Datos, Información y Comunicación - Búsqueda de información

Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de uno o de las tres fuentes siguientes:

1)     El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:

Ø           Observación no dirigida: El que busca no tiene en mente un objetivo específico: lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro.

Ø           Observación condicionada: El observador concentra su atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una búsqueda activa. Si aparece una señal de algún tipo, el observador está listo para evaluarla.

Ø           Búsqueda informal: Es una búsqueda activa, dirigida pero con poca estructuración.

Ø           Búsqueda formal: Es un método sistemático, que sigue a un plan previamente establecido tendiente a obtener información específica o información relacionada con un problema concreto.

2)     El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo: Las probabilidades de conseguir la información deseada dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido al momento de guardarlos. La clasificación consiste en estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Cuanto más refinados sean el índice y la clasificación del código, más caro será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación, disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes pueden obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento, deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el MIS:

Ø           Identificación de los usuarios y de sus necesidades: El usuario de la información es la figura principal en el sistema de información.

Ø           Selección de datos para almacenamiento y recuperación: Las necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse su importancia relativa.

Ø           Obtención de datos: Es preciso establecer los procedimientos para reunir los datos.

Ø           Tipos de almacenamiento: La selección de tales tipos se basa a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología moderna o las consideraciones del sistema de información administrativa.

Ø           Método de clasificación o indexación: El sistema deberá englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.

Ø           Procedimientos de recuperación: Deben establecerse procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de búsqueda.

Ø           Conservar perfiles de intereses de los usuarios: Debería incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y cambiantes de los usuarios.

Ø           Interpretación de datos: Exige estructuración, integración y filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible.

Ø           Difusión de información: Hay que establecer procedimientos para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil.

Ø           Actualización de los archivos de almacenamiento: A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa un serio problema sacar el material obsoleto.

3)     Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar).