PRESUPUESTO DE VENTAS
El pronóstico de ventas es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre Existe una multitud de factores que afectan las ventas, como las políticas de precio, el grado de competencia ínter e intraindustrial, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
Sin embargo, muchas compañías grandes han desarrollado técnicas muy refinadas para efectuar sus pronósticos y pueden lograr regularmente una realización de ventas de 97% o 98%. La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de ventas.
Tanto en este como en los demás presupuestos, el análisis debe realizarse contemplando las tres fases fundamentales: previsión, presupuesto y control.
Previsión de ventas
Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto integral, ya que constituye la definición del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La determinación de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos prioritarios.
Su correcto cálculo facilita a largo plazo la elaboración de un programa de inversiones y financiación; a corto plazo permite la ejecución de un presupuesto de producción en función de una política de inventarios, y la obtención de un presupuesto de compras y de gastos comerciales, así como de gastos financieros.
Presupuesto de ventas, presupongo la cuantificación de los objetivos a alcanzar, como base se adopta el presupuesto anual, aunque su seguimiento obliga a dividirlo mensualmente. La estacionalidad de las ventas influye en el reparto realizado.
El reparto se realizará por áreas geográficas y por vendedores, para lo cual habrá que desarrollar una distribución por nivel porcentual de ocupación de cada área o agente. La presupuestación final que se haga debe efectuarse por productos o líneas de productos.
El conjunto de variables analizadas dará una mezcla de productos heterogéneos con distintos márgenes unitarios, lo que puede ocasionar distorsiones en el margen total aunque se alcance la previsión en términos absolutos de ventas.
Control de ventas, el control efectivo puede realizarse mediante el cálculo de desviaciones entre lo presupuestado y lo real, por períodos, por áreas y vendedores, y por product
El presupuesto de ventas se puede resumir así:
Presupuesto de Ventas = volumen de ventas estimado x precio unitario esperado
Ventajas del presupuesto de ventas
· Mejorar la penetración en el mercado
· Elevar la efectividad en ventas
· Anticipar las peticiones del consumidor
· Conocer la necesidad de nuevos productos
· Saber de las estrategias de la competencia
· Evaluar los canales de distribución
· Anticipar pedidos a subcontratistas
· Fijar el nivel de actividad del negocio
· Dimensionar el equipo de ventas
EL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
El presupuesto de producción determina el número de unidades por cada producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a través de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados.
Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y producción para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o servicios en condiciones óptimas de cantidades y costos.
El responsable de producción es el Director o Gerente de planta, quien debe conocer y manejar:
· Capacidad de la fábrica
· Capacidad del personal
· Disponibilidad de materiales
· Limitaciones técnicas
· Limitaciones de inversión
· Costos de elementos productivos
Los pasos a seguir en la planificación de la producción pueden ser:
· Determinar el nivel de inventario por producto de acuerdo al plan de ventas y las necesidades de rotación de inventarios.
· Necesidad de producción total y por producto
· Análisis de capacidad de producción
· Determinar la complejidad y duración de los procesos de fabricación
· Revisar las condiciones de instalaciones de la fábrica
· Elaborar el presupuesto de materia prima
· Elaborar el presupuesto de mano de obra
· Elaborar el presupuesto de Gastos de Fabricación
· Elaborar el presupuesto de inversiones (compras de maquinaria, respuestos)
El presupuesto de producción se calcula:
Presupuesto de producción = Ventas presupuestadas (unidades)
+Inventario final de artículos terminados deseado
- Inventario inicial de artículos terminados
PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA
La materia prima es un elemento que constituye de mayor incidencia en los costos de los productos fabricados, por esta razón la elaboración del presupuesto de materia prima tiene como objetivo determinar las necesidades de materia prima con un nivel adecuado de inventarios y una razonable compra de la materia prima.
El momento de determinar la necesidad de materia prima existen casos en los que la calificación de los materiales a utilizarse pueden tener dificultades como:
· La conformación del producto
· Los nuevos productos
· Los lotes de producción
· Los porcentajes de desperdicios
El presupuesto de compras de materia prima es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, ya que las cantidades por compras y los planes de entrega deben establecerse rápidamente, para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.
Por lo general se dispone de una hoja de especificaciones o formulación para cada producto que muestre el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción.
Con base a esa lista, el departamento de compras prepara los programas de compras y entregas, los que deben estar en estrecha combinación con el presupuesto de producción y con los programas de entrega del proveedor.
El presupuesto de suministros de materiales indirectos se incluye en el presupuesto de los costos indirectos de fabricación
Para la elaboración del presupuesto de compras se requiere contar con la siguiente información:
· Presupuesto de producción en unidades
· Inventario final de materia prima en unidades
· Inventario inicial real en unidades
· Precio de compra por unidad
Presupuesto requerimiento Materia Prima = Producción presupuestada
x requerimiento por unidad de materia prima
Presupuesto de compras de materia prima = Requerimiento de materia prima
+ Inventario final deseado de materia prima
= Necesidad total de materia prima
-Inventario inicial de materia prima
= Total compras presupuestadas (unidades)
x costo unitario de materia prima
= Presupuesto de compras (valorado)
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA
El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por producto.
A pesar de que la incidencia en el costo total no sea significativa, su revisión y utilización futura será determinantes para el manejo y rendimiento de la producción, para lo cual es necesario considerar los siguientes aspectos
1. Administración de mano de obra
Necesidad de trabajadores calificados o no
Contratación y entrenamiento
Negociación con el sindicato
Administración de sueldos y salarios
2. Determinación del costo de mano de obra
Clasificación en mano de obra directa o indirecta
Costos normales y extraordinarios
Métodos de pago de los salarios
Determinación del listado de mano de obra a utilizarse
Disponibilidad de tiempos estándares o predeterminados
Revisión del registro de costos históricos
3. Inclusión de sistemas de mejoramiento de la eficiencia en la mano de obra
Estudio de tiempos y movimientos
Costos estándares
Estimados directos del supervisor
Efectividad en la contratación
Entrenamiento y adiestramiento
Plan de permisos y bonificaciones especiales por resultados
Informe de horas efectivas trabajadas
Determinación de los costos de mano de obra por tipo de producto
Desarrollo del presupuesto de mano de obra
En el desarrollo del presupuesto de mano de obra se debe considerar los siguientes aspectos:
1. El tiempo necesario para fabricar una unidad de producto
2. Costo de mano de obra que en presupuestos se denomina tasa salarial
El tiempo necesario esta dado por el Gerente de producción a través de experiencias anteriores, estudio de tiempos y movimientos, tiempos estimados por los supervisores de producción o por la contratación de un grupo asesor externo.
La tasa salarial resulta de la suma de los sueldos mas bonificaciones sociales, bonificaciones alcanzadas por contrato colectivo, todo esto dividido para las horas que tiene el mes. Es necesario establecer además una tasa salarial promedio clasificando a los obreros de acuerdo a su sueldo percibido en cada departamento o proceso, considerando su mayor o menor eficiencia.
El presupuesto de mano de obra se calcula de la siguiente forma:
Presupuesto mano de obra = Producción presupuestada
x horas mano de obra por producto
= Total horas mano de obra presupuestada
x costo por hora de mano de obra
= Presupuesto de mano de obra
PRESUPUESTO DE COSTOS DE FABRICACIÓN
En todas las actividades existen costos y cargos que se los puede identificar a que producto o servicio en particular corresponden, sin embargo, existe un grupo de costos y gastos (fijos y variables) que sirven para la producción, pero que su identificación específica respecto a qué producto o bien corresponde es difícil precisar. Si la administración desea eliminar distribuciones de los costos y gastos indirectos que provoquen bienes o servicios subsidiados en perjuicio de otros, se debe procurar definir criterios de asignación de costos que arrojen valoraciones de productos y/o servicios mas ajustados a la realidad, ya que sobre esa base se tomarán decisiones.
A continuación se presentan grupos de costos que por su influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser analizados en detalle:
1. Costos fijos, variables, semivariables
2. Costos directos e indirectos
3. Costos controlables y no controlables
Los problemas usuales en el manejo de la carga fabril están en la determinación de las bases de distribución
a) Departamento de servicios
- Reparación y mantenimiento - No. de horas reportadas
- Departamento de energía - Kw por hora
- Departamento de compras - No. de pedidos
- Administración de planta - No. de empleados
b) Departamentos productivos
- Unidades productivas
- Horas de mano de obra directa
- Horas máquina
- Importe de mano de obra directa
- Materia prima consumida
Para la elaboración del presupuesto de costos indirectos de fabricación es necesario determinar la tasa de aplicación de costos indirectos en función de las diferentes bases de aplicación (horas mano de obra directa, horas máquina, costo materia prima, costo mano de obra, unidades a producir); y su cálculo puede definirse en lo siguiente:
T.A. = Costos indirectos fabricación estimados = tasa por hora mano de obra
Total horas mano de obra directa
Presupuesto de costos indirectos de fabricación = horas mano de obra directa (del producto)
x tasa costos indirectos por hora de mano de obra
= Costos indirectos presupuestados (total)
: Presupuesto de producción (unidades
= Costos indirectos presupuestados (unitario)
Con la información anterior se puede ya definir el Costo de ventas Presupuestado siendo su estructura la siguiente:
Inventario inicial de materia prima
+ Presupuesto de compras
- Inventario final de materia prima
=Costo de materia prima utilizada
+ Presupuesto de mano de obra directa
+ Presupuesto de costos indirectos de fabricación
= Costo de producción presupuestado
+ Inventario inicial de productos terminados
- Inventario final de productos terminados
= Costo de Ventas presupuestado
