Tomando como base el comportamiento de los elementos que a continuación se refieren, se procede a la evaluación por etapas de los mismos.
1. Análisis de la Formulación de la Estrategia.
2. Análisis de la Cultura.
3. Análisis de los Insumos Relevantes.
4. Análisis de los Procesos Relevantes.
5. Análisis del Control.
6. Análisis de los Resultados
Etapa 1: Análisis de la Estrategia
Como resultado de la revisión de la formulación y determinación de la estrategia del CECOFIS se comprobó que:
· La misión expresa adecuadamente el objeto social del centro;
· La visión contiene elementos de proyección hacia el futuro, es motivadora y ambiciosa sin dejar de ser objetiva.
· La formulación de valores compartidos se corresponde con la cultura de la organización, el comportamiento de las personas que integran el mismo y está relacionada con las intenciones y deseos del colectivo en si mismo.
Podemos significar que, en cuanto a la evaluación de la situación actual del CECOFIS imprescindible para la proyección de los problemas estratégicos del mismo, la autora se remite al análisis DAFO que más adelante se plantea. Este aspecto, dada su importancia, para la consecución de los objetivos de la investigación aparece caracterizada en la etapa 6 donde se hace un análisis de los resultados.
Para concluir con el análisis de la estrategia y sus elementos constituyentes quedan por analizar el problema estratégico general y la solución estratégica general, así como las proyecciones estratégicas a corto, mediano y largo plazo, lo cual como anteriormente se ha expresado aparecen en la etapa 6..
Etapa 2: Análisis de la Cultura
Para el análisis de la cultura del CECOFIS fue necesario utilizar diferentes instrumentos tales como: entrevistas, encuestas, trabajo en grupo, observación de expedientes del personal y de los cuadros y la observación de comportamiento en general. Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
· Identidad de los miembros: el 100 % de los trabajadores se identifican con la organización y no sólo con su trabajo o profesión. Este elemento lo ratifica el bajo por ciento de movilidad del personal. Para obtener esta información se utilizaron las técnicas de observación buscando los elementos de confirmación de pertenencia, de comportamientos, de actitudes; se aplicó una encuesta y se realizó un trabajo grupal para profundizar en el tema de conflicto aplicado al centro. El objetivo principal fue que las personas exteriorizaran no solo sus pensamientos sino su satisfacción y sentido de pertenencia hacia la organización.
· Calificación del personal: después de aplicadas las encuestas y entrevistas y realizada la observación de los expedientes laborales y de cuadros del personal del centro, la autora pudo comprobar que el CECOFIS cuenta con el personal docente calificado y motivado para hacer realidad el proyecto educativo. Su experiencia académica se sustenta en la modalidad presencial y se trabaja por alcanzar los requerimientos técnicos y pedagógicos para la implementación de la educación a distancia.
· Énfasis en el grupo: el 90 % de las actividades se organiza en torno a grupos y no a individuos. En este resultado influye la utilización de las técnicas de la Dirección Participativa y por Proyectos para el logro de los objetivos y de la estrategia.
· El enfoque hacia las personas: se pudo comprobar que el proceso de toma de decisiones colegiadas de la administración, posibilita que se evalúe la repercusión que éstas tienen en los miembros de la organización y se adopten las medidas necesarias al respecto. La satisfacción laboral de todos y cada uno de los trabajadores del Centro favorece el logro de los objetivos individuales y generales. El conocimiento de sus necesidades profesionales permite, a su vez, un diseño del proceso estratégico más lógico y racional y en el cual los trabajadores se ven incluidos dentro de la estrategia, de ahí que las personas se sientan más comprometidos con la organización.
· Integración en equipos multidisciplinarios: se pudo constatar que la instrumentación de procedimientos y la conformación de equipos multidisciplinarios para la ejecución de proyectos, permita que el sistema de integración se fortalezca y que las áreas funcionen armónica y coordinadamente.
· El control: en estos momentos se diseña en CECOFIS el Sistema de Control a tenor de la promulgación de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y el Ministerio de Economía y Planificación sobre el sistema de Control Interno en las entidades.
El nivel de formación y reglamentación de las actividades ha ido incrementándose, están vigentes los principales reglamentos, son del conocimiento de todo el colectivo y se trabaja en el perfeccionamiento de los manuales de procedimientos específicos.
· Tolerancia al riesgo: es un elemento de confianza en los trabajadores, da independencia de acción en ellos. Se basa en la confianza y profesionalidad de los Recursos Humanos. CECOFIS es una organización abierta al análisis y materialización de nuevas ideas, de igual forma al desarrollo de la capacidad individual en la ejecución de las tareas de los proyectos.
