Conocido el precio y determinado el coste objetivo, se debe proceder a realizar los análisis conducentes a encontrar y descubrir la forma de lograr el coste en cuestión.
Para reducir los costes es fundamental reconocer la existencia de dos costes, aquellos que son estructurales y que tienen que ver con el sistema de trabajo y producción de la empresa, lo cual implica improductividades, desperdicios y derroche de recursos en actividades innecesarias o no generadoras de valor agregado para los clientes; y por otro tenemos los costes específicos del producto o servicio bajo análisis, los cuales comprenden tanto los insumos utilizados, las actividades que le son particulares, como el diseño tanto del producto o servicio, así como el diseño del proceso respectivo.
Podemos simplificar las características del producto, eliminar componentes o atributos innecesarios o no valorados por los consumidores, y aún así continuar con elevados costos producto de los desperdicios ocasionados por excesos de inventarios, tiempos de máquinas inutilizados, exceso de espacio y mano de obra, transportes y movimientos innecesarios, entre muchos otros. Ahora bien, la manera de trabajar sobre cada uno de estos costes a los efectos de su reducción es diferente, y por lo tanto deben ser previamente calificados a los efectos de su posterior tratamiento.
Sí partimos del precio y le restamos el beneficio esperado, llegamos al coste objetivo. El tema ahora es como concretar o hacer realidad este coste. Acá debemos distinguir entre el coste objetivo de un producto nuevo y el coste objetivo de un producto ya en elaboración. En este último caso ya se conocen sus costes reales y por comparación de este con el coste objetivo tenemos la reducción a efectuar. A los costes reales los clasificamos en sus diversos componentes y podemos analizar que componentes son necesarios o no, que material o insumo puede utilizarse, que actividades son necesarias y cuales no, en que medida un cambio de material puede llevar a una reducción en los costos de procesamiento, que niveles de improductividades existen y como pueden ser reducidas, que conviene producir internamente y que comprar, que tercerizar y que no tercerizar.
De lo dicho anteriormente podemos tener el caso que un componente de un determinado material requiera de un tratamiento especial, siendo la suma del componente utilizado mas el respectivo tratamiento superior al de un material mas caro pero que requiere de un tratamiento mucho menos costoso. Por lo cual no es en el precio del insumo en lo que debemos prestar atención sino en el costo total del mismo, lo cual comprende además el costo de los demás materiales y procesamientos necesarios para producir el bien en su totalidad. Es en el costo del bien en su totalidad en lo cual debemos concentrarnos. Determinados componentes pueden ser más fabricados con insumos de bajo costo, pero que al necesitar procesamientos especiales y combinarse con otros elementos, hacen a un coste total más elevado.
Es el coste sistémico o visto desde una visión sistémica la cuestión fundamental, pues debe lograrse un determinado objetivo, cumpliendo con determinadas restricciones en materia de calidad y normas legales, haciendo mínimo el coste total del producto o servicio.
Cada función del producto debe ser desagregada, analizando posteriormente las partes o componentes que hacen al cumplimiento de dicha función. Es necesario repensar que tan necesaria es la función, si la misma puede ser combinada y cómo. Luego deberá mejorarse tanto el diseño de los componentes, tomando en consideración tanto la calidad y costo de los insumos, como el costo y efectividad del o los procesamientos, combinado ello con los demás elementos con los cuales interactúa el componente y las funciones bajo análisis.
Además al tratar de un insumo en particular, debe ser considerado el coste total y no sólo el precio del insumo. Este coste total se ve integrado no sólo por el precio, sino también por la calidad, la frecuencia y fiabilidad de las entregas por parte del proveedor, más todos los conceptos antes vertidos acerca de la relación sistémica del componente con los demás elementos que hacen al sistema.
No es la búsqueda del coste más bajo en cada componente lo que permite el coste más bajo del producto o servicio en su conjunto. Aún, cuando los componentes individualmente considerados sean los mejores, es en el funcionamiento en su conjunto como deben ser evaluados. Cuando se realiza dicha evaluación no sólo cuenta como se integra cada insumo o componente con los demás elementos del bien, sino como se interrelacionan tanto con dichos elementos, como con el proceso productivo.
¿Quiénes deben participar del análisis y de qué forma?
Deben participar del análisis tendiente al logro del coste objetivo tanto los empleados o trabajadores directamente involucrados en las labores, como personal técnico o de staff. Las actividades deben ser realizadas de manera grupal, debiendo existir grupos permanentes que tengan como objetivo la reducción sistemática de los costes estructurales, y otros grupos creados específicamente para la reducción de los costes específicos de un bien en particular, sea este un nuevo producto o bien uno ya en producción.
Es esencial que los integrantes de los grupos estén debidamente capacitados y entrenados en temas tales como: trabajo en equipo, pensamiento sistémico, resolución de problemas, creatividad e innovación, mejora continua, herramientas de gestión, análisis inverso y análisis paretiano, modelaje, investigación de operaciones e ingeniería económica entre otros.
El modelaje, la investigación de operaciones y la ingeniería económica es fundamental para los asesores o miembros del staff, no así para el resto del personal.
Fundamentalmente el logro del coste objetivo debe ser encarado como un proceso o producto a mejorar o bien un problema a resolver. Por ello se principia fijando dicho objetivo, y determinando que tan lejos está del coste actual, para el caso de que el bien ya este produciéndose, o bien determinando los componentes y sus características a los efectos de cumplir con el coste objetivo. Este último tratamiento implica una verdadera reingeniería de los productos y sus procesos. Significa pensar de que manera producir el bien o servicio de forma tal de no superar el coste objetivo.
El pensar en un coste objetivo lleva a una verdadera revolución en la manera de encarar la producción de un bien o servicio, pues implica evaluar que componentes deben integrar el mismo, de que material deben estar constituidos y como deben procesarse de forma tal de lograr el objetivo en materia de coste.
