La cuenta de "existencias" es una cuenta de Activo (siempre aparece en el Activo del Balance) y en ella se contabilizan todos los movimientos relativos a las mercaderías. Esta cuenta se incluye dentro de lo que denominamos "Activo circulante", ya que las existencias entran y salen de la empresa, no tienen un carácter permanente, a diferencia, por ejemplo, de las maquinarias.
Adquisición de existencias.
La empresa compra mercaderías y las paga, bien en el momento (compra al contado) o dentro de un plazo acordado con el vendedor (compra a plazo). Esta diferente forma de pago va a originar distintos movimientos contables.
Si paga al contado: se produce un movimiento dentro del Activo del Balance, ya que se incrementa una cuenta (existencias) a costa de disminuir otra (caja o bancos), con lo que el total del Balance no se ve afectado.
Imaginemos que la empresa adquiere existencias por 800.000 pesetas que paga con dinero de la "caja"; su contabilización en el Libro Diario será:
|| || 800.000 Existencias || a || Caja 800.000 || ||
Su reflejo en el Balance es el siguiente (vamos a partir de un Balance inicial con un Activo de 1.000.000 pesetas en "caja" y un Pasivo de 1.000.000 pesetas en "capital"):
|| ACTIVO || PASIVO ||
|| Caja ........................................ 200.000 || Capital ................................ 1.000.000 ||
|| Existencias ............................... 800.000 || ||
Si la compra de existencias se deja a deber al vendedor se origina entonces un movimiento entre Activo y Pasivo del Balance, ya que se incrementa una cuenta del Activo (existencias) y se incrementa también una cuenta del Pasivo (proveedores).
De esta manera el Balance aumenta de tamaño, pero sigue equilibrado (Activo y Pasivo aumentan en la misma cuantía).
Su contabilización en el Libro Diario será:
|| || 800.000 Existencias || a || Proveedores 800.000 || ||
Y el Balance quedará:
|| ACTIVO || PASIVO ||
|| Caja ...................................... 1.000.000 || Capital ................................ 1.000.000 ||
|| Existencias .............................. 800.000 || Proveedores ....................... 800.000 ||
Atención: se requiere concentración...(apaguen el ordenador y no se distraigan)
Habíamos dicho que un apunte en el "debe" (izquierda) del Libro Diario referente a una cuenta de Activo (por ejemplo "existencias) significaba que esa cuenta se incrementaba, mientras que un apunte en el "haber" (derecha) significaba una disminución.
Pero...¿que ocurre con cuentas del Pasivo?, ¿funcionan de igual manera o justo al contrario?...apuestas.... Los que digan que funcionan igual que levanten la mano.... Bien, todos ustedes copien 100 veces "no volveré a equivocarme".
Efectivamente, las cuentas del Pasivo funcionan justo al contrario, tal como se puede ver en este ejemplo con "proveedores": el apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario ha significado un incremento de esta cuenta.
Venta de existencias.
Cuando la empresa vende existencias existen igualmente dos posibilidades.
Que las cobre al contado o que conceda un plazo al comprador. Si las cobra al contado se produce un movimiento entre dos cuentas del Activo: disminuyen "existencias" y aumenta "caja" (o "bancos" si se cobran a través de éstos).
Su apunte en el Libro Diario (imaginemos que se han vendido 500.000 pesetas):
|| || 500.000 Caja || a || Existencias 500.000 || ||
Y el Balance quedará (continuamos con el ejemplo en el que habíamos adquirido existencias pagando al contado):
|| ACTIVO || PASIVO ||
|| Caja ...................................... 700.000 || Capital ................................ 1.000.000 ||
|| Existencias ............................ 300.000 || ||
¿Por qué en "caja" aparece un saldo de 700.000 pesetas? Para ello acudimos al Libro Mayor:
Caja
|| DEBE || HABER ||
|| 1.000.000 || 800.000 ||
|| 500.000 || ||
|| SALDO ............. 700.000 || ||
El apunte de 1.000.000 pesetas corresponde a la aportación incial de capital; a continuación hubo una salida de 800.000 pesetas por la compra de existencias y por último ha habido una entrada de 500.000 pesetas por la venta de existencias.
Como se ha comentado ya, en cuentas del Activo, como es la de "caja", los incrementos van en el "debe" del Libro Mayor y las disminuciones en el "haber".
Si la empresa cobra a plazo: en este caso el movimiento también se produce entre dos cuentas del Activo.
Disminuyen "existencias" y se incrementa la cuenta de "clientes" (en esta cuenta se contabiliza lo que nos deben los clientes).
El apunte en el Libro Diario:
|| || 500.000 Clientes || a || Existencias 500.000 || ||
Y el Balance quedará:
|| ACTIVO || PASIVO ||
|| Caja ...................................... 200.000 || Capital ................................ 1.000.000 ||
|| Clientes ................................. 500.000 || ||
|| Existencias ............................. 300.000 || ||
