El estudio del trabajo en los sistemas de procedimiento de oficinas - Formatos para captura de información

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de:

-La investigación documental.
-La encuesta.
-La observación.

Para una mayor amplitud de esta etapa, conviene revisar el capítulo "Comprensión dcl sistema actual ".

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo (tablas de muestreo), también son tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra.
Una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que intervienen y los formatos que se utilizan.

El formato anexo 1, "Recopilación de información del procedimiento".
En este formato, se presenta en forma gráfica la secuencia en que se realiza un trabajo, en el que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye actividades de tercer nivel.

Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estación de trabajo.

En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.

1. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.

2. El tipo de operación mediante un símbolo.

1. Operación.

2. Transporte.

3. Inspección

4. Demora

5. Almacenamiento.

1. El tiempo neto en que se realiza la operación.

2. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.

3. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).

4. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.

5. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

Para cumplir con el contenido de un manual de procedimientos, es necesario contar con formatos especiales para documentar los objetivos, políticas, donde se transcribirán en forma clara, sencilla y directa cada uno de estos preceptos, el anexo 2 cumple con el cometido. Para la descripción literaria del procedimiento se utilizará el anexo 3, en el cual se describirán cada una de las operaciones que lo componen, quien ejecuta los traslados de documentos, las instancias administrativas que deben cubrirse y los productos y salidas que se generen. Finalmente, para graficar un procedimiento se muestra un formato convencional que puede ser utilizado para un diagrama de formato horizontal (anexo 4).
La utilización de formatos para la captura y / o presentación de los procedimientos tal y como están operando, generalmente es convencional y se adapta a las características y naturaleza de las empresas. En el caso, por ejemplo del sector público, para documentar un trámite o servicio la forma puede variar. A manera de ejemplo se presenta un servicio que otorga el Servicio Postal Mexicano y que se identifica con un trámite que debe seguir el usuario que requiera un apartado postal". El anexo 5 describe con detalle las operaciones del procedimiento.