· Los criterios para recompensar: prevalece el reconocimiento moral ante el material por el logro de resultados y cuenta con el reconocimiento del colectivo. No obstante, si bien los criterios de recompensa se valoran de adecuados se continúa trabajando en la conjugación del sistema de reconocimientos.
· Tolerancia al conflicto: se aprecia un alto grado de comunicación y un ambiente de confianza mutua que posibilita que los miembros de la organización puedan tratar libremente sus conflictos y críticas. Se trabaja con las percepciones que de ambas partes existe de los fenómenos que se dan en el centro para esclarecer las causas y buscar soluciones acertadas por la Dirección y los trabajadores.
· Perfil hacia los fines o las metas: si bien el colectivo reconoce una preocupación constante por el desarrollo de técnicas avanzadas o procedimientos nuevos, se aprecia que la administración se perfila hacia resultados o metas y no hacia técnicas o procesos para lograrlos.
· Enfoque de sistema abierto: el colectivo del CECOFIS reconoce un alto grado de eficiencia, de efectividad y calidad en el control y respuesta a los cambios que el entorno impone, derivado esto en los últimos años por la ampliación del objeto social del centro, cambios tales como: la prioridad a diferentes temáticas profesionales, los indicadores de la Comisión Central de Cuadros y la apertura de la Unidad Docente para estudiantes del curso regular diurno de la Licenciatura en Contabilidad y Finanzas de la Universidad de La Habana, entre otros.
Etapa 3: Análisis de los Insumos Relevantes, la autora realizó la clasificación de los insumos relevantes tomando como elementos rectores los siguientes: financieros, físico – técnicos y humanos.
· Financieros: se comprobó que existe una correspondencia entre lo planificado y el real en cuanto a los recursos financieros en cada período, comportándose su ejecución satisfactoriamente. Se infiere que el presupuesto está en correspondencia con la estrategia de la entidad.
· Físicos – Técnicos: se pudo observar que la institución ha sido beneficiada con una nueva inversión que mejora sensiblemente las condiciones materiales para el desarrollo de la actividad docente. Este posee, además, un alto grado de informatización de los procesos y uso de las técnicas informáticas. Cuenta con un equipamiento tecnológico adecuado para la elaboración de materiales de estudio en diferentes formatos. Existen las condiciones para que se realicen no sólo productos impresos, sino también audiovisuales, hipertextos y otros, su correspondencia con los nuevos modelos didácticos actuales. Sin embargo, esta tecnología se encuentra en niveles de explotación aún incipiente.
· Humanos: se comprobó que la plantilla del CECOFIS está compuesta por 41 trabajadores, de ellos 22 son docentes, 5 personal de apoyo integrado por informáticos, diseñadores, y operadoras de microcomputadoras, el resto es personal de servicio.
El centro cuenta con profesionales capacitados y homologados por instituciones de prestigio nacional. Es un personal con experiencia en la actividad, con conocimientos científicos, capaz de realizar procesos de investigación, orientarlos y tutorearlos, a ello se une la contribución que hacen a la entidad especialistas y funcionarios del sistema financiero nacional e internacional.
El claustro está representado por diferentes perfiles profesionales que incluye: economistas, contadores, pedagogos, informáticos, ingenieros, filólogos y psicólogos; esto le aporta al centro posibilidades mayores en sus competencias profesionales, así como en el análisis y solución de problemas complejos desde diferentes ópticas.
La actividad fundamental del CECOFIS está focalizada en los servicios educacionales especializados que realiza su claustro y personal de apoyo, sus Recursos Humanos tienen interiorizados los valores de la institución de forma consciente, lo que influye decisivamente en el rendimiento de la organización.
Etapa 4: Análisis de los Procesos Relevantes
Como resultado de la aplicación de los instrumentos de investigación se pudo probar que los procesos reconocidos como relevantes para la organización son los siguientes:
· La preparación de los profesores y el resto del personal.
· La enseñanza aprendizaje para los cursos en la modalidad presencial
· La enseñanza aprendizaje para los cursos del proyecto de Educación a Distancia.
· La enseñanza aprendizaje de los estudiantes de la Unidad Docente de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de La Habana.
· El Control Interno.
Los mismos se consideran relevantes porque tributan a la misión del Centro, a su función esencial que es la docencia y al cumplimiento de la estrategia planteada.
Etapa 5: Análisis del Control
Análisis aparte requiere el proceso de control interno en el centro. Se pudo apreciar que el mismo carece de la integralidad necesaria de un Sistema de Control de Gestión.
Procesos como el de investigación, el de Calidad Total no son percibidos ni ejecutados con la misma eficiencia dentro de la dinámica del centro. Se enfatiza en el proceso de enseñanza – aprendizaje sin vincular éste con los procesos antes mencionados, lo cual evidencia que éstos no son reconocidos de forma relevante en el CECOFIS.
