Ya se ha visto que Microsoft Excel permite crear distintos tipos de documentos; por eso, cuando se elije Nuevo del menú Archivo aparece un cuadro de diálogo donde se puede elegir entre cinco tipos de documentos diferentes. Se escoge el adecuado y se hace click en Aceptar.
Si en lugar de crear un nuevo documento se quiere abrir uno ya guardado, se debe elegir Archivo|Abrir y aparecerá un cuadro de diálogo donde, a través del Escritorio, se puede localizar el documento, seleccionarlo con un click, y abrirlo haciendo un click en Abrir.
Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo.
Excel ofrece 14 tipos de gráficos, en 88 formatos incorporados. Cuando se crea un gráfico, debe basarse en la forma del rango de datos seleccionado y en los tipos de datos que contenga dicho rango.
Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo, que se mostrará en pantalla y se guardará como parte de la misma: a ésto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos incrustados y los documentos de gráfico se vinculan a los datos de la hoja de cálculo en la cual se basaron y se actualizarán al mismo tiempo que dichos datos de la hoja de cálculo.
Primero se seleccionan los datos que se desee representar, incluyendo las celdas que contienen rótulos para las filas o columnas que se deseen usar en el gráfico; será útil para que salgan automáticamente títulos de gráficos, ejes, leyendas.... A continuación se hace un click en la herramienta ASISTENTE PARA GRAFICOS:
Se coloca el puntero, ahora en forma de cruz, donde se desee una esquina del gráfico y arrastre el ratón hasta que el contorno tenga el tamaño y forma deseados para el gráfico.
Aparecerán cinco ventanas con instrucciones para diseñar el gráfico de la forma más conveniente.
Primero se seleccionan los datos que se desee representar. Se incluyen las celdas que contengan rótulos para las filas o columnas que se deseen usar en el gráfico. Se elige Archivo|Nuevo. Se selecciona Gráfico en el cuadro Nuevo.y se hace un click en el botón Aceptar.
Un gráfico incrustado puede convertirse en un documento separado haciendo doble click sobre el área del gráfico. Se convertirá en una ventana nueva, pero seguirá permaneciendo en la hoja de cálculo. Todo los cambios que se hagan en el documento se actualizarán también en el gráfico incrustado.
Seleccionando, con un click, el gráfico incrustado en la hoja de cálculo, se elige Edición|Borrar, Excel elimina el gráfico incrustado en la hoja de cálculo.
Se hará de la misma manera que un documento Excel del tipo que sea (hoja de cálculo, gráfico, hoja de macros...)
Se elige Archivo|Eliminar, y se selecciona en la lista el documento que se desea eliminar. Si el gráfico que se desea eliminar no aparece en la lista, se cambia a la carpeta que contiene el gráfico haciendo doble click en el nombre de la carpeta en la lista. Luego se elige el menú eliminar. Excel pide confirmación antes de eliminar un gráfico; el cuadro de diálogo Eliminar permanece en la pantalla para que se puedan seleccionar y eliminar otros gráficos.
Se debe elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo, debe seleccionarse. Si el gráfico es un documento separado, la ventana activa debe ser la del gráfico. Haga click en en la herramienta del tipo de gráfico deseado.
Debe activarse la ventana del gráfico. Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo hay que hacer un doble click en el gráfico para presentarlo en una ventana de gráfico.
Se elige adherir texto en el menú de Gráfico para eje, gráfico o área del trazado y se selecciona el elemento al que se desee adherir el texto.
Al elegir el botón Aceptar, Excel agrega texto predeterminado en el lugar de gráfico apropiado y rodea el texto con los cuadros de selección. Se escribe el texto que aparecerá en la barra de fórmulas, como si fuera una celda de la hoja de cálculo. Haciendo un click en el icono correspondiente para verificar 
o pulsando Intro se indica que se ha finalizado la edición del texto, que se incorporará al gráfico.
Debe activarse la ventana del gráfico. Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo hay que hacer un doble click en el gráfico para presentarlo en una ventana de gráfico.
Se elige Gráfico|Adherir Leyenda y Excel inserta una leyenda a la derecha del área del trazado y vuelve a ajustar el tamaño del gráfico para acomodar la leyenda; se selecciona la leyenda para darle formato.
