Decisiones gerenciales en base a los presupuestos - Clases de presupuestos (II)

PRESUPUESTOS DE GASTOS DE OPERACIÓN

PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

El presupuesto administrativo incluye la función de la alta gerencia así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad.  Las funciones que incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización.  Normalmente las grandes empresas mantienen sus propios departamentos legales, de auditoría interna, de impuestos, de seguros, mientras que las empresas pequeñas por lo general dependen de expertos ajenos a la empresa.

En algunas compañías las actividades legales y de tesorería están combinadas, en otras operan por separado, el departamento de créditos puede estar incluido en la función de contabilidad, tesorería o ventas.

Una gran porción de los costos administrativos tienden a ser fijos o no están claramente relacionados con las ventas, es probable que haya un exceso de personal de oficina a niveles bajos de operación y mayores cargas de trabajo en los niveles más altos. El presupuesto de gastos administrativos englobará las secciones de administración general, dirección general y gastos generales comunes.

Se consideran todos los gastos por naturaleza que con carácter principal o accesorio realicen los departamentos descritos.  Son imputables gastos tales como sueldos, material de oficina, viajes, dietas del personal, gastos de contratación de nuevo personal, etc., así como los gastos generales comunes como alumbrado, teléfono, correo, etc.

La dificultad de reparto no permite crear ninguna unidad de medida que los recoja, ya que ello debería realizarse a través de un sistema admitido por los demás departamentos que reciban su gasto.  Es sin duda el área que plantea mayores dificultades, solo los gastos generales permiten utilizar unidades homogéneas de reparto, como por ejemplo el teléfono.

El control de las realizaciones únicamente puede efectuarse por medio de un análisis de las desviaciones en términos absolutos por naturalezas.

PRESUPUESTO DE GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN

Este presupuesto englobará todos los gastos que por promoción, administración comercial, venta directa o costos de la sección de expediciones se produzcan en la distribución de los productos.

Será imprescindible realizar una separación de los gastos por naturalezas y con carácter departamental.

1.       Promoción: publicidad y material de promoción

2.       Red de ventas: sueldos y comisiones de la red de venta, y demás gastos varios que     los vendedores produzcan.

3.           Administración comercial:  sueldos, gastos de oficina, suscripciones, etc., es decir  todos los gastos  comerciales de carácter  administrativo  y  de apoyo  a la  venta directa.

4.           Expediciones:  sueldos,   transporte  sobre  ventas,  embalajes   y  demás material auxiliar

Las cuatro categorías de gastos descritas pueden o no considerarse repercutibles a los productos y estimarse como costos del período.

Su división permite dar a cada responsable los medios necesarios para el ejercicio de su actividad.  El problema se presenta cuando quiere medirse la actividad de cada sección, ya que su determinación posibilitará el reparto.

1.       Promoción: en función del costo de los medios utilizados,  dividiéndolo   por    el  producto o líneas de producto que lo originan.

2.       Red de ventas: volumen de ventas por agente o área geográfica

3.       Administración comercial: no es posible medir su actividad por  ninguna  variable  homogénea, debido a la diversificación de tareas que realiza.

4.       Expediciones: el número de unidades, valor o peso de los productos  facturados  permitirá repartir sus gastos.

El ejercicio de un análisis de rentabilidad puede aplicarse con objeto de determinar los márgenes por producto, facilitando así su distribución por clientes, canales de distribución, pedidos, áreas geográficas, vendedores y productos.

El control de los gastos de ventas implica el cálculo de desviaciones y análisis de las diferencias más significativas, imputando a cada responsable la justificación de sus gastos.

PRESUPUESTO DE GASTOS FINANCIEROS

Es de carácter aleatorio y depende siempre de las necesidades financieras planteadas por los plazos de cobro y los plazos de pago.

La previsión de gastos financieros recogerá los intereses de créditos y préstamos, los descuentos comerciales, los gastos de transferencias y las devoluciones de artículos.

El presupuesto de gastos financieros podría establecerse en función de las ventas brutas y efectuarse así el reparto en función de las ventas presupuestadas por productos.

Es difícil ejercer un correcto control de gastos financieros, ya que son muchas las variables susceptibles de provocar fluctuaciones.  Las desviaciones serán un indicador de gestión financiera.

FLUJO DE CAJA

El presupuesto de efectivo tiene mucho que ofrecer a la administración de una empresa para el desarrollo de la tarea de coordinación y conducción hacia la posición donde se logre alcanzar su máximo valor.  Este presupuesto es desarrollado normalmente por el tesorero de la empresa, quien depende del director de finanzas, y tiene a su cargo la administración de la liquidez de la compañía.