La retroalimentación de los procesos y resultados de los mismos, en ocasiones, no es oportuna, es decir, no contamos con la información en el momento necesaria para tomar medidas correctivas. La información que arroja el Sistema de Control es limitada, ya que está encaminada más hacia la forma en que se realiza el proceso que al contenido y resultado del mismo. Además no están bien focalizados los puntos críticos en los cuales se hace necesario el control.
Etapa 6: Análisis de los Resultados
Considerando los resultados alcanzados por el centro se pudo identificar como factores clave de éxito los siguientes:
v Capacidad de respuesta a las necesidades de formación en correspondencia con las directrices del MFP y de las prácticas internacionales.
v Capacidad de desarrollo de habilidades, aptitudes y actitudes de los egresados.
v Infraestructura para entrenamientos.
v Investigaciones reconocidas sobre las temáticas esenciales del centro.
v Claustro reconocido.
v Imagen de la Institución.
v Poseer una base de información amplia y actualizada sobre temas nacionales e internacionales.
v Mantener la vinculación con las entidades del Sistema, ejerciendo un nivel superior de influencia en la capacitación de los Recursos Humanos.
Como resultado de la valoración de las anteriores etapas se pudieron identificar las fortalezas y debilidades del desempeño del CECOFIS, las que se relacionan a continuación:
Fortalezas:
· F 1. Institución con carácter nacional, imagen y prestigio reconocido, que utiliza la modalidad presencial y a distancia para posibilitar un alcance geográfico y poblacional en todo el país.
· F 2. Alta preparación del claustro docente, con el 37 % de sus profesores que poseen categoría científica y el 100% categorizado como adjuntos de diferentes facultades de la Universidad de La Habana y con altos valores éticos, morales e ideológicos.
· F 3. Posibilidad de asumir una amplia gama de temáticas afines dentro del sistema de superación del organismo, con tecnología de avanzada para la elaboración de materiales didácticos en diferentes formatos.
· F 4. Centro de Documentación e Información con bibliografía actualizada para responder a los requerimientos básicos de las especialidades afines.
· F 5. Profesores del claustro del centro que dominan la Resolución sobre el Control Interno e imparten seminarios y entrenamientos a diferentes entidades, además integran la Comisión Nacional de Control.
· F 6. Existe el Plan de Prevención basado en el análisis de riesgo a los que está sometido el centro.
Debilidades:
· D 1. No contar con una estrategia de Marketing general y de relaciones.
· D 2. Insuficiente explotación del equipamiento tecnológico para la Educación a Distancia.
· D 3. Insuficiente proceso de retroalimentación para la evaluación del impacto de las acciones de superación realizadas en la entidad.
· D 4. Bajo nivel de organización en la investigación científica, sólo se potencia la que está relacionada con la preparación de los contenidos a impartir.
· D 5. No existe un Sistema de Calidad Total, por lo que el sistema de control de la calidad de los procesos existentes no es todo abarcador y sistemático que se necesita.
· D 6. Insuficiente superación y actualización de los docentes en los procesos principales que realiza el Ministerio y el Sistema Empresarial.
· D 7. Insuficiente utilización de los especialistas reconocidos como docentes y entrenadores.
· D 8. No existe un programa alternativo para dar solución a los diferentes problemas técnicos y de recursos humanos que se implementen en CECOFIS.
· D 9. No existe un sistema de indicadores eficiente que nos permita detectar las desviaciones oportunamente.
· D 10. El proceso de elaboración de los manuales de Procedimientos no se ha concluido.
· D 11. No existe el diseño de una ficha de costo, como herramienta de control financiero, para valorar el costo sobre beneficio de las acciones.
Al relacionar estas fortalezas y debilidades con las oportunidades y amenazas señaladas anteriormente se construyó la Matriz DAFO correspondiente. (Ver anexos 4)
La matriz DAFO se aplicó con el objetivo de valorar el estado actual del desempeño del CECOFIS y poder tomar decisiones más objetivas, de desarrollo estratégico.
Del análisis realizado de la matriz se deriva que los problemas estratégicos están relacionados con el hecho de que en la actualidad se elabora una Planificación Docente de actividades anuales sobre la base de la Determinación de Necesidades de Superación de los Recursos Humanos de las entidades asociadas al sistema. Este hecho condiciona una demanda muy formal, constituida fundamentalmente por solicitudes de cursos y no sobre planes reales y objetivos de desarrollo profesional.
Las organizaciones clientes determinan sus necesidades, básicamente, atendiendo a las directivas de los cinco componentes de la superación de cuadros y a los criterios individuales de los implicados y no sobre la base de las estrategias de las organizaciones y del crecimiento profesional de sus recursos humanos y, mucho menos, se tienen en cuenta la gerencia del conocimiento y el estado del arte a escala internacional.
