Manual de Excel para Mac OS - CóMO INTRODUCIR CaLCULOS

Se hará en primer lugar el cálculo del total de población en las cinco provincias de la tabla. Seleccione la celda debajo de Vizcaya y escriba "TOTAL"; a la derecha de esta celda introducirá la fórmula: seleccione la celda B8. En ella debe introducir una suma de las celdas desde B3 hasta B7. Puede hacerse escribiendo: =B3+B4+B5+B6+B7; pero de este modo no tendría mucha utilidad la hoja de cálculo, especialmente si se imagina una columna con mil datos. Va a introducir ahora la suma de un modo que deberá emplear con frecuencia para todo tipo de operaciones. Habrá muchas cosas comunes, independientemente de la fórmula concreta que quiera introducir; de ese modo se podrán obviar explicaciones para la introducción de otro tipo de fórmulas.

Seleccione la celda que debe recoger el total de población, escriba un signo de igualdad y seleccione la opción Fórmula|Pegar función... Aparecerá este cuadro de diálogo:

En él hay una serie de Categorías de funciones que agrupan a éstas por tipos. La categoría Todas incluye todas las funciones que están agrupadas en las demás categorías. Dentro de cada categoría tiene las funciones agrupadas por orden alfabético.

Para calcular el total de la población en las cinco provincias de la tabla de este manual debe buscar la fórmula Suma en la lista Pegar Función y hacer un click en el cuadro Aceptar. La ventana de diálogo Pegar Función se cerrará y en la barra de edición aparecerá lo siguiente:

=SUMA(número1;número2;...)

Esta es la estructura básica de una función introducida con el menú Fórmula. En primer lugar aparece la función y, dentro del paréntesis, los elementos sobre los que se debe aplicar. El contenido del paréntesis es sólo explicativo del modo como se deben introducir los datos para que la fórmula sea válida. Son muchas las funciones que tienen una estructura similar a ésta; por eso es útil exponer una serie de cuestiones sobre el contenido del paréntesis:

-al editar una fórmula no debe quedar nada de lo que inicialmente presenta Excel dentro del paréntesis, salvo los elementos de estructura (en este caso, los puntos y coma). De otro modo, se habrá introducido texto en una fórmula y eso hará que Excel presente un mensaje de error. Se debe, por tanto, sustituir número1 por la referencia a una celda, lo mismo con número2 y borrar los puntos suspensivos o sustituirlos por más valores.

Si se quiere evitar que aparezca número1, número2, ... hay que eliminar el aspa de la casilla Pegar argumentos de la ventana Fórmula|Pegar función...

-los puntos y coma equivalen a una y, es decir, =SUMA(B3;B4) equivale a sumar B3 y B4.

-se pueden evitar los puntos y coma y utilizar los dos puntos cuando las celdas a sumar estén seguidas en horizontal o vertical. Los dos puntos equivalen a rango, es decir, desde...hasta.... Por tanto, =SUMA(B2:B7) equivale a sumar desde B2 hasta B7.

Repetición de cálculos: llenados automáticos

Observe que, en las dos sumas, la fórmula introducida equivale a sumar desde 6 celdas más arriba hasta 2 celdas por encima de la celda que debe recoger el cálculo: los factores del cálculo están en ambos casos en la misma posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. Esto es muy útil cuando se trata, como en este caso, de calcular los totales de dos columnas paralelas.

Llenar hacia la derecha

Este comando actualiza referencias cuando el inicio de la selección sea una fórmula. Si no es así, Llenar hacia la derecha repetirá el contenido de la columna origen en todas las celdas que se llenen.

Llenar hacia abajo

Seleccione la celda que contiene el cálculo para Sevilla, ampliando la selección en la misma columna hasta la fila de Vizcaya. Elija Edición|Llenar hacia abajo y observe que ya tiene hechos todos los cálculos de densidades de las distintas provincias. Seleccione la celda de la densidad de Barcelona y observe que la fórmula es correcta al actualizarse las referencias a posiciones relativas, en este caso varía la parte númerica de la referencia.