Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo.
El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como verán, éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controles existentes.
1) CREAR UN FORMULARIO''''''''''''''''==============
A la hora de crear un formulario, como es habitual en Microsoft Access, existen básicamente dos alternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir en este caso a la correspondiente ventana de diseño.
El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para formularios, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de formulario que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.
Crear un formulario mediante Autoformulario
Existe una fórmula aún más rápida y cómo da incluso que el asistente para crear un formulario predeterminado. Se trata de la característica Autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una línea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierda
Para utilizar la característica Autoformulario, siga estos pasos:
1. Active las fichas Tablas o Consultas en la ventana Base de datos.
2. Seleccione la tabla o consulta en la que desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en cualquier de las vistas disponibles.
3. Pulse en la flecha situada junto al botón Nuevo en la barra de herramientas y pulse en Autoformulario. En unos instantes verá en pantalla el formulario predeterminado creado por Access.
Crear otros tipos de autoformularios
Además del diseño de autoformulario que está disponible a través del botón de la barra de herramientas. Access dispone de otros diseños alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados de forma totalmente automática, en un solo paso. Este es el procedimiento a seguir:
1. Active la ficha Formularios de la ventana Hoja de datos.
2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo
3. Elija una de las opciones de autoformulario. En la parte izquierda del cuadro de diálogo puede ver una descripción del diseño que se consigue con cada opción:
· Autoformulario: columnas.
· Autoformulario: tabular
· Autoformulario: hoja de datos.
4. Seleccione en el cuadro de lista de la parte inferior la tabla o consulta en la que desea basar el autoformulario.
5. Pulse en Aceptar.
En unos instantes verá aparece en pantalla el formulario creado automáticamente con el tipo de diseño elegido.
Si el formulario creado no tiene el aspecto deseado, cámbielo en la vista Diseño.
Crear un formulario con un asistente
Utilizar el asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.
Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya sea en formato “formulario plano”, o “formulario jerárquico”. El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional en que consta de uno o más subformularios. Los subformularios son útiles si desea mostrar datos de tablas que contienen una relación uno a varios.
Veamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:
1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botón Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo
3. Seleccione Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente
4. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
5. Repita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el botón Siguiente.
6. En las siguientes páginas del Asistente para formularios puede elegir un tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).
7. En la última página del Asistente puede especificar el nombre del formulario, así como determinar si desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo en la ventana diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.
===== Crear un formulario sin un asistente =====
Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios le resulta suficiente, o bien desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de formularios creados por el Asistente o de autoformulario, siga estos pasos.
1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botón Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario elija la opción en Vista Diseño.
4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear.
· Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basar el formulario.
· Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el formulario en una consulta que incluya las tablas que desee utilizar.
· Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o infórmese o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.
· Pulse en Aceptar.
Microsoft Access mostrará entonces la ventana Formulario en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas de formulario.
PERSONALIZACIÓN DE UN FORMULARIO
Una vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizar la vista Diseño para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventana Diseño para construir un formulario desde el principio.
La ventana Diseño es sólo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista Formulario y vista Hoja de Datos. Para cambiar entre vistas no tiene más que pulsar en el botón Vista de la barra de herramientas. En la vista Hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios puede ver los registros de uno en uno. Utilice los botones de desplazamiento en las vistas Formulario y Hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros.
En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:
· Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas, y aplicar colores o efectos especiales.
· Alinear los controles con las reglas.
· Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del formulario.
· Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.
El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es realmente impresionante. Nos ocuparemos en este apartado de describir algunos procedimientos generales para utilizar las opciones más sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas homónima. El control último sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos (el propio formulario es un objeto más). Por tanto, puede consultar el apartado “Establecer propiedades”, para ver cuales son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.
Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):
1. Pulse en el control para seleccionarlo.
2. Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y otra opción de formato.
Para agregar una imagen de fondo a un formulario:
1. Active la hoja de propiedades del formulario
2. Utilice para ello cualquiera de estos dos procedimientos:
· Pulse dos veces en el selector del formulario (esquina superior izquierda, intersección de las dos reglas).
· Pulse con el botón derecho en el selector o la barra de título del formulario y elija Propiedades en el menú contextual.
