Los Papeles de Trabajo son la evidencia documental más importante de la Auditoria, la calidad de los mismos, su confección, los requisitos que estos deben cumplir, los atributos y las propiedades se muestran como aporte fundamental de este artículo, el que forma parte de una exhaustiva investigación realizada por sus autores como resultado del ejercicio de su profesión vinculada a la actividad de Auditoria.
En este ilustramos de forma muy clara todos los elementos anteriormente mencionados para lograr Papeles de Trabajo de altísima calidad y que muestren concretamente los hallazgos detectados.
Los papeles de trabajo han de encabezarse de acuerdo con su contenido, por lo general es el jefe de la auditoría el que los encabeza y en muchos casos es él quien comienza el trabajo en ellos para mostrar a sus auxiliares la forma en que deben realizarse. Una vez terminada la auditoría, los papeles de trabajo se ordenan en el expediente de trabajo de auditoría correspondiente.
Con el objetivo de confeccionar los papeles de trabajo con la calidad adecuada, de forma, que cumplan los requisitos necesarios, se considerarán las siguientes indicaciones:
a) Poner el encabezamiento en la parte superior, ubicándose al centro o lado izquierdo, según el tipo de papel que se utilice y la forma en que se archivarán.
Este encabezamiento contendrá:
¨ Nombre de la entidad o dependencia objeto de Auditoría.
¨ Nombre de la hoja de trabajo u objetivo, referido a la cuenta o procedimiento que se revisa.
¨ Fecha o período que se revisa, según el caso, que puede ser en letra o en número.
b) Utilizar el cuño de identificación, en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugar que permitirá fácil localización de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas de trabajo sean de mayor ancho, se cortarán a partir de esa medida, hasta el nivel de la parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja, Encabezamiento e Identificación.
El cuño de identificación deberá contener los espacios de:
PT (Identifica el Papel de Trabajo que se habilita)
AUDITOR (Iniciales del Auditor)
FECHA (Fecha en que se habilita el Papel de Trabajo)
c) Utilizar el papel de trabajo adecuado para cada asunto, papel columnar de 5, 8 y más columnas, de estados, análisis, etc., papel rayado, mostrada como PT: Hojas de Notas, o sin rayas, las que pueden utilizarse adicionalmente para concluir comprobaciones de diferentes papeles de trabajo.
d) De acuerdo con la forma del papel de trabajo y la de su archivo, mediante el tema que trata y número indicado, además la media firma del autor y la fecha en que se confecciona.
e) No escribir por las dos caras para facilitar su manipulación y lectura.
f) Contenga el resumen de los resultados de las verificaciones efectuadas, al pie y de no ser posible, en hoja adjunta.
g) Consignar en cada hallazgo, que así lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple.
h) La información matemática que contenga sea correcta.
i) Sean legibles, limpios y claros.
j) Emplear una adecuada redacción que permita a cualquier persona autorizada tener acceso a los mismos y la interpretación de su contenido.
k) Tener el diseño apropiado de acuerdo con el objetivo que se persiga y otras cuestiones de forma.
l) Se hayan empleado correctamente marcas, rayas y dobles rayas.
m) Las hojas de trabajo estén dobladas correctamente.
n) Se conserven adecuadamente, en el proceso de ejecución de la Auditoría.
o) Que contengan referencias cruzadas con los hallazgos que se relacionan entre sí.
p) No incluir en una misma hoja, notas o comentarios sobre asuntos distintos, utilizando una hoja para cada materia tampoco incluirá análisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relación muy estrecha y se complementen.
q) Cuando sean objetos de revisión deberá dejarse constancia en los mismos de la revisión realizada, mediante la firma de quien lo realizó y la fecha en que se efectuó.
r) El auditor tendrá siempre presente que el contenido y orden de los papeles de trabajo reflejan su grado de competencia, experiencia y conocimientos.
s) Al confeccionar los papeles de trabajo correspondientes a las Notas, deberá utilizar plecas como sangría, para identificar los resultados de las comprobaciones por los resultados de los exámenes provenientes de los diferentes papeles de trabajo, plasmándose además el origen de estas, como referencia cruzada entre estos papeles.
t) En cada papel de trabajo Hojas de Notas, debe el auditor utilizar referencia cruzada con los resultados del Informe, ello facilitará la preparación del mismo.
