Crítica nº 17 – Ausencia de controles
Demasiadas empresas se concentran en tratar de reducir sus costes sin prestar la debida atención a la forma o metodología que aplicarán para controlar la evolución de dichas variables. Implementar Controles de Gestión y Presupuestarios, acompañados por Tableros de Comando y Cuadros de Mando Integral permite una forma rápida y segura de monitorear la evolución de las variables y objetivos fijados.
Crítica nº 18 – No cambiar los métodos de trabajo antes de informatizar o automatizar procesos
Aplicar la tecnología informática sobre los procesos antiguos sin mejorar y simplificar no conducen a un ahorro de costos. Es fundamental simplificar, rediseñar y mejorar los procesos antes de aplicar o cambiar los software, de lo contrario sólo se harán las mismas ineficiencias pero a una mayor velocidad.
Ello es tan válido para los procesos productivos como para los administrativos que pretenden automatizarse o informatizarse.
De nada servirá aplicar medios o instrumentos más poderosos sobre procesos carentes de innovación y por tanto inadecuados.
Crítica nº 19 – La falta de utilización de la Investigación de Operaciones
Muy pocas empresas hacen un uso óptimo de las diversas herramientas que la investigación de operaciones pone a nuestro alcance para hacer un uso más eficiente de los recursos. Ellas pueden aplicarse en una infinidad de áreas y proyectos, sean estas de logística, uso de recursos escasos, localización y ubicación de plantas y almacenes, distribución en planta y mejor aprovechamiento de los cuellos de botella.
Crítica nº 20 – Falta de planes de mantenimiento preventivo
No contar con planes y políticas destinados a un mantenimiento preventivo que elevé al máximo la productividad, haciendo mínimos los tiempos de paros y las fallas ocasionadas en los productos o servicios, y reduciendo de igual forma la necesidad de stock preventivos, es algo que una empresa que pretenda realmente reducir sus costes no puede dejar pasar de lado. Hacerlo conduce a conservar la vieja estructura improductiva, consumidora de recursos.
Crítica nº 21 – Adopción de métodos para reducción de costos en función a “modas”
Pretender reducir costos o mejorar la rentabilidad siguiendo las modas del management es algo peligroso e infructuoso. El personal se vuelve cínico y se pregunta acerca de cuanto durará el cambio y que nuevo método le espera. Sólo hay una forma de encarar el cambio, y es con un sistema integral, que analice todas las áreas y procesos de la organización. No se trata de seguir modas, sino de adoptar un sistema y luego ir sumando al mismo elementos que enriquezcan su funcionamiento.
Crítica nº 22 – Adopción de métodos parciales
Relacionado al punto anterior, están aquellas posiciones parciales producto de las inclinaciones de los directivos o de los paradigmas a los cuales están sometidos. Revisar los paradigmas a los cuales uno está inclinado es fundamental al momento de reconsiderar nuestra forma de ver la realidad y los métodos a emplear. El análisis paretiano de los costos resulta un muy buen instrumento para mostrar por donde pasan realmente los mismos, de tal forma se distinguirá claramente los pocos vitales de los muchos triviales. El no tener en cuenta ello lleva a muchos directivos a malgastar esfuerzos en reducir o eliminar gastos o costos ínfimos o carentes de importancia relativa.
Crítica nº 23 – Descuidar la importancia de los sistemas de información
Tratar de reducir los costes sin contar con un sistema de información exacto, oportuno y relevante, impedirá no sólo el seguimiento de la evolución de los costes, sino además adoptar las medidas rápidamente ante los desvíos producidos.
Igual importancia tiene el sistema de información para el seguimiento del control interno, que como se verá en la Crítica nº 30 resulta un factor fundamental a la hora mejorar el cuadro de resultados.
Crítica nº 24 – No tomar debidamente en consideración la Calidad Total de Servicios
Prestar un servicio sobresaliente al consumidor mediante lo que se da en llamar actualmente un Servicio Cinco Estrellas (SCE) permite conservar a los clientes por más tiempo (un 50% más como mínimo), reduce los costes de ventas y marketing (entre un 20% y un 40% más bajos), se logran más altos rendimientos sobre las ventas (entre un 7% y un 12% más alto) y se obtienen mayores ganancias netas (de un 7% a un 17% mejores).
Esta totalmente claro que una política que tiende a reducir los servicios termina produciendo el efecto contrario. Concentrar la atención en prestas un SCE logra muy importantes réditos tanto en costos como en ingresos y rentabilidad.
