En el proceso de control del proyecto se genera un gran volumen de información representado en tablas, gráficos y evaluaciones entre otras. En el siguiente gráfico se pueden observar las diferentes evaluaciones que pueden presentarse de un proyecto en ejecución.
· Si CPI y SPI > 1 la evaluación debe ser de MB.
· Si CPI y SPI < 1 la evaluación debe ser de M.
Para valores intermedios, puede brindarse una evaluación entre R y B en dependencia de los valores numéricos alcanzados y las valoraciones cualitativas priorizadas.
Si | CPI | > | SPI | la evaluación debe ser de B.
Si | CPI | < | SPI | la evaluación debe ser R.
Si se alternan los ejes puede cambiarse la prioridad del costo sobre el tiempo en el segundo y cuarto cuadrantes. Si la metodología es válida para un conjunto de proyectos y si se aplican consecuentemente, las evaluaciones comparativas relativas al mismo sistema de evaluación son válidas. Después de aplicada consecuentemente la metodología, ésta puede ajustarse en el proceso de perfeccionamiento.
El uso del tablero de comando está muy generalizado en la literatura actual y conceptualmente brinda una información primaria que caracteriza la evaluación del corte y permite mediante un conjunto de vinculaciones a través de las páginas Web continuar buscando información en los casos que la complejidad lo requiera. Si la información del tablero de comandos brinda una luz verde indica que no es necesario buscar mayor información, la evaluación es satisfactoria y se puede dedicar mayor tiempo a otros proyectos que así lo requieren.
Los criterios de medida están asociados al costo, el tiempo, la calidad y la logística y cada uno ha sido evaluado en los distintos cortes. Un criterio válido es afirmar que los problemas de calidad y logística normalmente se reflejan en el costo y en el tiempo, por tanto una solución es buscar la forma de evaluar de conjunto estos indicadores para calificar la evaluación del proyecto. Otro criterio es el de representar la calidad en un tercer eje, no obstante, los problemas de rechazo por baja calidad o grandes aciertos se reflejan tanto en el costo como en el tiempo. Las valoraciones de R y B pueden definirse relativamente.
Si CPI > 1 y SPI < 1 La evaluación puede ser R ó B.
La evaluación de proyectos por cortes con la línea de progreso y el seguimiento con el avance fisco, permite obtener en cada corte, una caracterización del proyecto que llevados a la hoja de cálculo electrónico, permite evaluar el comportamiento del proyecto, realizar un diagnóstico del mismo y brindar los elementos necesarios para el pronóstico en función de la situación actual y las características del próximo intervalo. [13]
El Project brinda la información instantánea de un corte. La transferencia de la información de los cortes del Project al Excel, permiten medir el comportamiento del proyecto mediante la interpretación de las tablas y gráficos correspondientes.
El registro del SPI y el CPI en el tablero de comando por cortes, permite el análisis del comportamiento del proyecto con el objetivo de tomar las decisiones estratégicas que conduzcan al éxito del proyecto.
En el siguiente gráfico se muestra un ejemplo de la variación del SPI y CPI en función de los cortes programados en Project y representados en Excel.
El SPI presenta cuatro tramos característicos, dos con SPI >1, en el que la programación está adelantada y dos con SPI < 1. Al final termina con SPI =1 cumpliendo con la programación y dependiendo del valor obtenido, recibirá la calificación de bien a regular. [14]
El CPI en el tramo inicial no tiene variación manteniendo el valor CPI=1 después pasa a CPI >1 donde se gasta menos de lo presupuestado y después toma CPI < 1 y termina con este valor. Al final termina en tiempo con un costo superior.
El proyecto brinda en cada corte la información del comportamiento del presupuesto. Para evaluar el mismo es necesario exportar la información a la tabla de cálculo electrónico y con esta información es posible calcular un conjunto de indicadores para después seleccionar en cada caso cuales seleccionar para realizar el análisis final.
En el siguiente ejemplo se muestra la línea de progreso en el corte con fecha 7/7/99 con las tareas 5 y 7 que tienen un evaluación favorable con relación al SPI y CPI de acuerdo con la información de la tabla que brinda el Project, por tanto en la evaluación del desempeño de los participantes en estas tareas deben ser recogidos estos resultados positivos. En el caso de la tarea 8, debía haber ejecutado en valor $4,156.19 y ejecutó para la fecha de corte $ 3, 127.84. Si no ejecutó lo que tenia previsto equivale a un atraso en tiempo representado por el SPI<1. Para este caso tanto el SPI como el CPI son menores que 1 y por tanto su evaluación debe ser 2 puntos o su equivalente mal ( M ). Estos resultados pueden influir desfavorablemente en la evaluación del desempeño de los participantes de esta tarea. Este análisis debe ser llevado en una columna insertada en el Project que actualiza una base de datos de la fuerza de trabajo que debe evaluar sistemáticamente los recursos humanos por cortes en los proyectos. La tarea 5 representa un análisis similar. Este análisis es válido para una tarea aislada, una tarea resumen como la No 2 que tiene una evaluación favorable SPI > CPI > 1 MB y la evaluación del proyecto representativa de todas las tareas que en este caso es M.
La página Web que recoge la evaluación está relacionada con los indicadores de costo y tiempo CPI = CPTR / CRTR y SPI = CPTR / CPTP que brindan un criterio cuantitativo de la evaluación del proyecto en función del costo, el tiempo, la logística y la calidad. Cuando el costo y el tiempo tienen evaluaciones menores que 1 la evaluación es 2 y el semáforo está en rojo, cuando ambas son mayores que 1 la evaluación es verde 5. Para valores intermedios o combinaciones de ambos la evaluación es amarilla 3.
Cuando es rojo o amarillo es necesario buscar un mayor detalle de las causas y la página Web brinda la vinculación al Project 2 002 en el que se brinda una mayor información de las tareas que inciden en los índices de costo, tiempo, calidad y la logística. La evaluación representativa de estos índices se refleja en la base de datos de proyectos en ejecución
La curva de costo tiempo planificada y la curva real, brindan un criterio importante de cómo está el proyecto, fundamentalmente cuando el costo es uno de los elementos fundamentales de la función objetivo. Este gráfico permite tener un criterio del comportamiento del proyecto y su posible pronóstico.
