En esta fase se identifican los elementos del costo de las actividades en cada proceso; de esta forma las actividades se convierten en el núcleo del modelo, teniendo en cuenta las etapas, pasos y tareas siguientes:
Etapa No. II-1: Análisis de las actividades primarias y de apoyo
Paso No. II-1.1: Clasificar cada actividad de los procesos operativos, estratégicos y de apoyo en actividades primarias y de apoyo
En este paso las actividades se analizan en cada uno de los procesos, para ser clasificadas en primarias y de apoyo teniendo en cuenta el concepto de Porter (1985). Además, se tiene en cuenta el concepto de Brimson (1991)[30], que plantea: “… las actividades secundarias constituyen inputs de las actividades primarias”, aunque no se puede ser absoluto, pues en algunos casos puede ser que para realizar alguna actividad primaria se necesite llevar a cabo una actividad secundaria, pero en otros no se cumple esta relación, como ocurre, por ejemplo, en el caso de realizar limpieza de habitaciones, la cual se efectúa tanto para las vacías limpias, vacías sucias como para la habitación ocupada.
Tarea No. II-1.1.1: Identificar los inputs y outputs o medidas de actividad de cada una de las actividades
En este paso se identifican todos los inputs y outputs de cada una de las actividades primarias y secundarias, es decir, las entradas necesarias para que comience cada actividad y las salidas que se obtienen de cada una de ellas y que implica al recurso consumido por parte de la misma.
Tarea No. II-1.1.2: Identificar la naturaleza del costo de cada actividad
Se identifica la naturaleza de los costos de las actividades atendiendo a los elementos integrantes del mismo, es decir, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos (material indirecto, mano de obra indirecta y otros costos), conociendo de esta forma cómo estarán conformados los costos de todas las actividades.
Tarea No. II-1.1.3: Variación con respecto al nivel de actividad
Se analizan las actividades en relación a sus fluctuaciones con respecto al nivel de actividad[31], o sea, si son: fijas, variables o mixtas, Ripoll y Balada (2001)[32].
Tarea No. II-1.1.4: Identificación de los documentos primarios
A cada actividad se le identifica el documento primario, o sea, el documento de base que servirá para registrar contablemente la actividad.
Etapa No. II-2: Clasificación de las actividades a nivel: unitario, de lote, de producto o línea y de empresa Cooper y Kaplan (1991).
Etapa No. II-3: Elección de los cost drivers
Para los costos de las actividades que serán asignados a otras actividades, se deberán elegir los cost-drivers, que mejor respeten la relación causa-efecto entre:
Consumo de Recursos----- Actividad asignada---------Actividad
Asimismo, entre los que cumplan la anterior condición, se deberá tener en cuenta, aquel que sea más fácil de medir e identificar.
Una peculiaridad en el sistema propuesto, es que puede existir un grupo de actividades que van a aportar un mismo cost-driver o generador de costo. Esto ocurre porque estas actividades se interrelacionan entre sí en función de un mismo propósito, y donde el generador seleccionado pasa de actividad en actividad, es decir, se eligen los cost-drivers, que respetarán más la relación causa-efecto, o sea, los que permitan de forma más efectiva cuantificar cuál es el porcentaje de los costos de las actividades asignadas a cada actividad. Por esta razón, actividades que en un primer análisis tengan un cost-driver, después pueden ser cambiados por otro.
También existen actividades que se corresponden con una sola actividad y por tanto, no hay que utilizar cost-drivers para asignar el costo a dicha actividad, pues la asignación se produce directamente a la que se corresponda.
Paso No. II-3.1: Elección de los cost drivers de las actividades secundarias de los Procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo que serán asignables a las actividades primarias de cada uno de los procesos a los cuales pertenece.
En efecto, dentro de cada actividad secundaria que se realice en los Procesos de Estratégicos, Operativos y de Apoyo se deberá elegir aquel cost-driver, que mejor respete la relación causa- efecto entre:
Consumo de Recursos------------Actividad secundaria-------------Actividad primaria
Asimismo, se deberá tener en cuenta los aspectos explicados en la Etapa No. II-3.
Paso No. II-3.2: Elección de los cost drivers de las actividades primarias de los Procesos de Estratégicos y de Apoyo que serán asignables a los Procesos Operativos
Para cada actividad primaria que se realice en los Procesos Estratégicos y de Apoyo se deberá elegir aquel cost-driver, que mejor respete la relación causa-efecto entre:
Consumo de Recursos-----------------Actividad primaria-----------------Procesos Operativos
Asimismo, se deberá tener en cuenta los aspectos explicados en la Etapa No. II-3.
Etapa No. II-4: Análisis de otros costos y gastos
Existen costos y gastos que no pudieron ser identificados para cada actividad por no tener la forma más correcta de imputar su costo, por lo que en este etapa se determinará a quién se les asignarán (Proceso Operativo o Gasto del Período) y cómo se asignarán.
Una vez terminada la segunda fase, se prosigue a entrar en detalles de presentación y explicación del Modelo Auxiliar de la Fase III: Determinación del costo de los procesos operativos.
Esquema 5. Modelo Auxiliar Fase III: Determinación del costo de los procesos operativos
