El Ciclo Contable - Diarización de las Operaciones

Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos origen.  Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las transacciones de una empresa.

Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera:

Primero se analiza cada operación preguntándose qué aumento o disminución produjo la operación en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta debemos cargar o acreditar.

Después de dicho análisis se procederá al registro de la operación en el diario, inicialmente anotamos la fecha en que se realizó la transacción (año, mes y día), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo renglón, se anota el importe del débito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crédito en la columna de la derecha.  Se escribe una breve descripción del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la última partida del crédito.  Siempre es recomendable dejar un renglón en blanco después de cada asiento, aunque en los países de habla española no se permite.

El diario cumple tres funciones útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito.  En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar.  Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee.  En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa.

El Código de Comercio en la República Dominicana establece que todo comerciante esta obligado a tener un libro diario que presente por día las operaciones de su comercio.  Que será llevado en el idioma español y será foliado, rubricado y visado una vez por año por el juez de lo civil y lo comercial de la jurisdicción del negocio.