Como se plantea en el capítulo I existen elementos comunes que deben ser valorados en un proceso de implementación del CMI como herramienta de gestión empresarial. Se considera, por consiguiente, proponer una metodología de implementación del CMI.
Las relaciones que se establecen en un mapa de estas características son entre los objetivos, no entre indicadores que nos sirven para la medición de los primeros. El hecho de llevar a cabo un esfuerzo en la preparación del mapa estratégico, proporciona un aprendizaje para el equipo de trabajo que esta intentando implementar el CMI en CECOFIS, ello favorece que todos sus integrantes se alineen y enfoquen hacia la estrategia de la organización.
El mapa estratégico ofrece una variedad de oportunidades para ayudar a la organización en la estructuración y la gestión de su proceso estratégico. La visualización de la conexión entre activos tangibles e intangibles facilita la evaluación y selección de opciones estratégicas basándose en criterios.
El mapa estratégico nos muestra la dinámica que existe entre las cuatro perspectivas antes mencionadas y, teniendo como base la de Aprendizaje y Crecimiento, se llega a la perspectiva de cliente a través de los procesos internos del centro. Solo la satisfacción o no del cliente mantendrá en movimiento y desarrollo la gestión de la organización. La perspectiva financiera se significa por ofrecer indicadores de costo/ beneficio que pudieran completar el análisis de la eficiencia de todo el sistema.
Como se aprecia en el mapa (Ver anexo 4), elementos como los recursos humanos, la satisfacción del cliente y los procesos internos son determinantes para valorar el sistema de gestión en CECOFIS.
A continuación la autora realiza un análisis crítico de todos las perspectivas que constituyen el mapa estratégico del CECOFIS.
Perspectiva de Cliente
Es la perspectiva más significativa referida al análisis de los resultados esperados; la razón de ser de los servicios de CECOFIS son las organizaciones clientes/ usuarios. Esta perspectiva nos permite analizar los beneficios que la institución esta creando para sus clientes, siendo el más importante el Ministerio de Finanzas y Precios como el donante, es decir la organización que proporciona los medios para su funcionamiento.
Profundizando en esta perspectiva, la autora plantea que los temas estratégicos son:
- El mejoramiento de la calidad de los servicios educacionales,
- La intensificación de las relaciones CECOFIS – Comunidad.
Los objetivos a alcanzar serían:
· Generar confianza y credibilidad en los clientes/ usuarios.
· Mejorar la calidad de los servicios educacionales y de asesorías especializados.
· Ampliar coberturas de servicios con la utilización de tecnologías de avanzadas.
· Alcanzar un impacto positivo en la comunidad
Para alcanzar estos objetivos se requiere de una serie de iniciativas estratégicas, las cuales contemplan las siguientes acciones:
· Elaborar nuevos productos para la modalidad a Distancia.
· Crear base de datos de clientes.
· Crear equipos de mejora continua.
· Establecer un sistema de evaluación de la calidad en las áreas funcionales y de servicios generales.
· Elaborar un instrumento con base informático para la evaluación del impacto de las acciones de superación.
· Desarrollar el proyecto que favorezca la Biblioteca Virtual.
· Establecer un sistema de comunicación y colaboración con las instituciones del entorno.
· Realizar acciones que sitúen y prestigien a CECOFIS ante su comunidad, velando por el cumplimiento de la función social y cultural del mismo en su entorno local y nacional.
Los indicadores de desempeño permiten darle valor a los clientes para cumplir con los objetivos. Estos indicadores se miden por instrumentos tales como: encuesta de impacto de las acciones a los clientes, éstas se realizan al finalizar cada curso, los balances anuales, reuniones y análisis de colectivos de asignaturas, entrevistas y observaciones, la Planificación docente que se hace anualmente (año natural) y asesorías metodológicas que se han realizado en direcciones del MFP y algunas entidades del Sistema Empresarial. (Ver Anexo 6)
Perspectiva Financiera
Por lo que se ha podido apreciar hasta el momento, el diseño del Cuadro de Mando Integral está sustentado en las perspectivas antes señaladas, una de ellas es la financiera, cuya orientación principal es maximizar el valor de los accionistas o donantes.
Los objetivos estratégicos de la perspectiva financiera son:
- Administrar eficazmente el presupuesto asignado.
