Catalogación por copia de revistas en bases de datos a texto completo - Procedimiento para la catalogación por copia de revistas en bases de

El Centro de Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Educación Superior (CENTIC-MES) desarrolla actualmente el proyecto denominado Biblioteca Virtual de la Educación Superior (BIVES). Su propósito es crear una plataforma tecnológica y organizativa que permita la integración de los recursos y servicios de información de la red de bibliotecas universitarias en el marco de las comunidades virtuales enlazadas mediante redes globales. Con dicho proyecto, se pretenden establecer los lineamientos fundamentales para la consolidación, coordinación y desarrollo de los diferentes esfuerzos que se realizado, así como de las nuevas acciones a emprender, con el objetivo de aumentar su impacto en la transformación de los procesos de la educación superior, a partir de la consolidación de una gran biblioteca virtual y su uso por parte de profesores, investigadores, estudiantes y otros usuarios del sistema. [CENTIC. Proyecto para el desarrollo de la Biblioteca Virtual de la Educación Superior. Observaciones no publicadas].


Durante los últimos años, se ha desarrollado una nueva modalidad de acceso a la información en formato electrónico: los servicios de indización con acceso al texto completo de los documentos procesados, o bases de datos "agregadas" (aggregators database) [Inger S. The Importance of Aggregators [en línea]. Ponencia presentada en: Second Joint ICSU Press - UNESCO Expert Conference on Electronic Publishing in Science. 20-23 February 2001, UNESCO House, Paris. Disponible en: http://associnst.ox.ac.uk/~icsuinfo/ingerppr.htm∞ (Consultado: 22 de febrero del 2002)].1 Dichos servicios facilitan el acceso a los documentos a partir de los resultados obtenidos en una búsqueda en una base de datos bibliográfica, o mediante la consulta de las revistas por años, tablas de contenido, etcétera. Una de sus principales ventajas es que proporcionan una interfaz común para recuperar información y acceder a múltiples revistas electrónicas; con ello, se evita que el usuario deba moverse de un sitio a otro, así como utilizar diversas formas de identificación y claves de acceso. Estos servicios ofrecen también, un mecanismo de acceso a un número considerable de revistas electrónicas.


El proyecto para el desarrollo de BIVES, por su parte, incluye entre sus acciones estratégicas el acceso a bases de datos que procesan literatura periódica a texto completo, como uno de los recursos vitales de información electrónica capaces de proporcionar una masa crítica de información que respalde de modo eficiente los procesos fundamentales de la educación superior en un entorno cualitativamente superior. Por ello, la red de bibliotecas universitarias adscritas al Ministerio de Educación Superior (MES) ha adquirido, en consorcio, los derechos de acceso a tres de las bases de datos que el Grupo Gale proporciona mediante su servicio informativo denominado InfoTrac, esto es, Expanded Academic ASAP (Int. Ed.), Computer Database y General Business File ASAP (Int. Ed.). Expanded Academic ASAP, por ejemplo incluye 308 títulos relacionados con el sector de la salud.


A partir de esta licencia, cada biblioteca universitaria ha incrementado instantáneamente en unos 3 000 títulos el número de revistas científicas de que disponen para satisfacer las necesidades de información de los estudiantes, profesores e investigadores de las instituciones de la educación superior, en múltiples y diversas disciplinas, algo imposible de realizar con el empleo de revistas impresas.


BIVES pretende que las bibliotecas virtuales que se establezcan faciliten el acceso de los recursos electrónicos disponibles a la comunidad de usuarios más allá de los recursos individuales de la entidad participante e incluso más allá de los recursos colectivos de las entidades participantes, para proporcionar acceso a los recursos disponibles para esas instituciones, y para sus usuarios, aunque estos no se encuentren en sus instalaciones. El acceso a las bases de datos 'agregadas' obtenidas es un elemento importante en la estrategia de conformación de las bibliotecas virtuales y, en consecuencia, es necesario su integración total al programa de desarrollo existente.


Sin embargo, a diferencia de otros servicios de acceso remoto a revistas científicas, en los que el lector realiza una subscrición para acceder a la información de cada título de revista individualmente, como es el caso de ScienceDirect de Elsevier, en las bases de datos bibliográficas que brindan servicios "agregados" [Inger S. The Importance of Aggregators [en línea]. Ponencia presentada en: Second Joint ICSU Press - UNESCO Expert Conference on Electronic Publishing in Science. 20-23 February 2001, UNESCO House, Paris. Disponible en: http://associnst.ox.ac.uk/~icsuinfo/ingerppr.htm∞ (Consultado: 22 de febrero del 2002)].1 como InfoTrac, se adquiere el 'paquete' en su totalidad, que incluye revistas a texto completo y revistas en las que sólo se ofrecen los datos bibliográficos y el resumen de cada artículo.


Ello plantea a las bibliotecas que han adquirido el servicio, la necesidad de identificar las publicaciones en las que obtienen al acceso al texto completo, determinar el alcance temporal de este acceso para cada título, e incorporar esta información al catalogo para permitir que los usuarios puedan identificar los documentos que pueden consultar remotamente mediante las nuevas facilidades. Por esta razón, es indispensable que las bibliotecas universitarias dispongan de información actualizada en sus catálogos, no sólo como inventario de las colecciones que atesora la biblioteca en sus instalaciones, sino como referencia a los recursos que ella puede acceder. Es por tanto, una necesidad impostergable, trascender la concepción del catálogo como un inventario de las colecciones que atesora la biblioteca para abarcar los recursos que ella puede proporcionar.2


No obstante, la tarea de identificar cada uno de los títulos existentes en las tres bases de datos mencionadas, determinar cuales de ellos ofrecen acceso a los textos completos y a partir de qué fecha, y proceder a la catalogación de cada una de estas fuentes, es una tarea de enormes proporciones respecto a la capacidad de procesamiento de cualquiera de las bibliotecas del sistema, incluso para un esfuerzo conjunto de todas las bibliotecas de la red; por ello, se decidió buscar una solución orientada a obtener los resultados deseados a un costo aceptable.


En el empeño de hallar una solución para el problema planteado, se encontró que en el sitio web de Gale Group Ltd., la entidad propietaria del servicio InfoTrac, es posible obtener los registros catalográficos de las revistas procesadas en cada una de las bases de datos que ofrece dicho servicio, a partir de un grupo de ficheros que abarcan todos los títulos de revistas incluidos en dichas bases o sólo los de las revistas a texto completo.


Esto permitiría entonces, la obtención de los registros catalográficos requeridos, pero con ciertas limitaciones para su tratamiento por parte de las bibliotecas universitarias, porque los registros proporcionados por InfoTrac se ajustan a las exigencias de Marc21, un formato de amplia difusión internacional; pero para el cual, en Cuba, no existe ningún software capaz de manipularlo. A su vez, los ficheros de datos se encuentran bajo la norma de intercambio ISO 2709, mientras que el sistema de base de datos MicroIsis, empleado por las bibliotecas universitarias, opera con una versión modificada de esta norma que impide la lectura directa de los registros en la norma original. Finalmente, y no por ello menos importante o complejo, se encuentra el problema que la información obtenida está en idioma inglés y nuestros usuarios requieren registros en español para su cabal comprensión.


Para salvar estos inconvenientes, se diseñaron procedimientos de trabajo para que la información existente en los ficheros de InfoTrac pudieran utilizarse adecuadamente en la generación de registros catalográficos para el sistema MicroIsis y poder así, obtener la catalogación de esos materiales mediante un mecanismo rápido, eficaz y económico. En este sentido, existía una experiencia previa en la implementación de procedimientos para la catalogación por copia con empleo de recursos en Internet, desarrollados por la Oficina de Información del CENTIC-MES, en colaboración con el departamento de procesamiento de la Biblioteca Central "Rubén Martínez Villena" de la Universidad de La Habana,3 y que se han aplicado exitosamente en dicha institución, así como en la Biblioteca Nacional "José Martí".


En el proceso de análisis para la conversión de los registros del formato de origen a la estructura que utiliza la red de bibliotecas universitarias para sus bases de datos, esto es el formato de la Comisión Económica para América Latina (CEPAL), se identificaron problemas para la consignación de los datos necesarios para la obtención de un registro catalográfico cabal, esto es, que cumpliera con todas las especificaciones de las normas internacionales de catalogación. El problema de las inconsistencias del formato CEPAL respecto al cumplimiento de las reglas de catalogación, detectado con anterioridad, adquiere mayores dimensiones en las condiciones de desarrollo de las bibliotecas virtuales y por ello, se decidió buscar su solución con la definición de un formato bibliográfico propio para la confección del catálogo de las bibliotecas virtuales, esto es, el "Formato bibliográfico del catálogo de las bibliotecas universitarias cubanas" (FBCBUC).4


Y con el propósito de obtener los registros catalográficos de las revistas a texto completo en las bases de datos "agregadas", adquiridas por el consorcio de las bibliotecas universitarias mediante la aplicación de procedimientos basados en el empleo de los medios de computación, se definieron los siguientes objetivos específicos:

• Transferir los registros disponibles por el productor en el formato bibliográfico MARC 21 y con la estructura definida por la ISO 2709 standard a una base de datos bibliográficas en el sistema de recuperación de información CDS/ISIS para microcomputadoras.
  
• Realizar las transformaciones necesarias a los elementos de datos que debieran presentarse en idioma español, para ajustar los contenidos de los registros a los requerimientos idiomáticos de los usuarios de la red de bibliotecas universitarias en Cuba.
  
• Definir una estructura bibliográfica basada en un formato que cumpliera cabalmente con las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2 edición, con vistas a disponer de un catálogo que pudiera soportar bibliotecas virtuales de alcance internacional.