Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.
El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios de selección especificados (de forma parecida a los filtros) y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales (aquí hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar los datos de las tablas de origen). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de resultados.
====== CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN ======
Microsoft Access permite crear consultas de forma automática, evitando de este modo que el usuario deba definirla desde el principio. Estos son los dos procedimientos básicos que proporciona Access para definir consultas de selección:
· Para crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla
· Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada.
===== Crear una consulta a partir de un filtro =====
En lugar de diseñar una consulta desde el principio en la ventana Diseño de la consulta o utilizar el Asistente para consultas, puede crearla automáticamente guardando un filtro definido sobre una tabla (también sobre un formulario u otra consulta) como una consulta.
El interés de esta operación radica en que una consulta ofrece una mayor flexibilidad que los filtros. A modo de resumen, estas son algunas operaciones que pueden realizarse con consultas y no con filtros.
· Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario específico.
· Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar más tablas posteriormente si es necesario.
· Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.
· Especificar qué campos desea presentar en los resultados del subconjunto de registros.
· Aparecen como objetos individuales en la ventana Base de Datos.
Siga estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro existente:
1. Con el filtro en la ventana Filtro por formulario (o en la ventana Filtro u orden avanzado), pulse en el botón Guardar como consulta en la barra de herramientas.
2. Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.
La nueva consulta aparecerá a partir de ahora en la ventana Base de datos e incluirá automáticamente todos los campos de la tabla base, debido a que la propiedad Mostrar todos los campos de la consulta está establecida automáticamente a Si, pero puede cambiar el diseño de la consulta si es necesario.
Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o más tablas o consultas. Si lo desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para esto deberá recurrir a diseñar la consulta desde el principio, como se describe en el siguiente apartado.
1. Cambie la ventana Base de datos (F11) y active la ficha Consultas
2. Pulse en botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva consulta
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar. Esto hará aparecer la primera página del Asistente
4. Elija en la lista desplegable Tablas/Consultas el nombre de la tabla o consulta en la que desea basar la consulta y seleccione a continuación en la lista Campos disponibles aquellos cuyos datos desee recuperar.
5. Seleccione una tabla o consulta adicional, si lo desea, y continúe seleccionando campos de la misma para añadir a la consulta actual. Repita este paso hasta que disponga de todos los campos que necesite.
6. Siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente. En el último de ellos, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.
Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a ejecutar el Asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño. Para obtener más información acerca de cómo cambiar una consulta en la vista Diseño, consulta el siguiente apartado.
===== Crear una consulta de selección sin un asistente =====
Si ninguno de los métodos que acabamos de describir fueran suficientes para el tipo de consulta que desea crear, o bien tuviera que realizar cambios en una consulta creada automáticamente, puede seguir estos pasos para trabajar en la vista Diseño de la consulta.
1. Active la ficha Consultas de la ventana Base de datos y pulse en el botón Nuevo.
2. Elija la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva consulta y pulse en Aceptar, para hacer aparecer el cuadro de diálogo
3. Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar tabla la ficha (Tablas, Consultas o Ambas) que contenga los objetos con cuyos datos desea trabajar.
4. Pulse dos veces en cada objeto que desee agregar a la consulta y elija después Cerrar. Verá entonces la ventana Consulta de selección
5. Si ha insertado varias tablas o consultas en la nueva consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, para que Access sepa cómo está relacionada la información. Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación, como se explica más adelante en el apartado “Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas”.
6. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta las columnas de la cuadrícula de diseño en la parte inferior de la ventana.
7. Personalice la consulta introduciendo criterios, especificando un orden, creando campos calculados, etc. Consulte el apartado “Modos de personalizar una consulta”, para más información.
8. Para guardar la consulta, pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas. Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.
9. Para ver el resultado de la consulta, pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.
===== Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas =====
El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o consultas o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede interesar ver la información de un cliente junto con los pedidos que éste ha realizado. En este caso se necesitarían datos de las tablas Clientes y Pedidos.
Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos están relacionadas entre sí con una línea de combinación de forma que Access pueda saber cómo vincular la información.
Si las tablas de una consulta no están combinadas unas con otras, ya sea directa o indirectamente. Access no sabe qué registros están asociados entre sí, por lo que presenta todas las combinaciones de registros entre las dos tablas (lo que se denomina "producto cruzado" o “producto cartesiano”). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendría 100 registros (10x10). Esto también implica que la consulta puede tardar mucho tiempo en ejecutarse y producir resultados de menor interés.
Si previamente ha creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta.
Incluso si no ha creado relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta.
Incluso si no ha creado relaciones, Access crea combinaciones de forma automática si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.
Si no se han definido relaciones previamente, puede crear sus líneas de combinación arrastrando un campo de una tabla al campo equivalente en la otra tabla.
También es importante tener presente el tipo de combinación definido, pues afecta de forma fundamental al resultado de la consulta. El tipo de combinación indica que registros ha de seleccionar la consulta.
Con el tipo de combinación predeterminado se seleccionan únicamente aquellos registros de las tablas o consultas combinadas que tienen los mismos valores en los campos de combinación. Cuando los valores son los mismos, la consulta combina los dos registros coincidentes de ambas y los muestra como su único registro en los resultados de la consulta. Si una tabla no tiene ningún registro coincidente en la otra, no aparecerá ningún registro en los resultados de la consulta.
Para cambiar los tipos de combinación:
1. Active el cuadro de diálogo Propiedades de combinación pulsando dos veces en la línea de combinación, en la parte superior de la ventana de diseño Consulta de selección, para activar el cuadro de diálogo
2. Pulse dos veces en la propiedad correspondiente al tipo de selección que desee llevar a cabo.
Cuando se cambia la configuración de combinación por defecto a uno de los otros dos tipos de combinaciones, la consulta selecciona todos los registros de una tabla particular, tanto si coinciden como si no con los de la otra tabla.
Modos de personalizar una consulta
Esta son las operaciones habituales que se llevan a cabo para personalizar una consulta.
· Agregar tablas. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta que desee añadir.
· Agregar o eliminar campos. Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, se puede arrastrar el campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrícula de diseño, o bien pulsar dos veces en el nombre del mismo en la lista de campos. Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño, pulse en el selector de la columna y pulse SUPR.
· Elegir un cálculo. Para realizar un cálculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botón Totales en la barra de herramientas para hacer que aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño.
· Especificar un orden. Si especifica un orden para más de un campo, Access ordenará en primer lugar el campo situado más a la izquierda, por lo que deberá organizar los campos que desee ordenar de izquierda a derecha en la cuadrícula de diseño.
· Especificar criterios. Para limitar los registros que deben presentarse en los resultados de una consulta, especifique criterios en la fila Criterios para uno o más campos.
· Para especificar criterios alternativos para el mismo campo, agregue los criterios alternativos a la fila O de la cuadrícula de diseño.
· Para especificar criterios para distintos campos, agregue criterios a cada uno de los campos de la cuadrícula de diseño.
