Administración de un proyecto - Estructura desagregada del trabajo

DEFINICIÓN: Una estructura de desglose del trabajo separa el proyecto en un conjunto de componentes principales que a su vez se aíslan en componentes cada vez más pequeños.

Las EDT centradas en el producto que aparecen en la sección A del cuadro numero 2 constituyen  la forma más útil de estructura de desglose.  De este modo, el proyecto se representa en el vértice de la pirámide y debajo se encuentran los principales componentes del proyecto.  Esta subdivisión se repite hasta cuando se defina el elemento concreto más pequeño o medible del proyecto que llame la atención de los administradores para quienes se realiza la EDT.

Si se analiza el proyecto desde el vértice hasta la base, en vez de elaborar una simple lista de actividades, es posible que los administradores no dejen por fuera ningún componente del proyecto y pueda establecer con más facilidad las relaciones entre esos componentes.

La sección B del cuadro numero 2 muestra una EDT centrada en el proceso para el proyecto  de sistemas de información que aparece en la sección A del mismo. El proyecto se analiza dentro de una serie de procesos más amplios (investigación, diseño y programación).  Una EDT centrada en el proceso agrupa las tareas por tipo, no por segmento de proyecto.  Dado el alcance del proyecto, no es probable que se trabaje con simultaneidad en todos los segmentos del proyecto.  Así mismo, es difícil descubrir que falta alguna actividad.  Si se omite alguna actividad, pueden subestimarse los recursos que se necesitan (y, por consiguiente, los costos) o, lo que es peor, puede ocurrir una distorsión en la secuencia de las actividades y, eventualmente, puede fijarse mal la fecha de terminación del proyecto.

Nota: Una EDT centrada en el proceso proporciona poca o ninguna ayuda en la planeación y administración de las actividades que deban ejecutarse.  Aquí sólo se analizará como ejemplo equivocado de desglose  del proyecto.

Como se indicó antes, la EDT y la lista de actividades que se derivan de ella se desarrollan para determinado nivel de administración, no necesariamente para el proyecto completo.  Por ejemplo, la EDT que aparece en la sección A del cuadro numero 2 se adapta a los niveles superiores de administración de la Clínica Mayo, mientras que el administrador del proyecto del libro mayor principal prefiere la EDT que aparece más detallada en el cuadro numero 3.

Los administradores subordinados deben unir sus productos y actividades para obtener productos de mayor calidad; esto es esencial para la coordinación y la integración.  Así cada nivel de administración que obtenga éxito tendrá EDT y redes integradas con aquellos que estén por encima o por debajo en la jerarquía administrativa.