Decisiones gerenciales en base a los presupuestos - La planificación presupuestaria

La ejecución y administración del presupuesto se inicia con la revisión de los recursos a emplearse, se debe establecer la respetabilidad y compromiso de cada miembro del equipo de gerencia respecto a la contribución que se espera de la gestión, se revisarán criterios básicos de administración en general, resaltando el papel de la planificación en la consecución de los objetivos, se verá el proceso de planeamiento estratégico como base del negocio para llegar al propósito del mismo en mediano y corto plazo.

Los aspectos que deben manejarse por quienes tienen la responsabilidad de planificar en las instituciones tanto públicas como privadas en general pueden ser:

a.  La mecánica de la presupuestación

El manejo operativo, numérico y mecánico de los Presupuestos no puede ni debe fallar, pues es la simple recolección, proceso y presentación de los resultados que se esperan en el período presupuestado; que consiste esencialmente en:

·      Diseñar los formatos e informes

·      Determinar los datos necesarios

·      Estructurar los métodos operativos para completar y desarrollar los procesos

b.  Las técnicas de la presupuestación

Son aquellos métodos de desarrollo de la información para uso administrativo en el proceso de toma de decisiones, relacionados con las  estimaciones, y que nos sirve para validar y respaldar las proyecciones.  Entre estos tenemos:

·      Métodos para pronosticar ventas

·      Análisis de punto de equilibrio

·      Determinación de costos estándar

·      Presupuestación variable

·      Investigación de operaciones (ventas, producción, inventarios)

·      Determinación de la capacidad de producción

·      Presupuesto base cero

c.       Fundamentos de la presupuestación

Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario.  La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercarán los objetivos.  Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.

Entre los fundamentos que facilitan la consecución de los presupuestos tenemos:

·      Compromiso de la administración

·      Sistema de comunicación efectiva

·      Sistema participativo

·      Estructura organizacional definida

·      Expectativas realistas (objetivos y metas)

·      Asignación de recursos

·      Horizontes de los presupuestos

·      Referencias históricas (tendencias y comportamientos)

·      Flexibilidad de los presupuestos

·      Seguimiento y control

·      Contabilidad por responsabilidades