Es muy importante para ambas empresas (cliente-proveedor) contar con tecnologías de información que le permitan la implementación y funcionamiento adecuado de una herramienta de e-procurement. Ambas necesitan de acceso a Internet y ligar los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI, XML, ASCII) con Internet para mostrar los datos internos de una manera grafica a través de una pagina en línea.
Para pequeños proveedores, incluso, no es necesario invertir en tecnología costosa de EDI o XML ya que algunas aplicaciones de e-procurement permiten el suministro de datos de manera directa por medio de Internet.
Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM y CRM, Crouch (2003) resalta que e-procurement mejora la comunicación interna y externa en la organización proporcionando las siguientes ventajas:
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Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real.
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Proporciona información clave del desempeño del proveedor.
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Administración de múltiples procesos para órdenes de material incluyendo kanban, sistema de empuje, etc.
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Administración de inventarios (excesos, establecer niveles mínimos y máximos de inventario)
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Permite la administración del transporte de material (logística) al mostrar el estatus en tiempo real del material en tránsito.
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Detectar con anticipación problemas potenciales en el suministro de material.
Es importante mencionar que el cliente o la empresa que muestra sus requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversión en recursos tecnológicos para lograr el despliegue de la información, así como la que debe tomar la decisión de la aplicación de e-procurement que se adapta a su negocio. Crouch (2003) indica que los proveedores solamente monitorean el estatus del cliente y manipulan variables como:
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Cantidades de material en tránsito.
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Guías de rastreo para facilitar la logística del material.
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Fecha de embarque.
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Promesa de próximas fechas y cantidades de embarque.
En la práctica, las grandes empresas proveedoras de productos para la industria cuentan con más de un sistema que les permite conocer los requerimientos e inventarios del cliente.
El aspecto tecnológico no es el único factor que las empresas deben evaluar antes de implementar una herramienta de e-procurement. El factor humano es parte del éxito en la implementación, por lo que los responsables de esta aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar decisiones en base a la información compartida por ambos negocios. Además, de acuerdo a Crouch (2003) las estrategias de implementación deben establecer procesos de colaboración y coordinación para lograr la integración de ambas empresas a través de una tecnología de e-procurement.
