Consideraciones teóricas y experiencias en el análisis y mejoras de los procesos - Confección de las graficas de proceso

Una vez que se ha elaborado el Mapa de proceso corresponde o es recomendable elaborar las gráficas de proceso. Dos técnicas básicas para representar y analizar procesos son los diagramas de flujos y las gráficas de proceso.

Diagrama de flujo. “El diagrama de flujo describe o muestra el flujo de información, clientes, empleados, equipos o materiales a través de un proceso” (Krajewski y Ritzman: 2000: 112). Tienen la ventaja de que son sencillos de elaborar y muestran secuencialmente todas las actividades que conforman un proceso, lo que facilita el detectar aquellas operaciones esenciales para lograr el éxito y aquellas en las que se producen los fallos mas frecuentes o en las que se consume tiempo innecesariamente.  

Sin existir una regla fija sobre el particular, los diagramas suelen elaborarse simplemente con cuadros, líneas y flechas. Sobre esta técnica no se ofrecen más detalles por el hecho de que en la práctica los autores de este trabajo hemos utilizado más las gráficas de proceso, al considerar esta última más universal y fácil de aplicar.  

Gráficas de proceso. Una gráfica de proceso es una forma organizada de registrar y representar todas las actividades que realiza una persona en una estación o área de trabajo, mientras elabora un producto o brinda un servicio a un cliente.

Las actividades en cuestión se suelen agrupar en seis categorías, a saber:

• Operación: Representa una tarea o actividad que crea, modifica o agrega algo.

• Transporte: Mueve, desplaza o traslada el objeto o cliente de un lugar a otro.

• Inspección: Revisa o verifica algo, pero no realiza ningún cambio.

• Retraso: Se presenta cuando el objeto se queda detenido en espera de una acción posterior.

• Almacén: Ocurre cuando algo es apartado para usarse después.

• Combinación: Cuando se presenta la unión de dos o más actividades.

La información que resulta de desarrollar las gráficas de proceso suele resumirse en una tabla cuyo formato típico es el que se muestra a continuación:

Al igual que en el caso de la elaboración del Mapa de proceso, las gráficas requieren del consenso y la participación de las personas que trabajan directamente en el proceso que sea objeto de estudio.

En el caso de la empresa Ingelmo, se elaboró la gráfica de proceso del área de Preparación de los Cortes, la que es presentada a continuación: