Según el Artículo 49ª del Reglamento las según el calendario de los procesos de selección contendrá las etapas siguientes, salvo las excepciones previstas en el presente Reglamento:
1. Convocatoria;
2. Venta de Bases;
3. Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases;
4. Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas;
5. Presentación y entrega de propuestas;
6. Evaluación de propuestas; y
7. Otorgamiento de la Buena Pro.
1. Convocatoria.-
La convocatoria de los procesos de selección se efectúa mediante publicaciones, en el Diario el Oficial el Peruano y el diario de mayor circulación local, salvo las excepciones previstas en el presente Reglamento.
2. Venta de Bases.-
Las Bases de una Licitación o Concurso Público serán aprobadas por el Titular del Pliego que lo convoca o por el funcionario designado por este último o por el Directorio en el caso de las empresas del Estado y deben contener obligatoriamente cuando menos, lo siguiente:
a) Mecanismos que fomenten la mayor participación de postores en función al objeto del proceso y la obtención de la propuesta técnica y económica más favorable. No constituye tratamiento discriminatorio la exigencia de requisitos técnicos y comerciales de carácter general establecidos por las Bases;
b) El detalle de las características de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; el lugar de entrega, elaboración o construcción, según el caso. Este detalle puede constar en un Anexo de Especificaciones Técnicas o, en el caso de obras, en un Expediente Técnico;
c) Garantía de acuerdo a lo que establezca el Reglamento;
d) Plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participación de los postores;
e) La definición del sistema y/o modalidad a seguir, el cual será uno de los establecidos en el Reglamento;
f) El calendario del proceso de selección;
g) El método de evaluación y calificación de propuestas;
h) La proforma de contrato, en la que se señale las condiciones de la operación. En el caso de contratos de obras figurará necesariamente como anexo el Cronograma General de Ejecución de la obra, el Cronograma de los Desembolsos previstos presupuestalmente y el expediente técnico;
i) Fórmulas de Reajustes de Precios, de ser el caso;
j) Las normas que se aplicarán en caso de financiamiento otorgado por Entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales; y
k) Mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas.
Las Bases deberán además indicar las condiciones especiales, criterios y factores a considerar en la calificación previa en la que sólo cabe evaluar a los postores con el fin de determinar su experiencia en la actividad y en la ejecución de prestaciones similares, su capacidad y/o solvencia técnica y, de ser el caso, en equipamiento y/o infraestructura física y de soporte en relación con el bien, servicio u obra por adquirir o contratar.
Según el artículo 47 del Reglamento, toda persona que desee participar en un proceso de Licitación Pública, Concurso Público o Adjudicación Directa debe comprar las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que uno de sus integrantes las haya adquirido.
Igualmente, deben comprar las Bases los postores de ejecución y consultoría de obras en procesos de adjudicación de menor cuantía.
Las Bases estarán a disposición de los interesados, a fin de que éstos puedan informarse sobre su contenido durante el plazo establecido para su venta.
Las Bases se venden desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después de haber quedado integradas, bajo responsabilidad del Comité Especial.
La persona que adquiere las Bases se adhiere al proceso de selección en el estado en que éste se encuentre.
El precio de venta de las Bases será fijado por la Entidad y no puede exceder el costo directo de reproducción de los documentos que la integran.
3. Presentación de consultas, absolución y aclaración de las Bases;
Según el artículo 51º del Reglamento los adquirientes de Bases podrán formular consultas o solicitar la aclaración de cualquiera de sus extremos, o plantear solicitudes respecto a ellas.
El Comité Especial es el órgano encargado de absolver las consultas, aclarará las Bases o se pronunciará sobre las solicitudes, según corresponda, mediante un pliego absolutorio que, debidamente fundamentado y sustentado, se hará de conocimiento de todos los adquirientes en forma simultánea y quedará a disposición de éstos en el local de la Entidad.
Las respuestas y aclaraciones a las Bases se consideran como parte integrante de éstas y del contrato.
Al absolver las consultas, el Comité Especial no podrá exigir requerimientos mayores ni distintos que los originalmente establecidos en las Bases.
El calendario a que se refiere el inciso f) del Artículo 25 de la presente Ley debe contener un plazo para la presentación de consultas sobre las Bases, el que podrá variar de acuerdo a la complejidad de la adquisición o contratación y un plazo para su absolución.
Las respuestas a las consultas deben ser fundamentadas y sustentadas, se harán de conocimiento oportuno y simultáneo de los adquirentes de las Bases y se considerarán como parte integrante de las Bases del proceso.