- Garantizar una adecuada relación costo /beneficio en las acciones que se realizan en CECOFIS.
- Asegurar financiamiento por proyectos educativos.
CECOFIS, como una entidad presupuestada, debe optimizar el uso de los recursos financieros en los procesos como tema estratégico.
Las iniciativas para esta perspectiva son:
- Establecer un Presupuesto por Proyectos Educativos.
- Realizar la ficha de costo por acciones docentes dentro del Plan.
Al realizar la ficha de costo de cada una de las acciones docentes se pueden valorar indicadores tales como:
- Costo por acciones docentes.
- Relación costo/ beneficio en el Plan de acciones.
Perspectiva de Procesos Internos
En esta perspectiva se identifican los procesos para el logro de los objetivos planteados en las anteriores perspectivas. El tema estratégico es gestionar la aplicación de la Investigación y Desarrollo a nuevos productos.
Con este tema estratégico se impulsa el desarrollo del plan general de investigación en CECOFIS fomentando, especialmente, la investigación orientada a la excelencia del aprendizaje. La investigación integrada debe verse como motor del aprendizaje. Es importante la elaboración de materiales basados en el rigor y sistematicidad de la metodología científica, la producción de artículos y libros por los docentes y que sean publicadas en revistas nacionales e internacionales.
En correspondencia con la estrategia genérica de la entidad se definen los siguientes objetivos a desarrollar bajo este enfoque:
· Alcanzar la excelencia operativa.
· Implantar el Sistema de Calidad Total enfatizando en el sistema de evaluación de la calidad en los procesos del centro; así como favorecer el proceso de innovación con el fin de aplicarse en toda la organización.
· Desarrollar procesos de investigación aplicada en las distintas áreas de conocimiento.
· Incrementar la participación de otras instituciones o entidades colaboradoras en las redes de investigación del CECOFIS.
· Fortalecer la creación de materiales científico – técnico con énfasis en temas pedagógicos creando una línea de producción y edición de materiales pedagógicos como apoyo a los procesos de superación y capacitación.
Las iniciativas estratégicas son:
· Establecer un Sistema de Calidad Total.
· Implementar la Resolución 297/03.
· Desarrollar programas de Educación a Distancia.
· Ofertar nuevos cursos presenciales.
· Promover la creación de equipos multidisciplinarios de investigación con el objetivo de mejorar la docencia a través de la realización anual de convocatorias de investigación, talleres, encuentros, intercambios de experiencias y otros.
· Consolidar el trabajo del Comité Científico en el centro.
· Estrechar las relaciones con las entidades colaboradoras del CECOFIS en las redes de investigación del centro.
· Crear una línea de producción científico – técnico con énfasis en temas pedagógico.
La Calidad Total es un modelo de gestión, que basada en un sistema organizativo orientado hacia la calidad, persigue la excelencia mediante la mejora continua en todas las actividades de la organización. Existen diversos modelos que ayudan a la entidad a conseguir sus objetivos de calidad.
La gestión de la calidad en CECOFIS tiene como objetivo ofrecer productos y servicios que satisfagan las exigencias de los clientes, que se sitúan en el punto de mira de la estrategia organizativa.
Por tanto, el Sistema de Calidad Total exige que los procesos sean concebidos a través de una red de procesos correctamente gestionados, evaluados y sometidos a una mejora continua. Lo más importante es que permite desarrollar una nueva cultura de trabajo en equipo y una visión global de los procesos de CECOFIS que fomente la interacción entre departamentos.
Los indicadores de esta perspectiva son:
· Existencia de una metodología de trabajo por la Calidad Total.
· Existencia de los Manuales de Procedimientos, sistema de indicadores y otros elementos que conllevan a la aplicación de la Resolución.
· Existencia del Cuadro de Mando Integral en CECOFIS.
· Existencia de un diagnostico de necesidades de superación de los clientes en la modalidad a distancia.
· Existencia de una caracterización del nivel de desarrollo tecnológico de las mismas.
· Existencia de la Determinación de Necesidades de Superación.
· Índice cualitativo de mejoramiento de los diseños metodológicos de las tesinas de los Diplomados.
· Por ciento de participación de las entidades en los procesos de creación y defensa de las tesinas y la Investigación.
