Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar. Es conveniente darle nombre al documento al mismo tiempo que se guarda. Lo habitual es guardarlo en discos flexibles. Este paso se debe hacer una sóla vez por documento, pero hay que asegurarse de que se realiza correctamente. Cuando se haya guardado el documento en el lugar deseado (el disco) y con el nombre deseado, bastará con guardar los cambios en el mismo documento de forma más sencilla, como se verá a continuación.
Se hace una vez por documento y debe hacerse nada más crear el documento.
Se elige Archivo|Guardar como y debe aparecer en la pantalla lo que se denomina un cuadro de diálogo:
En el recuadro debajo de la frase Guardar hoja de cálculo como, el ordenador está pidiendo que se dé al documento un nombre. El recuadro tiene un cursor parpadeante, a partir del cual se empieza a escribir el nombre.
NO se debe guardar el documento todavía. Hay que asegurarse de que se hace en el lugar deseado. En la parte superior del cuadro de diálogo aparece en cada momento la carpeta o disco en que sería guardado el documento si se diera la orden. Hay que asegurarse de que en ese recuadro aparece el nombre del disco flexible o de una carpeta del mismo. Por ejemplo, el ejercicio se guardaría en la carpeta Excel. A la derecha aparece el icono del disco flexible y el nombre de éste.
Si no es así, se pulsa con el ratón en Escritorio y aparecerá en el recuadro todo el contenido del escritorio. Como el disco está en el escritorio, se puede seleccionar de entre los items que se encuentran en él. Cuando esté seleccionado, el recuadro en el que antes ponía Guardar se habrá cambiado y ahora dirá Abrir. Al pulsar en Abrir, el nombre del disco aparecerá arriba y en la ventana inferior las carpetas que contiene; se elige la carpeta donde se quiere guardar o se guarda directamente.
Una vez localizado el lugar donde se desea guardar el documento se hace click en el botón Guardar.
Una vez que, para un documento, se realiza la operación de Guardar como.., bastará otra orden más sencilla cada vez que se quieran guardar los cambios introducidos en el documento. Esta orden es la opción Archivo|Guardar.
De esta manera el ordenador guarda el documento abierto, con las modificaciones hechas desde la última vez que se guardó.
Es importante guardar los cambios efectuados en el documento cada cierto tiempo para evitar disgustos, pues, si no se guardan y la máquina se apaga por cualquier razón, como un corte de luz, se perderá toda la información no guardada.