Se podría definir el presupuesto de efectivo como un pronóstico de entradas y salidas de efectivo que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia, obliga a planear la inversión de los sobrantes y la recuperación-obtención de los faltantes.  Para una empresa es vital tener información oportuna acerca del comportamiento de sus flujos de efectivo ya que le permite una administración óptima de su liquidez y evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la quiebra y la intervención por parte de los acreedores sobre todo en una época en la cual el recurso más escaso y caro es el efectivo.  Es más fácil que una empresa quiebre por falta de liquidez que por falta de rentabilidad, lo que demuestra la importancia de una buena administración de la liquidez, es necesario, por ende, conocer el comportamiento de los flujos de efectivo, lo que se lo hace por medio del presupuesto de efectivo.

La liquidez de una organización es igual a su capacidad para convertir un activo en efectivo y, en general, de contar con los medios adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos contraídos.  La liquidez de una empresa esta en función de dos dimensiones:  el tiempo necesario para convertir el activo en efectivo y el grado de seguridad asociado con el precio al cual se realizará el activo.

Los objetivos que se logran al elaborar el presupuesto de efectivo son:

·      Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de efectivo a través del período o períodos de que se trate.

·      Detectar en qué períodos habrá faltantes y sobrantes de efectivo y a cuánto ascenderán.

·      Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas

·      Determinar si es óptimo el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o subinversión.

·      Fijar políticas de dividendos en la empresa.

·      Determinar si los proyectos de inversión son rentables.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO

El presupuesto maestro esta constituido por dos presupuestos: el de operación y el financiero.  El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar una organización, que son las actividades típicas a través de las cuales una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad.  Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos de fabricación, de costo de venta y de gastos de operación.  Estos, a su vez, requieren ser resumidos en un reporte que permita a la administración, conocer hacia donde se dirigirán los esfuerzos en torno a la operación de la compañía, lo cual se logra a través del estado de resultados proyectado.

BALANCE GENERAL PROYECTADO

En el diseño de actividades, cuando se refiere al presupuesto anual, debe estar encaminado a lograr una situación conveniente para la empresa en dicho período, lo que se puede alcanzar mediante la elaboración de estados financieros presupuestados, que nos servirán de guía durante el período considerado.

A continuación se presenta la metodología para elaborar el balance o estado de situación financiera presupuestado y como determinar cada partida que integra el balance.

1.  Activos corrientes:

a)  Efectivo:  la cantidad se obtiene del presupuesto de efectivo una vez determinado  el saldo final, mediante rotaciones u otra política establecida.

b)  Cuentas por cobrar:  este saldo se obtiene sumando las cuentas por cobrar iniciales mas ventas a crédito del período presupuestal menos los cobros efectuados durante el mismo período.

c)  Inventarios:  el saldo de materia prima y de artículos terminados se obtiene del presupuesto de inventarios, el cual se determinó en el desarrollo del presupuesto de operación.  También se puede hacer de acuerdo con la rotación que se espera tengan ambas partidas.

d)  Inversiones temporales:  el saldo dependerá de la existencia o no de aumentos o disminuciones, sumándolos o restándolos, respectivamente, al saldo que había al comienzo del período presupuestal.

2.  Activos no corrientes:

Según el activo de que se trate, al saldo inicial se le suma la cantidad correspondiente de las nuevas adquisiciones, y se le restan las ventas correspondientes a dicho activo.  El mismo procedimiento se aplica para la depreciación acumulada

3.  Pasivo a corto plazo:

a)  Proveedores:  al saldo inicial se le suma el total de compras efectuadas durante el período presupuestal, y a este resultado se le restan los pagos efectuados durante dicho período.  También es posible determinarlo mediante la rotación esperada.

b)  Otros pasivos:  según las condiciones que se establezcan para cada una de ellas

4.  Pasivos a largo plazo:

En relación con los demás pasivos, tanto a corto como a largo plazo, a la cantidad inicial se le suma nuevos pasivos si se produjeron, o se le resta si se pagaron, ya sea el total o parte de ellos.

5.  Capital contable:

a)  Capital social:  esta cantidad que aparece en el balance inicial solo se modifica si hubo nuevos aportes de los accionistas.

b)        Utilidades retenidas:  al saldo inicial se le aumentan las utilidades del período presupuestal, el que se obtiene del estado de resultados presupuestado; si hay pérdidas, se resta al saldo inicial de utilidades retenidas, lo mismo que se decretaron dividendos.