· Por ciento de artículos publicados por los docentes en sitios de Internet o revistas especializadas.
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
Esta perspectiva subraya, de manera significativa, la misión del CECOFIS y determina de forma objetiva la infraestructura que la entidad debe construir para crear una mejora y crecimiento a largo y mediano plazo.
Para cumplir con los objetivos establecidos en la estrategia, CECOFIS debe desarrollar la perspectiva de aprendizaje y crecimiento de los trabajadores que permitirán los resultados positivos, lo que posibilita el logro de la excelencia académica. Esto es un reto para la organización, que cuenta con un claustro de profesores preparados científico y técnico, con grados de Másters en Ciencias conferidos por prestigiosas universidades cubanas.
La superación y el crecimiento de la organización proceden de tres fuentes principales: las personas (habilidades concretas que se requieren para el nuevo entorno competitivo), los sistemas (disponibilidad en tiempo real, información fiable e importante de clientes y procesos) y los procedimientos de la institución (coherencia de los incentivos a los trabajadores con los factores clave de éxito de CECOFIS).
Los trabajadores motivados que trabajan en un clima organizativo creado para que se produzcan mejoras continuas, son los elementos clave para impulsar los procesos, trabajar con regulaciones financieras y satisfacer a los clientes.
En CECOFIS, el enfoque actual tiende a crear una cultura de fomento a la visión y los valores de la entidad, es decir una cultura organizacional y clima abierto al aprendizaje y la innovación, a través de diferentes actividades tales como: la superación, la actualización de la pagina web y la INTRANET, publicación de artículos, entre otros. Dichas acciones van no solo en función de comunicar la cultura sino también que las personas interioricen lo que la organización busca y los valores que cada uno deberá utilizar para lograrlo.
Los temas estratégicos de esta perspectiva son:
· Lograr la excelencia académica.
· Desarrollar las competencias profesionales.
· Incrementar la motivación de los trabajadores.
· Fortalecer la cultura fomentada en valores institucionales.
La dedicación, el compromiso y la calidad de los docentes son los recursos más determinantes para impulsar el desarrollo de la misión.
Los objetivos a alcanzar en este enfoque son:
· Fortalecer el liderazgo como uno de los elementos primarios del proceso de calidad y necesario para articular la visión,
· Promover el pensamiento organizacional integrado.
· Desarrollar competencias profesionales de los Recursos Humanos del centro garantizando su desarrollo.
· Fortalecer las líneas de investigación del centro, de manera que tributen a la solución de los problemas estratégicos del mismo.
· Utilizar adecuadamente los recursos tecnológicos que tiene la entidad.
· Mejorar Clima Laboral.
Las siguientes iniciativas orientan el enfoque de esta perspectiva:
· Mantener a la alta dirección del CECOFIS como eje central de los procesos de implementación del Control Interno en su orientación y ejecución.
· Realizar un levantamiento de las necesidades de superación y capacitación de los trabajadores del Centro.
· Realizar entrenamientos y pasantías en las direcciones del MFP, sistema empresarial y el MAC.
· Creación de equipos de trabajo científico para la solución de los problemas de la organización.
· Desarrollar actividades colectivas que favorezcan un mejoramiento del clima laboral.
· Integrar la infraestructura tecnológica (Biblioteca virtual, INTRANET, Portal Web)
Los indicadores de la perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento son:
· Relación de necesidades de superación por temas y acciones.
· Por ciento de entrenamientos y pasantías realizadas en el año por el personal.
· Contar con las líneas y temas de investigación en el centro.
· Plan de actividades anuales para el desarrollo del clima laboral.
· Por ciento de cumplimiento de las etapas de implementación del Control Interno.
En esta perspectiva se miden las capacidades de los trabajadores, las capacidades de los sistemas de información y el clima organizacional para medir la motivación y las iniciativas del personal. Para ello es importante crear y estimular el trabajo en equipo, además que los docentes posean conocimientos sólidos en el campo de las disciplinas y del saber hacer, teniendo en cuenta la especialización y la calidad del desempeño o aplicación de ese saber.
En una organización basada en el conocimiento – como es el CECOFIS – las personas, depositarias básicas del conocimiento, son un recurso fundamental y es prioridad que los trabajadores se concentren en el aprendizaje continuo.
