Auditoría y control: lo que necesitamos para dirigir y controlar cada vez mejor - Funciones basica del control Interno

Primera Función: La Planificación

Consiste en la selección de objetivos, políticas, programas y procedimientos adecuados al cumplimiento de los objetivos de la entidad,  a los efectos de lograrlos, ya sea para la entidad en su conjunto o para alguna unidad organizativa de esta. La Planificación establece las metas que deben alcanzarse en el futuro y las condiciones en que deben lograrse, por lo que es una decisión sobre el futuro y no una adivinación del futuro.

Todo lo anterior, nos pone de manifiesto que si en una entidad no se tienen en cuenta estos aspectos, de qué manera podríamos cumplir con los requerimientos para lo que fue constituida la entidad, de qué manera podríamos interiorizar las funciones del día, si carecemos de un punto de partida fundamentado, el cual nos dice que debemos hacer, con quienes, cómo, donde, para qué, etc.

Segunda Función: La Organización. 

Comprende la determinación y enumeración de las actividades necesarias para cumplimentar los objetivos planificados, la agrupación de estas actividades y la asignación de la responsabilidad de su ejecución a una unidad organizativa o elemento de la entidad, delegando a esta la autoridad necesaria para cumplimentar las actividades planificadas.

En general puede expresarse que a esta función corresponde a la creación de la Estructura Organizativa con la correspondiente asignación de responsabilidades y delegación de la autoridad, por tanto, la Estructura Organizativa no constituye un fin en si misma, sino una herramienta o método para lograr los objetivos planificados.

El nivel superior de Dirección asigna responsabilidades y delega autoridad a los niveles de mando subordinados, pero como la responsabilidad es indelegable, el nivel superior de Dirección siempre será responsable del resultado de las actividades de la entidad que dirige.

Ello demuestra que muy poco se logrará en el resultado de una actividad determinada, si no logramos un nivel adecuado de organización de lo anteriormente planificado. Es como hacer sin antes tener en consideración para lo cual se nos creó como entidad, o quizás hacer, sin tener en cuenta el conocimiento efectivo de nuestro desempeño y es por ello que parte o quizás todo lo que hacemos en el día se pierde, porque no cumplió con el rol deseado, o también ir cambiando nuestra visión por tal de cumplir con todo lo que se nos dice o da para hacer, sin percatarnos que ello lo único que logra es mutilar nuestro objeto social; el archiconocido “a todo costo y a toda costa”

Es importante también tener en consideración, que cualquiera de las actividades que desarrollamos debe mantener un orden lo mas adecuado posible, de lo contrario podríamos hacer dos y mas veces las mismas cosas, o las mismas personas las mismas funciones, y ello solamente lo que lograría es conspirar con la economía y eficiencia de la entidad. Pero también la eficacia, ya que organizar es igualmente saber qué hacemos, para quién lo hacemos, en qué momento lo hacemos; de lo contrario caduca o simplemente no sirve para nada lo que hacemos.

Tercera Función: La Dirección

Comprende la guía y supervisión de la ejecución de los subordinados y a pesar de ser un concepto muy simple, los métodos particulares de dirección empleados pueden ser de extraordinaria complejidad o variedad, dependiendo en gran medida de las tradiciones de la entidad, su historia, sus objetivos y políticas y básicamente las características de las personas que ejercen las funciones de dirección, especialmente su nivel técnico, su experiencia, su grado de actualización, etc.

Quiere decir que es imprescindible en todo momento para poder dirigir, debemos tener en consideración las dos funciones anteriores, o sea, planificar y organizar, de lo contrario nos ocurriría que estamos siendo solamente efectivos en el decir, pero muy poco en hacerlo manteniendo una línea de dirección adecuada, no sólo en su fundamentación, sino igualmente en la manera que lo hacemos, que lo orientamos.

Es quizás muy cotidiano ver en una entidad cualquiera, que un dirigente informe a un colectivo las tareas que debe desarrollar, o la manera que se le chequeará una actividad determinada; pero muchas veces ello se efectúa sin tener en cuenta la forma en que lo decimos, a quien se lo informamos e incluso el período en que lo evaluaremos; lo que trae consigo que el trabajo quizás se realice, pero no logramos en los actuantes el nivel de pertenencia que requiere tal actividad, lo que trae consigo desinterés, aburrimiento, y hasta desconfianza porque sólo fue asumido y no interiorizado por el trabajador o funcionario actuante.

Por ello la comunicación, entre otros aspecto juega un papel preponderante en el cumplimiento exitoso de una orden dada o de un chequeo realizado, porque en ambos aspectos hace que las personas actuantes interioricen el problema y logren sentirse partícipe de lo que realizarán, y ello asume igualmente las distintas formas que existen  para informar o comunicar algo, o sea, las formas ascendente, descendente o transversal, en la entidad y el propio colectivo laboral.

Es igualmente importante, que el dirigente no informe aquello que se le ocurra o que en el momento para él sea necesario, de lo contrario podría caer fácilmente en la toma de decisiones por lo que le conviene y no lo que tribute a todo el colectivo. Un dirigente puede estar muy necesitado de que se cumpla algo, pero si ello contraviene alguna disposición legal u otra que anteriormente fue planificada, entonces caería en violaciones imperdonables, ya que está dirigiendo por caprichos o meras decisiones ocasionales, y no por objetivos o valores, lo que detractaría su propia concepción para lo que fue nombrado, e incluso sus condiciones quizás antes recibidas con beneplácito por el colectivo.

Cuarta Función: El Control 

Consiste en registrar y evaluar sistemáticamente la ejecución de las actividades de la entidad, conocer las desviaciones con respecto a los planes, proyectos, presupuestos, normas o regulaciones a los efectos de determinar las medidas correctivas correspondientes, garantizando su ejecución y la rectificación de las desviaciones. En términos simples puede expresarse que el control consiste en la comparación de la ejecución real con lo previsto, determinar las desviaciones y ejecutar las medidas necesarias para corregirlas.

Visto en el contexto de las nuevas concepciones del control interno, podríamos decir que el cumplir adecuadamente con los objetivos de confiabilidad de la información; eficiencia y eficacia de las operaciones; cumplimiento de la leyes, reglamentos y políticas establecidas y el control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad, lo que nos hace es estar en presencia precisamente al concepto de seguridad razonable del control interno.

De igual manera tenemos la responsabilidad ante todo con nuestro colectivo laboral, que el control debe jugar ante todo un impacto preventivo; no vale prácticamente nada ir por ahí detectando deficiencias que podrían prevenirse, más cuando con ello salvamos la responsabilidad material del trabajador posteriormente, de lo contrario perdemos doble, o sea, la pérdida ocasiona por el hecho y el dirigente o trabajador que tenemos que sancionar por dicha deficiencia.

Tan así, que si lo asumimos igualmente como para el control  del presupuesto, tenemos de antemano que sus objetivos fundamentales igualmente asumen este papel preventivo, ya que se abre precisamente en objetivos a tales fines