Crítica nº 25 – No adoptar medidas para el control de gastos como la energía y el teléfono
No se trata tan sólo de mediciones y ratios, se trata también de la toma de conciencia, y por sobre todo de la comprensión acerca del mejor uso de cada recurso o servicio. Es necesario el teléfono, o podemos utilizar internet o intranet (chat, chat con voz o bien mail). Que sistemas o planes especiales de comunicación existen que nos puedan hacer ahorrar costos. Todas ellas son preguntas que los directivos deben hacerse para haciendo uso de los servicios de un especialista en el tema disminuir dichos costes.
Algo parecido cabe hacer en cuanto al uso de la energía. Qué fuente de energía se utiliza? Qué otra fuente podría utilizarse? Cómo se gasta o mal gasta la misma? Qué medios pueden utilizarse para evitar pérdidas? Qué planes especiales tienen las empresas proveedoras de energía?
Crítica nº 26 – Medir la productividad pero no adoptar medidas para su mejoramiento
En primer lugar en cuanto a la medición de las productividades hay mucho por avanzar en las empresas, pero mucho más hay por hacer en cuanto a las acciones tendientes a su mejoramiento.
No comprender tanto la incidencia de los factores físicos como psicológicos, ha dado lugar a una muy escasa preocupación por estos factores, lo cual es motivo de menores niveles de productividad de los que son posible alcanzar. Dejar de lado la motivación, la ergonomía, los factores ambientales y de seguridad, son causa de bajas performances laborales con sus consecuentes incidencias en los niveles de costos.
Crítica nº 27 – Falta de la debida atención a los recursos humanos
Los recursos humanos no son administrados como corresponden, lo cual generan altos costos por improductividad. Los recursos humanos son los que le dan vida a la organización, máxime en una etapa de la sociedad en la que prevalece los conocimientos. Si se adoptan medidas para la adquisición de insumos verificando su calidad, otro tanto debe hacerse con los recursos humanos. No sólo cuentan las aptitudes y capacidades, sino que en la actual gestión se le tiende a dar una importancia fundamental a la cultura y comportamiento de la organización y del sector o área dentro del cual debe desempeñarse el individuo, de manera de seleccionar a este no sólo por sus capacidades, sino además por las aptitudes para integrarse armónicamente al grupo de trabajo.
Por otro lado las labores de capacitación y entrenamiento resultan fundamental para mantener actualizados al personal. No hacerlo comporta un hecho grave, pues los conocimientos no podrán ser actualizados de un día para otro como si puede hacerse con una máquina. Pero ojo, de nada servirá adquirir la más moderna maquinaria sin personal que sepa hacer un uso óptimo de la misma.
El capacitar al personal para el trabajo en equipo, la resolución de problemas, el control de calidad, un mayor nivel de polivalencia y una mejor comprensión de los procesos productivos y de negocios es fundamental para hacer competitiva a la empresa.
Crítica nº 28 – Adquirir insumos y materiales en función al precio y condiciones de pago
Adquirir insumos en función al precio y condiciones de pago, haciendo competir a los proveedores entre sí es un grave error. Hoy las nuevas formas de gestión de la producción como lo es el Just in Time. Actualmente se apunta a contratos de largo alcance con un proveedor por insumo, en lo cual no sólo se privilegia el precio y la forma de pago, sino además la calidad de los productos, la capacidad de innovación del proveedor, las entregas justo a tiempo y en las cantidades exactas solicitadas, de manera tal de lograr el mínimo coste total. La nueva gestión apunta a las alianzas estratégicas con los proveedores.
Crítica nº 29 – No tener debidamente en cuenta la Curva de Experiencia
La Curva de Experiencia (o Aprendizaje) es una herramienta que, o no se conoce, o conociéndola no se utiliza, o bien se aplica incorrectamente. La curva de experiencia como elemento de medición y análisis de la reducción de recursos y disminución de costos en el transcurso del tiempo con motivo del incremento acumulativo de la producción es una herramienta de la cual ninguna empresa puede dejar de lado. Desconocer la capacidad de reducir los costos al incrementarse la experiencia operativa y no concentrarse en la mejor manera de aumentar esas experiencias es un error estratégico muy grave. Este tema esta directamente vinculado con la mejora continua, como así también con la necesidad de datos estadísticos que permitan medir con precisión la evolución de los procesos tanto en costos, como en productividad y calidad.
Crítica nº 30 – Ausencia o carencia de softwares apropiados
Combinar las modernas técnicas de administración con los sofisticados lenguajes y sistemas de computación pueden permitir poderosos sistemas para el control y seguimiento de la evolución de planes, presupuestos, niveles de costos y productividad, detección temprana de desvíos y tendencias.
Crítica nº 31 – Falencias en materia de control interno
Si bien muchos consideran como pérdidas y no como costos a los efectos negativos que sobre los resultados de una empresa producen las falencias de control interno, otros los consideran como un “coste por estar en la actividad”. Lo concreto es que de nada sirve implantar un fuerte control de costes si se terminan perdiendo recursos producto de negligencias y malos controles. Además éstas pérdidas generan pesimismo y desmotivación en la empresa. Por ello el implantar sistemas que permitan en forma preventiva evitar riesgos por falta de control interno resulta fundamental, siendo una forma de lograrlo la implementación del Sistema Matricial de Control Interno.
No se debe dejar de lado que muchos conceptos considerados como costos en el cuadro de resultados no son otra cosa más que el reflejo de una mala o de una falta de política de control interno. Un repaso de todos los problemas y las pérdidas que los malos controles internos pueden generar mostraría claramente la necesidad imperiosa de comenzar todo plan para reducir costes con un relevamiento y evaluación del control interno.
Tapar todas las fisuras por donde se pierden recursos es algo fundamental, de los cual muchos consultores externos y directivos no tienen debido cuidado.
Crítica nº 32 – No considerar debidamente la misión de la empresa
Aunque colocado en esta ubicación, corresponde tenerlo en cuenta al principio de todo análisis pues indicará claramente el grado de enfoque, y servirá conjuntamente con la Curva de Experiencia para determinar aquellas actividades que son propias de la empresa, de aquellas otras que debe derivar o tercerizar. Así por ejemplo para una empresa productora de obras viales es absurdo tener programadores para el diseño de software, pues su misión es la construcción de obras viales, no la de producir programas de computación. Podría producir software especial para obras viales, pero entonces sería oportuno organizarlo como una empresa aparte, destinando sus productos a la provisión de la empresa madre y a la venta a terceros. Hay casos como por ejemplo el de las entidades financieras que dada la importancia estratégica que para ellas tiene el software como herramienta para la prestación de servicios, la producción de dichos programas es si atinente a la misión de la empresa.
Así puede verse la importancia clave que una clara y actualizada definición de la misión tiene para la empresa.
Crítica nº 33 – No se toma debidamente en cuenta las habilidades, experiencias, capacidad y creatividad del personal?
Se deja de lado uno de los principales activos de la empresa que está constituido por su capital humano, tanto de directivos como de empleados. La idea de que el personal sólo debe obedecer ordenes, dejando su mente al ingresar al trabajo y realizar sólo tareas con sus manos no solamente provoca un desperdicio de las capacidades que el personal que todos los días está en el campo de acción puede volcar a la empresa, sino que además constituye un fuerte desmotivante generador de menores productividades y consecuentemente de mayores costes. Generar la aplicación de sistemas de sugerencias es una forma de permitir que el personal participe activamente en la generación de ideas para la mejora de la calidad, de la productividad y de los niveles de costes. Así, haciendo un aprovechamiento de sus experiencias y creatividad es posible mejorar ostensiblemente el desempeño organizacional. Las compañías japonesas registran cada año nuevos record en cuanto a cantidad de sugerencias propuestas por sus empleados y obreros, como en cuanto a reducción significativas en materia de costes.
Crítica nº 34 – Ausencia de trabajo en equipos
En la actual era de la producción sólo puede lograrse ser competitivo si se trabaja en equipo, en la organización como conjunto, y en actividades de grupos por productos, procesos, actividades y funciones. Generar grupos de acción continua, como destinados a objetivos específicos es vital, por tal razón el pertenecer o no a grupos a dejado de ser algo voluntario para ser una exigencia de la época. Si los competidores son más fuertes entre otras cosas por trabajar con equipos de trabajo, no aplicar las mismas reglas es perder capacidad de respuesta ante la acción del entorno. No basta con motivar y sensibilizar al personal acerca de la necesidad de su participación en equipos de trabajo, sino que al momento de la selección del personal se debe tener en cuenta la capacidad de los individuos para el trabajo en equipo, y luego debe dirigirse al mismo en tal función.
