El estudio del trabajo en los sistemas de procedimiento de oficinas - Conceptos generales de diagramas

La representación por medios gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.
La elaboración de diagramas no es la única responsabilidad de la función de sistemas, sino la parte integral de la actividad de casi todas las técnicas profesionales, el recurso en el que puede confiarse para simplificar y presentar con claridad miles de contextos diferentes.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas que son: estudio, diseño y presentación.

Estudio de los diagramas

La fase del estudio de sistemas es la investigación original de los procedimientos actuales. En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. La información que el analista necesita debe ser correcta y completa. Una vez que el analista ha recopilado toda la información, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión que ha reunido en un sencillo mapa-ruta que señala por completo los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento. Una parte muy importante de ese conocimiento es que al ver cómo se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del porqué.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; principia a señalar las áreas en que es mayor la posibilidad de mejoría.
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura, constituyen el valor más preciado que se deriva del uso de las gráficas.

Diseño de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en sí mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fue- ron señalados. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigarán minuciosamente.
Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa.

Presentación de los diagramas

La fase de presentación del trabajo se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el (mico propósito de explicar a la administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son acumulativos. Todo el esfuerzo que se empleó ha constituido este punto cumbre: la aceptación o el rechazo del plan que se propone. La decisión puede basarse en detalles pequeños, por ejemplo, el recurso que se ha dado a una copia o forma en particular. Si el especialista en sistemas ignora su destino, esta falta de conocimiento podrá ser tomada por la administración como indicio de que el estudio ha sido conducido muy deficientemente. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total.