4. Formulación de observaciones a las Bases e integración de éstas;
Según el Artículo 52 del Reglamento, mediante escrito debidamente fundamentado, los adquirientes podrán formular observaciones a las Bases, las que deberán versar sobre el incumplimiento de las condiciones mínimas a que se refiere el Artículo 25 de la Ley o de cualquier disposición en materia de adquisiciones y contrataciones del Estado.
El Comité Especial evaluará las observaciones presentadas y, de ser el caso, las acogerá comunicando a todos los adquirientes la corrección a que haya lugar.
En caso que el Comité Especial no acoja las observaciones formuladas, las elevará junto con un informe técnico al CONSUCODE, el mismo que resolverá en última instancia, dentro de los plazos establecidos en el presente Reglamento. El CONSUCODE notificará su pronunciamiento al Comité Especial, de conformidad con el Artículo 24.
Contra el pronunciamiento del CONSUCODE, no cabe la interposición de recurso alguno.
Una vez acogidas o resueltas, en su caso, todas las observaciones, o si éstas no se han presentado dentro del plazo indicado, las Bases quedarán integradas como reglas definitivas del proceso y no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según sea el caso, sin perjuicio de lo que eventualmente resuelva el Tribunal a raíz de una impugnación.
La integración de las Bases deberá informarse al CONSUCODE cuando éste hubiese emitido pronunciamiento sobre ellas, para lo cual el Comité Especial deberá remitirle una copia autenticada de las Bases integradas en el mismo momento en que notifique a los adquirientes.
5. Presentación y entrega de propuestas;
Según el artículo 30. de la Ley, la presentación de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro en los procesos de Licitación o Concurso Público se realizará en acto público en una o más fechas señaladas en la convocatoria, con presencia de Notario Público o Juez de Paz cuando en la localidad donde se efectúe no hubiera el primero. Los procedimientos y requisitos de dicha presentación serán regulados por el Reglamento.
Del acto de presentación de propuestas y de otorgamiento se levantará un acta que será suscrita por todos los miembros del Comité Especial y por los postores que deseen hacerlo.
En todos los procesos de selección sólo se considerarán como ofertas válidas aquellas que cumplan con los requisitos establecidos en las Bases.
Los resultados correspondientes en los casos de Licitación o Concurso se publican, y en los demás se hacen de conocimiento por lo menos de los interesados.
Según el artículo 55 del Reglamento las propuestas se presentarán en dos (2) sobres, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.
Cuando las propuestas se presenten en hojas simples se redactarán por medios mecánicos o electrónicos, llevarán el sello y la rúbrica del postor y serán foliadas correlativamente empezando por el número uno. La última hoja será firmada por el postor o su representante legal o mandatario designado para el efecto.
Cuando las propuestas tengan que ser presentadas total o parcialmente mediante formularios o formatos, éstos podrán ser llenados por cualquier medio, incluyendo el manual, debiendo llevar el sello y la rúbrica del postor o su representante legal o mandatario designado para dicho fin.
Las propuestas económicas deberán incluir todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del bien, servicio u obra a adquirir o contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales.
En el caso de los procesos de selección convocados según relación de ítems, las propuestas que sean presentadas en cada uno de los ítems contendrán todos los conceptos antes indicados.
Según el artículo 59 el acto de presentación de propuestas y apertura de sobres se desarrollará de la siguiente manera:
El acto se inicia cuando el Comité Especial empieza a llamar a los postores en el orden en que adquirieron las Bases, para que entreguen los sobres que contienen las propuestas técnicas y económicas. Si al momento de ser llamado el postor no se encuentra presente, se le tendrá por desistido de participar en el proceso. Si algún postor es omitido, podrá acreditarse con la presentación del comprobante del pago de las Bases. Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio.
El Comité Especial procederá a abrir los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor. La propuesta técnica se presentará en original y en el número de copias requerido en las Bases, el que no podrá exceder de la cantidad de miembros que conforman el Comité Especial.
Es obligatoria la presentación de todos los documentos requeridos y el Comité Especial comprobará que los documentos presentados por cada postor sean los solicitados por las Bases, la Ley y el Reglamento. De no ser así, el Comité Especial los devolverá al postor, teniéndolos por no presentados, salvo que éste exprese su disconformidad, en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario Público o Juez de Paz autenticará una copia de la propuesta, la cual mantendrá en su poder hasta el momento en que el postor formule apelación o deje consentir la devolución.