La oferta del CECOFIS, como respuesta a esta demanda, es reactiva y no proactiva, las modalidades de superación y capacitación que se desarrollan son muy limitadas. Se requiere de un enfoque anticipativo y de una mayor y más amplia interacción con las organizaciones clientes, de manera que el proceso de Determinación de Necesidades de Superación sea más efectiva y la oferta del CECOFIS más adecuada, atractiva y actualizada ante las exigencias del mundo actual y enfocada al logro de las competencias profesionales y la gestión del conocimiento organizacional.
Otro elemento que ha quedado evidente de forma significativa es la carencia que tiene el centro de una base de datos integral que agrupe aspectos tales como: cursistas, acciones realizadas, momento en que las realizó, evaluación recibida, entre otras categorías, lo que permitirá a la entidad emitir criterios más objetivos y racionales acerca de futuras acciones a realizar por clientes anteriores que ha tenido la organización.
Por todo lo anteriormente explicado, la autora considera que la implantación de un Sistema de Calidad Total permitirá cumplir con los objetivos de la organización, pero además, posibilitará diagnosticar la situación actual, obtener información global de la entidad, medir el progreso de las mismas, diseñar las nuevas estrategias, realizar comparaciones con otras organizaciones, decidir y planificar acciones que promuevan una cultura de mejora continua, generar la motivación y participación del personal e identificar posibles puntos fuertes y débiles de la organización en un futuro a corto, mediano y largo plazo.
Luego del estudio de forma consciente y el análisis crítico de la formulación de la estrategia, cultura, insumos relevantes, procesos, el control y los resultados, así como la aplicación de la matriz DAFO la autora pudo percibir la necesidad de definir y establecer un sistema más avanzado en la gestión estratégica del centro que permita la implementación de un Sistema de Control de Gestión más efectivo y de mayor impacto en la gestión institucional.
En la hipótesis se plantea que este sistema debe ser el Cuadro de Mando Integral, como herramienta que posibilitará la interrelación requerida para la competitividad del CECOFIS en su entorno organizacional y el éxito de su estrategia.
Como primer acercamiento al problema se puede señalar que la aplicación del Cuadro de Mando Integral en la institución es importante porque:
Ø Da la posibilidad de utilizar indicadores para el seguimiento de la estrategia de la entidad.
Ø Permite analizar el entorno y la estrategia para construir un modelo de comportamiento organizacional que refleje las interrelaciones entre los diferentes componentes de la entidad.
Ø Obliga a la dirección no solo a consensuar la estrategia, sino también a tener una visión conjunta de cómo llegar a la misma.
Ø Se puede utilizar como una herramienta para aprender acerca de la Institución. La comparación entre los planes y los resultados actuales ayuda al equipo de dirección a evaluar y ajustar tanto la estrategia como los planes de acción.
Ø Permite convertirnos en una organización basada en la gerencia del conocimiento, donde los recursos humanos constituyen el elemento básico en la generación de valores y su movilización para el desarrollo de la organización.
La implementación del CMI en CECOFIS permitirá no solo el perfeccionamiento del control interno en la entidad sino que favorecerá este proceso en los sistemas de control en las entidades que reciban los servicios, por considerarse el CECOFIS agente del mejoramiento profesional de los recursos humanos en general.
Se consideraron que la investigación refleja son los siguientes aportes:
· El mejoramiento de la gestión del centro, por cuanto el CMI permite detectar los puntos críticos del sistema y tomar medidas correctivas antes las posibles desviaciones.
· Permite una mayor integración en el sistema de dirección al tener en cuenta las interacciones entre las áreas clave de la entidad.
· Permite el logro de objetivos superiores referidos a la Calidad Total en nuestros procesos y resultados, en tanto nos facilita perfeccionar las deficiencias detectadas y mejorar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de la organización.
· Permite identificar con mayor precisión las necesidades de recursos de carácter material, financieros y humanos.
Como se analizó en el capítulo I, el diseño del Cuadro de Mando Integral puede conseguirse por medio de un proceso sistemático que genere consenso y claridad sobre la forma de traducir la misión y la estrategia de una entidad en objetivos, indicadores operativos y proposición de valor para el cliente.
El Cuadro de Mando Integral concentra su esfuerzo en determinar cuáles pueden ser los factores críticos que contribuyan a la creación del valor económico futuro o largo plazo. Entre dichos factores críticos, podemos señalar entre otros: la clientela, el aprendizaje organizativo, los procesos internos de negocio, productos innovadores, crecimiento organizativo, entre otros.
A continuación se plantea la propuesta de un diseño de Cuadro de Mando Integral para el Centro de Estudios Contables, Financieros y del Seguro (CECOFIS).
