sus Sistemas y Procedimientos deben revisar, innovar, combinar, eliminar y hacer cambios profundos que permitan la adaptación de la organización a las nuevas condiciones imperantes en el mercado tanto local como mundial, reenfocando a la empresa hacia el sistema operativo de la organización.