Las regulaciones son parte de la vida diaria debido a múltiples razones, entre las que se encuentran, alcanzar seguridad y contribuir a elevar la calidad de vida.
En el caso de las organizaciones empresariales, las normas, procedimientos y otros documentos reguladores, contribuyen a realzar la capacidad de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo que se aplican a todos los tipos de entidad, forman parte de la política estratégica y su diseño abarca condiciones geográficas, culturales y sociales diversas, brindando cobertura total a todas las áreas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacíos que constituyan una oportunidad para los competidores.
Lo antes expuesto evidencia la importancia del tema y la necesidad de poner en práctica un Manual de Organización y Regulaciones Internas, proceso que consta de cuatro fases: concepción a partir de las características de la institución; definición del formato de los diferentes documentos que lo constituyen para garantizar la uniformidad, coherencia y comprensión de sus contenidos; establecimiento de los procesos que participan en la actualización del mismo y, finalmente, la elaboración y modificación de los documentos que lo componen cada vez que sea necesario.
Tomando en cuenta que en los aspectos antes mencionados se pone de manifiesto el gran impacto en la empresa moderna y la amplitud del tema, en el presente trabajo se propone y analiza un método para la concepción y puesta en práctica de un Manual de Organización y Regulaciones Internas, el cual para su mejor comprensión se dividió en las tres secciones siguientes: propuesta de estructura del Manual de Organización y Regulaciones Internas, a partir de los principios que rigen esta actividad, que incluye un conjunto de divisiones funcionales básicas aplicables a cualquier tipo de organización; formato para la elaboración de los documentos básicos que componen un Manual de Organización (Normas, Procedimientos, Recomendaciones y Directivas) que garantiza el cumplimiento de los requisitos que deben satisfacer este tipo de documentos y finalmente los procesos asociados a la actualización y modificación del mismo, respectivamente.
Las normas, los procedimientos, las recomendaciones y las directivas son parte de la vida diaria debido a múltiples razones: abren canales de comunicación y comercio; promueven el conocimiento de productos y tecnologías; aseguran la compatibilidad; facilitan la producción a escala masiva y constituyen la forma más importante de alcanzar seguridad y calidad de vida.
En el caso de las organizaciones, las regulaciones contribuyen a realzar la capacidad de éstas de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo cual se aplican a cualquier tipo de institución, forman parte de su estrategia de desarrollo y su diseño abarca condiciones geográficas, culturales y sociales diversas, brindando cobertura total a todas las áreas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacíos que constituyan una oportunidad para los competidores.
En términos prácticos, el empleo de un sistema de regulaciones que abarque el universo de actividades realizadas en la entidad beneficia a toda la empresa, debido a que:
a) Legalmente contribuye a evitar la imposición de multas y sanciones; demandas y costos judiciales al reducir los riesgos de incumplimiento de la legislación vigente, así como ordena y facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales exigidas por ésta.
b) Contribuye a realizar un empleo más eficiente de los recursos financieros y humanos, con lo cual se reducen los costos.
c) Incrementa la confianza de los clientes y proveedores, por lo que constituye una vía para el aumento de la cuota de mercado, al mejorar la imagen comercial de la entidad.
Otro aspecto relacionado con las Regulaciones Internas es su carácter dinámico, que requiere de la introducción de cambios en el modo llevar a cabo las operaciones, la introducción de nuevas tecnologías o modificaciones de cualquier tipo en la entidad.
Lo antes señalado evidencia que las Regulaciones Internas pueden quedar obsoletas o requerir de modificaciones, para garantizar el adecuado desempeño de la organización en las nuevas condiciones imperantes, como resultado de lo cual con el transcurso del tiempo puede resultar conveniente sustituir una o varias regulaciones existentes por una totalmente nueva u otra que recoja todas las modificaciones aprobadas vigentes de una manera coherente con un enfoque de sistema.
Tomando en cuenta las características que reviste la puesta en práctica de un sistema empresarial de regulaciones, en la siguiente sección se relacionan los elementos indispensables que deben considerarse en el proceso de concepción de un Manual de Organización y Regulaciones Internas, en lo sucesivo Manual, independientemente del tipo de actividad y misión de la misma.
