El funcionamiento de las partidas de gastos es el siguiente:
Si se pagan al contado:
|| || Cuenta de gastos || a || Caja || ||
Si el pago queda aplazado:
|| || Cuenta de gastos || a || Otros acreedores || ||
Los asientos anteriores se refieren exclusivamente a partidas de gastos que conllevan un pago efectivo de dinero (bien al contado, bien a plazo), como puede ser el coste de la plantilla, el gasto de electricidad y teléfono, gastos financieros, etc.
No obstante, existen partidas de gastos que no conllevan pago de dinero; por ejemplo, si un camión de la empresa sufre un accidente que no cubre el seguro, se origina un gasto para la empresa, sin que se haya producido una salida de dinero.
El asiento en el Libro Diario en este caso sería:
|| || Cuenta de gastos || a || Inmovilizado || ||
Lo que sí se puede observar, es que cualquier cuenta de gastos se incrementa con apuntes en el "debe" del Libro Diario.
Cuando se cierra el ejercicio, los saldos de las distintas cuentas de gastos (que calcularemos acudiendo al Libro Mayor) se llevan a la cuenta de "pérdidas y ganancias".
|| || Pérdidas y Ganancias || a || Cuentas de gastos || ||
Con este apunte de cierre, todas las cuentas de gastos quedan a cero, ya que su saldo se traspasa en su totalidad a "pérdidas y ganancias" (ya hemos visto que esto mismo ocurre con todas las cuentas de ingresos).
Ejemplo:
Imaginemos que el único gasto para una empresa es el pago de sus empleados, que asciende a 1.000.000 pesetas y que se paga al contado.
Esto origina el siguiente asiento en el Libro Diario:
|| || 1.000.000 Gastos de personal || a || Caja 1.000.000 || ||
Al cierre del ejercicio, acudiremos al Libro Mayor de esta cuenta de "gastos de personal" y veremos cual es su saldo:
Gastos de Personal
|| DEBE || HABER ||
|| 1.000.000 || ||
|| SALDO ........... 1.000.000 || ||
.
Y ese saldo lo llevaremos a la cuenta de pérdidas y ganancias:
|| || 1.000.000 Pérdidas y Ganancias || a || Gastos de personal 1.000.000 || ||
Y la cuenta de "gastos de personal" en el Libro Mayor queda:
Gastos de Personal
|| DEBE || HABER ||
|| 1.000.000 || 1.000.000 ||
|| SALDO ................ 0 || ||
La cuenta de "gastos de personal" queda con saldo cero, preparada para comenzar el próximo ejercicio.
Y, ¿cómo queda la cuenta de "pérdidas y ganancias" en el Libro Mayor? ....¿algún voluntario?..Sí, usted, no se esconda.
Pérdidas y Ganancias
|| DEBE || HABER ||
|| 1.000.000 || ||
|| SALDO ............ 1.000.000 || ||
.
La cuenta de "pérdidas y ganancias" queda con un saldo en el "debe" de 1.000.000 pesetas, y la pregunta es: ¿beneficios o pérdidas?.. ¿quién ha dicho que beneficios?..¿usted?... tiene derecho a permanecer en silencio y a no declarar sin presencia de su abogado, cualquier comentario suyo podrá ser utilizado en su contra ....
Por supuesto que son pérdidas: la cuenta de "pérdidas y ganancias" (resultados) es una cuenta del Pasivo del Balance, por lo tanto aumenta por el "haber" (derecha) y disminuye por el "debe" (izquierda); saldos en el "haber" significan beneficios y en el "debe" pérdidas.
Distintas cuentas de gastos
Entre las distintas cuentas de gastos que una empresa puede manejar, vamos a destacar las siguientes:
Consumo de existencias. Hemos visto ya su funcionamiento. Sabemos que recoge el coste de los productos vendidos.
Gastos de personal. Recoge el coste de la plantilla de la empresa.
Gastos financieros. Recoge el coste de los créditos concedidos por la banca.
Amortizaciones. Ya la hemos visto al estudiar el inmovilizado fijo. Se refiere a la pérdida de valor del inmovilizado de la empresa, bien por su uso, bien simplemente por el paso del tiempo.
Por ejemplo:si la empresa tiene un camión que vale 500.000 pesetas y tiene una vida útil de 10 años, este camión va a ir perdiendo cada año un 10% de su valor (50.000 pesetas), hasta que dentro de 10 años no valga nada.
Estas 50.000 pesetas es un gasto que hay que llevar a la cuenta de resultados; el asiento será el siguiente:
|| || 50.000 Amortizaciones || a || Camión 50.000 || ||
.
Y al cierre del ejercicio:
|| || 50.000 Pérdidas y Ganancias || a || Amortizaciones 50.000 || ||
Electricidad, teléfonos, transportes, tributos, etc. Son distintas cuentas de gastos en las que se irán recogiendo los importes correspondientes.
Otros gastos de explotación. Recoge aquellos gastos, generalmente de menor cuantía, que están relacionados con la actividad ordinaria de la empresa y que no se recogen en ninguna cuenta individual específica.
Pérdidas extraordinarias. Son pérdidas que sufre la empresa, de naturaleza ocasional y sin relación con su actividad ordinaria. Por ejemplo, una empresa sufre un incendio en un almacén que no tiene asegurado.