3. Active la ficha Formato y especifique el nombre del archivo gráfico en el cuadro de la propiedad imagen, o bien pulse en el botón Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro de diálogo inserta imagen.
Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:
1. Asegúrese de estar en la vista Diseño.
2. Realice uno de estos procedimientos:
· Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.
· Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo: encabezado o pie).
· Si desea dar formato a uno o más controles, seleccione los controles.
3. Pulse en el botón Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogo Autoformato
4. Pulse en uno de los formatos predefinidos.
5. Para aplicar atributos específicos. (fuente, color o borde), pulse en Opciones.
Agregar un campo o un control
La tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles necesarios a las distintas secciones de la ventana.
Para agregar campos del origen de registros del formulario:
1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros.
2. Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.
También pude agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas. Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.
· Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después pulse o arrastre el puntero en el formulario.
· Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.
Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar un control a otro tipo:
1. Pulse en el control para seleccionarlo.
2. Elija cambiar en el menú Formato.
3. Pulse en el nuevo tipo de control.
Crear un formulario con varias páginas o fichas
Existen dos formas de crear un formulario con más de una página o ficha (al estilo de los cuadros de diálogo multipágina); puede utilizar un control ficha o un control de saldo de página.
· Un control ficha es la forma más efectiva y sencilla de crear un formulario de varias páginas. Con un control ficha, todas las páginas independientes se incorporan a un control Para cambiar de página, no tiene más que hacer clic, en la ficha correspondiente.
· El control de saldo de página se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un formulario. Al pulsar las teclas Re Pág o Av Pág. se desplaza la visualización a la página anterior o posterior al control de saldo de página.
Para crear un formulario de varias páginas añadiendo un control de ficha:
1. Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuación en el formulario. Access agregará un control de ficha con dos páginas. La primera página se encuentra en la parte superior.
2. Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la página apropiada, y utilice los procedimientos descritos anteriormente (para insertar campos o controles de otro tipo).
3. Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la página que desea cambiar para abrir su hoja de propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Título. Si no especifica un nombre en la propiedad. Access utilizará el valor de la propiedad Nombre.
4. Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botón secundario del ratón y elija insertar página. Eliminar página y Orden de las páginas.
5. Para cambiar el nombre de la fuente, el tamaño de la fuente, etc. de las páginas, pulse dos veces en el borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes. No es posible especificar configuraciones diferentes para cada página.
6. Puede ajustar el tamaño del control ficha según las necesidades. Pulse en cada ficha para asegurarse de que todos los controles tienen cabida en ella.
Access no recorta los controles al ajustar el tamaño del control ficha. Tal vez tenga que trasladar los controles para poder reducir el tamaño del control ficha.
7. Cambien a la vista Formulario si desea probar el control ficha.
Para crear un formulario de varias páginas utilizando controles salto de página, signa estos pasos:
1. Pulse en la herramienta Salto de página en el cuadro de herramientas.
2. Pulse en el lugar del formulario donde desee situar el saldo de página. Sitúe el fin de página por encima o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control. Access marca el fin de página en el borde izquierdo del formulario con una pequeña línea de puntos.
3. Pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades y active la página Otras (o Todas).
4. Seleccione la opción Página activa en el cuadro de la propiedad Ciclo. Cuando la propiedad Ciclo está establecida a Página activa, no se puede utilizar la tecla TAB para desplazarse entre páginas.
5. Quite la barra de desplazamiento vertical estableciendo la propiedad Barras de Desplazamiento en Sólo horizontal o a Ninguna, en la página Formato (o todas).
6. Cambie a la vista Formulario para probar el formulario y cambiar su tamaño de modo que, cada vez, sólo pueda ver una página. Puede utilizar las teclas RE PAG o AV PAG. Para desplazarse por las distintas páginas.
===== ESTABLECER PROPIEDADES =====
En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuación se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar propiedades.
Para establecer las propiedades de un formulario, sección o control.
1. Abra un formulario en la vista Diseño.
2. Realice una de las siguientes acciones:
· Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario.
· Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.
· Para establecer las propiedades de un control asegúrese de que el control esté seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas. También puede pulsar dos veces directamente en un control.
3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones:
· Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.
· Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.
· Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un generador o un cuadro de diálogo que contiene una lista de generadores. Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.
4. Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse Mayús+F2 (o pulse con el botón secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.
5. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja
