Confección de los Papeles de Trabajo - Índice y organización de los Papeles de Trabajo

El Auditor debe indiciar los Papeles de Trabajo durante la auditoría, ya que de esa forma facilita la búsqueda de cualquier dato o información que desee mientras se realiza el trabajo. Estos deben ser organizados por cuentas del Balance, que han sido objeto de comprobaciones y verificaciones y al final, colocar aquellos papeles de trabajo que no están vinculados directamente con alguna de las cuentas contables o temas que fueron objeto de examen.

Los papeles de trabajo se deben indiciar en el mismo orden en que las cuentas o grupos de cuentas aparecen en los estados Financieros,  primero las del Balance General y después las del Estado de Resultados.

BG      Balance General

ER      Estado de Resultado

EC      Estado de Costo de Producción y de la Mercancía Vendida

AJ       Asientos de Ajustes

N        Notas. (Incluye todas las notas de la Auditoría, ordenadas según orden del abecedario utilizado en su ejecución

A-Z    Cuentas y Grupos de Cuentas, se ordenarán de acuerdo con el mismo archivo de los Papeles de  Notas, y se tendrá en cuenta, la identificación de la letra del Tema y por supuesto la numeración correspondiente:

Ejemplo:

“PT: A-1

PT: A-1-1

PT: A-1-2, etc

PT: A-2

PT: A-2

. Et.

Siguiente Tema

“PT: B-1

PT: B-1-1

PT: B-2

PT: B-3

Etc.

Todo papel de trabajo relativo a una cuenta o grupo de cuentas, un Tema,  deberá asignársele un número de orden empezando por la letra A. Después del número que se le otorgue se pondrá un guión (-) y a continuación el número consecutivo que le correspondiere a:

¨    Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas “Efectivo en Caja y Banco” se numerarán como “A” “Efectivo en Caja y Banco” los papeles de trabajo correspondientes se numerarán “A-1”, “A-2” , “A-3”,  etc. Y si en una acción se necesitara un soporte documental contenido en la anterior entonces se utilizaría un  dígito adicional para identificarla sin perder  la identidad de la acción, luego:

“sería la letra, el primer dígito, y el segundo

Ejemplo

PT: A-1-1

¨    Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas de “Cuentas por Cobrar”, se numerarán con el número que le corresponda, digamos D y a continuación después de la línea inclinada, el número consecutivo que corresponda a cada uno de los papeles de trabajo, “D-1”, “D-2”, “D-3”, etc.

Los papeles de trabajo que no corresponden a una cuenta, deberán clasificarse y enumerarse acorde con el tema  que se trate, siguiendo igual procedimiento que el antes señalado.

Los papeles de trabajo de carácter general, o sea los que no se corresponden con una cuenta contable o con alguna temática del control interno, deberán clasificarse dentro de un “Otros” siguiendo los mismos criterios de numeración antes consignados, si se tratase de otro tipo de auditoría, organizará los temas correspondientes y asignará de igual forma una letra, y un número o varios si ello es necesario, e indiciará al inicio  para posibilitar su búsqueda.

Si después de haber enumerado los papeles de trabajo relativos a un tema determinado surgiera la necesidad de archivar uno o varios que pertenezcan al mismo tema y por estar utilizados los números consecutivos correspondientes, no sea posible darles la numeración que le corresponderían se le asignará el número del papel de trabajo cuya temática es la más afín con el nuevo o nuevos que se requieran archivar, adicionándole a los mismos después de un punto el número consecutivo correspondiente ejemplo: “A-¿-”, etc.