10 reglas de oro para el trabajo en equipo - Mantener imformados a todos los elementos afectados

Muchos directores de proyectos no saben comunicar con la eficacia qué deberían. No informar debidamente a los componentes del equipo de proyecto, ni a la alta dirección, ni a sí mismo.

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Obstáculos al flujo de la información: si lo pensamos bien, sin duda se nos ocurrirá toda una serie de motivos por los cuales se producen los problemas de comunicación. Muchos de ellos pueden clasificarse en dos categorías de obstáculos: los personales y los orgánicos.

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Las barrera personales comprenden cuestiones tales como la emotividad, las preocupaciones, la hostilidad, las experiencias anteriores, los móviles particulares ocultos, la incapacidad para expresarse, los estereotipos o ideas preconcebidas, el medio ambiente (ruidos de máquinas o interrupciones telefónicas), las ensoñaciones vigiles, las actitudes defensivas y el volumen excesivo de la información.
Las barreras debidas a organización tienen mucha más trascendencia real que falta de un entendimiento personal. Las barreras orgánicas típicas comprenden las estructuras compartimentadas, las jergas profesionales muy especializadas, las diferencias de categorías entre departamentos, el exceso ( o a veces el defecto) de información, las ambigüedades ( que motivan informaciones incompletas o transmisión defectuosa de la información) y los apuros de tiempo.

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Cómo transmitir con más eficacia.- Para el emisor de un mensaje, el truco estriba en conseguir que la otra persona escuche lo que se le dice. Cuatro prácticas básicas sirven para mejorar la comunicación por parte del emisor:
1.- Tocar un punto de interés para el otro.

2.- Lograr que el oyente capte por qué es importante el mensaje.

3.- Seguir en contacto con la otra persona.

4.- Comunicar con firmeza y compresión.

1.- Tocar un punto de interés para el otro. Es saber lo que preocupa al otro. ¿Que necesidades o qué problemas tiene en su mente? ¿Qué palabras, dichos o analogías le causarán más impresión? Usted sabe qué duda cabe, está seguro de la que quiere decir. Pero, si bien importa que el mensaje esté claro para usted, todavía es más importante que quede claro para la persona a quien le interesa transmitirlo.

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2.- Lograr que oyente capte por que es importante el mensaje. Las personas perciben el mundo que les rodea en función de sus propios intereses, que pueden ser o no idénticos a los de usted. Por tanto, usted de comprender los intereses y las necesidades con quienes comunica.

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3.- Seguir en contacto con la otra persona. Será mejor comunicador si mantiene la regularidad del flujo de la comunicación. Recuerde que, aunque el proyecto marche bien, ése no es el objetivo final. Sólo significa que se están recorriendo etapas de un camino. El control permanente de este recorrido, unido a una retroalimentación permanente de información y de todas las personas interesadas, es la clave para evitar muchas dificultades de comunicación.

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4.- Comunicar con firmeza y compresión. ¿Comunicarse con firmeza o con agresividad?