El desarrollo del tablero de comando para el control de ejecución de proyectos, necesita una base organizativa estructurada, que garantice una evaluación sistemática de un conjunto de indicadores, que permita realizar un diagnóstico para tomar las decisiones en función de la estrategia definida para el proyecto. La base de datos de proyectos en ejecución y el Project 2002 brindan esta base organizativa para la estrategia de la gestión de proyectos.
El tableros de comando de proyectos forma parte de un sistema de información basado en un conjunto de indicadores claves, desagregados acorde con la estructura funcional, que permiten evaluar el estado de los proyectos en cada corte así como acceder a la información primaria a través de las páginas Web como interfase entre el Project y la base de datos. Los indicadores más importantes están asociados al costo, tiempo, calidad, logística y resultados parciales. La evaluación de los indicadores permite la toma de decisiones en función de los objetivos y la estrategia del proyecto.
En el contenido se expresa la documentación de la programación, se realizan los cortes de acuerdo con la estrategia de control del proyecto, la información se organiza en almacenes de datos, fondo de recursos compartidos, tablas, gráficos y evaluaciones, se analiza la información y se agrupa en función de las partes interesadas con vista a que ejercer el control de ejecución de proyectos. Se realizan pronósticos, para finalmente tomar las decisiones, proceder al ajuste y actualizar el sistema. Se muestra la secuencia a seguir, en un proceso cíclico por corte programados en los hitos.
Las bases de datos de los proyectos en ejecución brindan una organización que facilita el acceso a los mismos, a partir de una información primaria, que permite acceder a una información complementaria en los casos que así se requiera. La evaluación ponderada en la base de datos de los proyectos permite la evaluación de los indicadores y constituye la base de desarrollo de la Dirección Integrada por Proyectos ( DIP ).
En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de las más importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones para lograr los objetivos del mismo, en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por el cliente y las partes interesadas.
Durante el proceso de planificación se desarrolló la programación estructurada del proyecto y sobre esta base se confeccionó el mapa informático del proyecto con el objetivo de facilitar la gestión del conocimiento del mismo, concepto importante para desarrollar un buen control de ejecución con la información necesaria.
Para lograr el éxito de la ejecución, es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo, donde el papel del director de proyecto como líder es decisivo.
El proceso de ejecución y control se repite tantas veces como cortes tenga el proyecto.
El análisis de la información es el paso previo entre el sistema de información y el proceso de control del proyecto. Es el proceso por el cual se selecciona del almacén de datos la información necesaria para preparar la evaluación haciendo uso del tablero de comando en cada nivel estructurado del sistema, atendiendo a la matriz de responsabilidad y sus objetivos. Se obtienen las decisiones a tomar para el ajuste y actualización en un proceso iterativo.
Al finalizar se ejecuta el cierre del proyecto siempre que cumplan los objetivos del proyecto aprobados por la gerencia. No es posible pasar a la etapa de cierre sin que exista la aprobación.
El esquema representa a grandes rasgos los pasos más importantes en el control de ejecución por cortes en el proyecto.
El análisis debe ser desarrollado sobre la base de los cortes programados, diseñando salidas de la información hacia la partes interesadas en el proyecto, acorde con sus funciones mediante tablas, gráficos, informes, páginas Web, vinculaciones dinámicas a través de consultas o informes previamente elaborados. La capacidad de análisis debe estar en correspondencia con el volumen de información a procesar y los requerimientos para realizar el control según la estructura funcional de la entidad. [ 14 ]
La información almacenada en el corte, requiere de un análisis y distribución de la misma en función de las áreas de interés. La información asociada a un determinado problema, detectado en el corte, debe ser capaz de caracterizar el mismo, de realizar un diagnóstico donde se evalúe la calidad, la logística y los factores que inciden en el mismo. Cuando esto no es posible, es necesario buscar mas información. Si el problema esta bien definido y caracterizado con un buen diagnóstico, las soluciones estarán acordes con el problema. Una de las habilidades mas importantes que debe tener el director de proyectos, es el saber identificar cuando el nivel de información y su análisis es el adecuado para la toma de decisiones. Un problema mal identificado conduce a soluciones erróneas. Un problema bien planteado siempre tiene solución. Las soluciones morosas son inoportunas, las aventuradas son peligrosas.
En el proceso de ejecución el concepto de mapa informático facilita la interpretación gráfica de los controles por cortes que se ejecutan en el proyecto estructurado. El tablero de comando debe reflejar los indicadores y su evaluación, lo que se logra con la combinación de la línea base, línea de progreso y la tabla de seguimiento. Las páginas Web contribuyen con este concepto por la información que refleja y las facilidades que brindan las vinculaciones. [9]