Si se formula apelación, se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.
a) Si existieran defectos de forma tales como omisiones o errores subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, el Comité Especial otorgará un plazo máximo de dos (2) días, desde la presentación de la misma, para que el postor los subsane, en cuyo caso la propuesta continuará vigente para todo efecto, a condición de la efectiva enmienda del defecto encontrado dentro del plazo previsto, salvo que el defecto pueda corregirse en el mismo acto.
b) Si las Bases han previsto que la evaluación y calificación de las propuestas técnicas se realice en fecha posterior, el Notario Público o Juez de Paz procederá a colocar los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas, dentro de uno o más sobres, los que serán debidamente sellados y firmados por él, por los miembros del Comité Especial y por los postores que así lo deseen, conservándolos hasta la fecha en que el Comité Especial, en acto público, comunique verbalmente a los postores el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas.
c) Evaluadas y/o calificadas las propuestas técnicas, el Notario Público o Juez de Paz procederá a abrir en acto público, los sobres de las propuestas económicas de los postores que hayan alcanzado el puntaje mínimo requerido lo que se hará de conocimiento de los postores.
d) Las propuestas económicas serán presentadas en original y con el número de copias requerido en las Bases, el que no podrá exceder de la cantidad de miembros que conforman el Comité Especial, aplicándose el procedimiento establecido para las propuestas técnicas, salvo en lo referente a las omisiones o errores en los que no cabe subsanación alguna. Serán evaluadas en la fecha prevista en las Bases.
e) En el caso de los procesos de selección convocados bajo el sistema de precios unitarios o tarifas, el Comité Especial deberá verificar la sumatoria de la propuesta de mayor puntaje y, de existir alguna incorrección aritmética, deberá corregirla a fin de consignar el monto correcto y asignarle el lugar que le corresponde. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.
6. Evaluación de propuestas;
El método de Evaluación y Calificación de Propuestas que será establecido en el Reglamento, debe objetivamente permitir una selección de la calidad y tecnología requeridas dentro de los plazos más convenientes y al mejor costo total.
El método deberá exigir la presentación de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores.
Según el Artículo 65 del Reglamento la evaluación integral de una propuesta comprende tanto la referida a la propuesta técnica como a la propuesta económica.
Las propuestas técnicas y económicas se evalúan asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y calificación que se establezcan en las Bases del proceso.
La suma de los máximos puntajes que se asignen a la propuesta técnica y a la propuesta económica deberá ser igual a cien (100) puntos, de los cuales no menos de cincuenta (50) deberán ser asignados para la propuesta económica, excepto en los casos en que el presente Reglamento indique lo contrario. Dicha asignación de puntajes deberá estar expresada en las Bases.
La propuesta evaluada como la mejor será aquella que obtenga el mejor costo total, el cual equivale al mayor puntaje total calculado como se describe en el presente Reglamento. La Buena Pro se otorga a la propuesta evaluada como la mejor.
En la evaluación no se tomarán en cuenta las disposiciones sobre reajuste de precio aplicables al período de ejecución del contrato.
Para la evaluación técnica, las Bases establecerán los requerimientos mínimos a cumplir para que la propuesta sea admitida. Asimismo, señalarán los factores necesarios para la evaluación, los puntajes máximos que se le asignan y los respectivos criterios de evaluación y calificación.
Las garantías comerciales, de funcionamiento u otras análogas, así como el plazo de entrega, el mantenimiento del bien requerido y similares, serán considerados siempre factores técnicos.
La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo establecido a la oferta económica de menor monto.
7. Otorgamiento de la Buena Pro.
La Buena Pro se otorgará en mesa y en el mismo acto a la propuesta que obtenga el mejor costo total, salvo que las Bases hayan previsto actos separados para la evaluación y calificación y para el otorgamiento de la Buena Pro.
El Comité Especial anunciará la propuesta ganadora, indicando el orden en que han quedado calificados los postores, a través de un cuadro comparativo.
Cualquier postor podrá solicitar en el mismo acto o por escrito, copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y detalle de las calificaciones otorgadas a las propuestas, documentación que le será entregada dentro del día siguiente de la solicitud, bajo responsabilidad del Comité Especial.
El Comité Especial notificará en forma inmediata con el acta de otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad.
En el supuesto que dos (2) o más propuestas empaten, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuará observando estrictamente el siguiente orden:
a) Con preferencia a favor de las pequeñas y/o microempresas ganadoras, de conformidad con la Ley Nº 27268; o
b) A favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje económico, en el caso de bienes u obras; o el mejor puntaje técnico, tratándose de servicios; o
c) A prorrata entre los postores ganadores, de acuerdo con el monto de sus propuestas, siempre que aquéllos manifiesten su voluntad de cumplir la parte correspondiente del contrato; o
d) A través de sorteo en el mismo acto.
