Características del Manual de Organizaciones y Regulaciones Internas - Contenido de las Regulaciones Internas

Una vez establecidos los documentos y subsistemas que debe disponer el Manual, el siguiente paso en su concepción es definir la  estructura de los contenidos, una propuesta de la cual se describe a continuación.

Normas, Procedimientos y Recomendaciones

Constan de las siguientes partes:  

a)                              Objetivo: Breve descripción de la razón de ser del documento.

b)                              Alcance: Límite de aplicación del documento sobre las actividades reseñadas en el objetivo.

c)                              Destino: Indica las personas cuyo trabajo es objeto de regulación en el documento y que, por tanto, deben conocer al detalle su contenido.

d)                              Acceso: Establece si el contenido es restringido o público.

e)                              Referencias: Se relacionan todos los documentos que fueron analizados o consultados para la  elaboración de la Regulación.

f)                                Aspectos generales: Definiciones, criterios generales, consideraciones de ámbito global y referencias al reglamento, normas y documentos, tanto internos como externos, que se han de tener en cuenta en el desarrollo y aplicación de la norma o  procedimiento.

g)                              Responsabilidades: Descripción de responsabilidades derivadas de las funciones descritas en la norma o procedimiento. Así mismo se indicarán los responsables de elaborar, revisar, aprobar y distribuir el documento de acuerdo con las directrices establecidas y elaborar el diagrama de flujo correspondiente a la actividad regulada.

h)                              Desarrollo: Consiste en la descripción de las actividades incluidas en el objetivo y constituye el cuerpo central del documento.

i)                                Documentación complementaria: Se citan, cuando proceda, los documentos aplicables que amplíen, complementen o desarrollen la información contenida en el documento.

j)                                Registros: Se citan, cuando proceda, los documentos que presentan los resultados obtenidos o que proporcionan evidencias de las actividades desempeñadas.

k)                              Elaboradores: Recoge en una tabla el nombre, cargo y firma de los participantes directos en la elaboración del Borrador del documento.

l)                                Anexos: Reproducción de los formatos, documentos u otros suplementos que sean aclaratorios, tales como: gráficos, diagramas de cualquier tipo (incluye los flujos, árboles de decisión y otros que no resulten imprescindibles para la comprensión de la explicación brindada pero que esclarecen el contenido recogido en el texto). Igualmente en este apartado se recoge el diagrama de flujo de los pasos indicados para llevar a cabo el procedimiento en los casos en que sean necesarios. Los Anexos se referencian en el texto según aparecen, comenzado con la letra A mayúscula y se relacionan en ese propio orden en este apartado.

Directivas

Los directivas constan de las siguientes partes:

a)      Asunto: Es un título que identifica de manera clara y concisa el tema que regula.

b)      Introducción: Recoge las razones, objetivo y base legal del tema regulado, así como el documento objeto de modificación.

c)      Contenido: A continuación de la introducción se redactarán los acápites que contiene, en esencia metodológicos, numerándolos consecutivamente con números arábigos.

d)      Anexos: Tienen el mismo contenido referido en el apartado anterior.

Modificaciones 

Las modificaciones constan de las siguientes partes:

a)      Asunto: Es un título que identifica de manera clara y concisa el tema que regula.

b)      Introducción: Recoge las razones, objetivo y base legal del tema regulado.

c)      Contenido: A partir de la introducción se redactarán los acápites que contiene, atendiendo a una de las siguientes categorías: supresión de un texto vigente; adición de un texto al existente; copia de un texto vigente en otra posición; traslado de un lugar a otro de un texto existente. Nótese, que en una misma modificación pueden realizarse todas las que se requieran y combinar variaciones, adiciones y traslados, siempre que se cumpla con las especificaciones antes mencionadas

d)      Anexos: Ídem a lo expresado en el apartado III.3.1

Acta de Reedición y Derogación 

Las Actas de Reedición y Derogación están constituidas por las mismas partes que las modificaciones, diferenciándose de éstas en que su contenido sólo hace referencia explícita a los documentos que abarca su acción.