Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico.
La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseño del mismo.
El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de los formularios. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o números, etiquetas que muestran títulos, o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos los informes, por poner sólo unos pocos ejemplos.
CREAR UN INFORME.
Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño.
El Asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de informes, puede que desee utilizar un asistente para informes para organizar rápidamente todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.
Crear un informe usando Autoinforme
Existe una fórmula aún más rápida y cómoda incluso que el Asistente para crear un informe predeterminado. Se trata de la característica Autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.
Siga estos pasos para utilizar la característica Autoinforme:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.
2. Pulse en Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe
3. Seleccione uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del informe.
· Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda.
· Autoinforme: tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.
4. Selecciones en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe
5. Pulse en Aceptar.
Access aplicará el último autoformato utilizado en la creación de informes (consulte el siguiente apartado para más información sobre autoformato). Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado la orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizará el autoformato estándar.
También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos.
· Elija Autoinforme en el menú insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.
Los informes creados con este método sólo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de informe ni encabezado de página ni pie de página.
Crear un informe con un asistente
Utilizar el Asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creación de un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.
Veamos a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.
2. Pulse en el botón Nuevo parra acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, elija la opción Asistente para informes.
4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente
6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente.
8. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).
9. En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.
Crear un informe sin asistente
Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura o organización de informes creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo Informe
3. Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.
4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear.
· Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe
· Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.
· Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.
5. Pulse en Aceptar.
Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas.
