Tablas en Access - Relacionar tablas

1 - Relacionar tablas

Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.  El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas.  Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas).  En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la //clave principal// de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.   Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.

A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:

** **

====== Relación un======

La relación uno a varios es el tipo de relación más común.  En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

**Relación uno a uno**

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla V, y viceversa.  Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.   Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.  Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.

====== Definir relaciones ======

Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.

El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo  están definidos los campos relacionados.

·         Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

·         Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

·         Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:

1.       Cierre todas las tablas que estén abiertas.  No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.

2.       Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos.  Puede pulsar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.

3.       Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas.

4.       Pueden darse los siguientes casos:

·         Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla

·         Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.

·         Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso 6

5.       Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones

6.       Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla.  Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre.  A la hora de asociar campos, tenga esto en cuenta

·         En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

·         Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.

·         Cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo.

·         Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en id. de réplica.

7.       Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones.

Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos.  Puede cambiarlos si es necesario.  Si es necesario, establezca las opciones de relación.  Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, pulse en el botón de signo de interrogación y después en el elemento en cuestión.

8.       Pulse en el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.

9.       Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.

Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.

En la ventana Relaciones puede realizar lo siguiente:

·         Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas.  Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, pulse en la tabla y después en el botón Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.

·         Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla. Puede pulsar con el botón secundario del ratón en la tabla que desea modificar y seleccionar Diseño de tabla en el menú contextual.

·         Para crear una relación entre una tabla y si misma, agregue esa tabla dos veces.  Esto resulta útil en situaciones en las que necesita realizar una búsqueda dentro de la misma tabla.

===== Definir una relación varios a varios entre tablas =====

Si necesita definir una relación varios a varios entre tablas, siga estos pasos:

1.       Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios.

2.       Cree una tercera tabla, denominada **//tabla de unión//**, y agregue a ésta los campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otra dos tablas.  En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas.  También puede agregar otros campos a la tabla de unión, exactamente igual que lo haría con cualquier otra tabla.

3.       En la tabla de unión, establezca una clave principal que incluya los campos de clave principal de las otras dos tablas. He aquí un resumen de los pasos a seguir para conseguir esto:

·         Abra la tabla de unión en la vista Diseño.

·         Seleccione los campos que desea definir como clave principal (utilice CTRL para seleccionar ambos campos).

·         Pulse en el botón Clave principal de la barra de herramientas.

4.       Defina una relación uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la tabla de unión, como se ha visto en el apartado anterior.

Cuando necesite agregar datos a las tablas, tiene dos opciones:

·         Crear una consulta basada en ambas tablas.

·         Crear un formulario basado en las dos tablas.

===== Modificar una relación existente =====

Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse éstas siguiendo estos pasos:

1.       Cierre todas las tablas abiertas. Tenga presente que no se pueden modificar relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.

2.       Cambie a la ventana Base de datos (F11), si no estuviese ya en ella.

3.       Pulse en le botón Relaciones de la barra de herramientas.

4.       Si las tablas cuya relación desea modificar no están a la vista en la ventana Relaciones, pulse en el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas y pulse dos veces en cada una de las tablas que desee agregar.

5.       Para eliminar una relación, pulse dos veces en la línea correspondiente a la misma en la ventana Relaciones.

6.       Establezca en el cuadro de diálogo Relaciones las nuevas opciones de las relaciones y pulse finalmente en el botón Aceptar.

Añade una nota a tu edición que explique en qué consisten tus cambios:

Opinar
39 opiniones

solo io

ohe tio te pasaste ... me sivio de muxo la informacion

io0o0

el komino0z zta loko

el viejiyo del luci y del kom

to0nto0
z estoy enoja por que no le contestan su pregunta?????

ho0la!!!

kallat3!!!
gnt sin k3ac3r...
to0nto0s to0do0z...

k!!!

kallenc todo0z!!!

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Autor y licencia de 'Tablas en Access'

Curso gratis de UnedHistoria. Extraido de: http://www.zonagratuita.com CopyLeft

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