Catalogación por copia de revistas en bases de datos a texto completo - Marco teórico

Génesis de un formato bibliográfico para la red de bibliotecas universitarias en Cuba


La creación de un formato bibliográfico propio para sustentar el catálogo de BIVES, [CENTIC. Proyecto para el desarrollo de la Biblioteca Virtual de la Educación Superior. Observaciones no publicadas]. es producto de las condiciones específicas en que se realiza la catalogación en las bibliotecas universitarias y de la necesidad de orientar esta práctica en correspondencia con los estándares internacionales y las posibilidades de intercambio de registros catalográficos entre las instituciones de todo el mundo a partir de la infraestructura proporcionada por Internet, como se explicará a continuación.


La red de bibliotecas universitarias adoptó el formato bibliográfico del sistema de información de la CEPAL,5 desde finales de la década de los años 80, con el propósito de que sirviera como estructura para cualquier base de datos bibliográfica que se desarrollara dentro del sistema, incluido el catálogo automatizado de las bibliotecas. Aunque dirigido a la unificación del diseño de las bases de datos bibliográficas, dicho formato presenta el inconveniente de que no resulta apropiado para la organización de los datos catalográficos, según los estándares internacionales.


El formato CEPAL está orientado al registro de partes componentes o, como se denomina más comúnmente, al procesamiento analítico. Los formatos que adoptan este enfoque organizan los datos por niveles de descripción bibliográfica (analítico, monográfico, colección, seriada) e incluye elementos de datos particulares para distintos tipos de documentos (conferencias, informes técnicos, tesis doctorales, etc.). Esta organización de los datos es la empleada por las instituciones de información que producen bases de datos con información, fundamentalmente, sobre artículos de revistas y que se les conoce como servicios de indización y resúmenes. Para facilitar el desarrollo de formatos bibliográficos basados en estos criterios, UNISIST elaboró su "Manual de referencias",6 que sirvió de modelo para la creación de formatos bibliográficos en diversos sistemas de información, incluido el propio de la CEPAL.


Las bibliotecas han conformado sus catálogos orientados a la descripción de obras, y aunque es posible la generación de asientos catalográficos de partes componentes, este procesamiento analítico generalmente tiene como propósito identificar obras publicadas en recopilaciones, además de aparecer en ediciones independientes, y no describir documentos que originalmente surgen como contribuciones. Esta política fue adoptada por las bibliotecas, debido a su incapacidad, generada por los escasos recursos financieros y humanos de que disponen, para procesar cada una de las contribuciones que incorporan a sus colecciones mediante las múltiples suscripciones a revistas. Esta es una de las diferencias entre la actividad bibliotecaria y lo que Auckland, señaló como la tarea de la 'documentación' de "proporcionar acceso a la comunidad académica del contenido temático de los documentos, especialmente de partes dentro de documentos impresos y sin limitaciones a una colección en particular".7


La comunidad bibliotecaria ha basado la automatización de sus catálogos en la familia de formatos MARC (USMARC, UKMARC, IBERMARC, UNIMARC, etc.) desde su surgimiento en 1968.8 Estos formatos reflejan, en su estructura, la organización que sustentan las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2da edición (RCA2),9 código adoptado por la mayoría de las bibliotecas para la catalogación. La comunidad bibliotecaria está muy interesada en reducir los costos del procesamiento de sus colecciones y por ello, se han establecido fuertes lazos de colaboración e intercambio de registros catalográficos. Uno de estos esfuerzos es el formato UNIMARC, 10 creado para facilitar la conversión de registros entre las más de 50 versiones nacionales de MARC, [Preminger M, Holm LA. MARC conversion - a practical approach" [en línea]. Ponencia presentada en: Document Publishing & Delivery: Library Systems Seminar. Gdansk, June 18-20, 1997. Disponible en: http://www.kb.nl/coop/elag/elag97/papers/marc_art.htm∞ (Consultado: 22 de febrero del 2002)] y que se ha adoptado por diversas bibliotecas como formato de trabajo en sus sistemas automatizados de biblioteca, por ejemplo, en las bibliotecas nacionales de Portugal, Francia, Italia, Grecia y Croacia.


Esta diferencia en objetivos entre las dos comunidades generadoras de registros bibliográficos es reflejada en los formatos bibliográficos que se emplean para la organización [en línea].Esta diferencia en estructuras es lo que provocó, según ha explicado Alan Hopkinson, [Hopkinson A. The Common Communication Format (CCF)" communication formats: International Conference. Otawa, October 7-11, 1997. Disponible en: http://www.acctbief.org/avenir/ccf.htm∞ (Consultado: 22 de febrero del 2002)] que la UNESCO promoviera el desarrollo del Formato Común de Comunicación,11 para facilitar la transferencia de información en las instituciones interesadas en los registros generados por ambas comunidades.


El formato CEPAL es un reflejo de esas diferencias y aunque declara cumplir las indicaciones de las RCA2 presenta irregularidades en la aplicación de las reglas. En un trabajo presentado por el autor en la III Jornada Nacional Bibliotecaria celebrada en La Habana del 6 al 8 de junio de 2001, [Bermello Crespo L. El formato bibliográfico de la CEPAL y las reglas de catalogación angloamericanas". Ponencia presentada en III Jornada Nacional Bibliotecaria. La Habana, 6 al 8 de junio de 2001] se señalaron los principales problemas que presenta el formato CEPAL para elaborar registros catalográficos:

• No es posible determinar el encabezamiento del asiento principal.
  
• No existe elemento de dato para consignar la Mención de responsabilidad.
  
• Los nombres de conferencias se registran de modo diferente a lo establecido por las RCA2.
  
• No existe elemento de dato para consignar la "Mención de serie".
  
• No existen elementos de datos para los diferentes encabezamientos secundarios necesarios.
  

Esta falta de correspondencia entre el formato CEPAL y las RCA2 tiene repercusiones en el proyecto de BIVES, [CENTIC. Proyecto para el desarrollo de la Biblioteca Virtual de la Educación Superior. Observaciones no publicadas] en varios aspectos: dificulta la integración de los recursos de información a nivel internacional; obstaculiza la obtención de registros catalográficos generados por la comunidad bibliotecaria internacional; y afecta la calidad de la catalogación en las bibliotecas universitarias. En este sentido, los aspectos fundamentales a considerar son:


- Calidad de la catalogación en las bibliotecas universitarias.
Los registros catalográficos generados en las bibliotecas universitarias presentan cierto grado de inconsistencia en la utilización de los campos del formato CEPAL para consignar elementos de datos definidos por las RCA2. Los casos en que mayor frecuencia esto se produce es en: la anotación de la "Mención de responsabilidad" en el campo de "Autor personal" - nivel monográfico; el registro de encabezamientos secundarios de diversos campos; la anotación de los datos de la "Mención de serie" en diversos campos; y la carencia del "Título uniforme" para identificar diversas manifestaciones de una misma obra.


- Obtención de registros catalográficos de otras bibliotecas.
Las bibliotecas universitarias se enlazan actualmente mediante Internet y por ella puede acceder a los registros catalográficos de una gran cantidad de bibliotecas. La Biblioteca Central "Rubén Martínez Villena" (BCRMV) de la Universidad de La Habana ha adoptado medidas para realizar la catalogación por copia de las obras que requiere catalogar, aprovechando esta oportunidad.3 Los registros catalográficos obtenidos mediante estos procedimientos se encuentran en formato MARC, por lo que su transferencia al formato CEPAL resulta compleja, además de la pérdida de elementos informativos que ocasiona esta transferencia.


- Integración internacional de BIVES.
El proyecto de BIVES contempla la organización de "comunidades virtuales que se contactarán fundamentalmente en las intranets, la extranet e Internet, según sea necesario" en las que se integran especialistas "tanto de las universidades cubanas como de las extranjeras". [CENTIC. Proyecto para el desarrollo de la Biblioteca Virtual de la Educación Superior. Observaciones no publicadas]. Por otra parte, los recursos de información electrónica que forman la base de las colecciones de BIVES no sólo contienen información procedente de las universidades cubanas, sino también de recursos externos adquiridos en forma cooperada o de dominio público en Internet. El alcance internacional de BIVES debe corresponderse en las herramientas que emplea para su organización, entre ellas el catálogo de sus recursos. Es por lo tanto ineludible que este catálogo presente una alta correspondencia con los estándares internacionales, tanto en su forma como en su contenido.


Ante los problemas que plantea el formato CEPAL para el mantenimiento del catálogo en las bibliotecas universitarias pudiera pensarse en algunas de las variantes del formato MARC como base para el desarrollo del catálogo en el Proyecto de BIVES. Esta opción no es factible de aplicar debido a que 1) no se dispone de un software especializado que manipule adecuadamente la estructura del formato MARC y 2) la catalogación en formato MARC es una actividad que requiere importantes recursos en cuanto a lo que respecta a la preparación del personal que lo administre y el tiempo requerido para la catalogación de cada obra.


- Software requerido por el formato MARC.
En las bibliotecas universitarias se utiliza como software para el desarrollo, mantenimiento y explotación de bases de datos bibliográficas, el sistema de recuperación de información CDS/ISIS de la UNESCO. Este sistema no permite la operación con subcampos repetibles, una característica frecuente en cualquiera de las versiones del formato MARC. Actualmente la Universidad Central de Las Villas "Marta Abréu" (UCLV) trabaja en un proyecto de elaboración de software bibliotecario que, entre otros objetivos, contempla la utilización del UNIMARC como formato bibliográfico. La culminación exitosa de este proyecto proporcionaría un marco adecuado para la adopción, en el ámbito nacional, de un formato bibliográfico reconocido internacionalmente.