El estudio del trabajo en los sistemas de procedimiento de oficinas - Simbología Basica

1. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

   1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

   2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

   3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.

   4. Número de personas o puestos involucrados.

   5. Número de pasos.

2. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los pasos.

3. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.

4. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.

5. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.

6. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

7. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el número uno; las siguientes copias tendrán numeración ascendente.

8. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

9. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El movimiento se representa por una sola línea.

10. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una línea para cada forma o grupo de formas.

11. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.

12. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.

13. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

14. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama

1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior derecha, el número de la copia en cuestión. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un número para identificarlas

2. Las formas con copias deben representarse como sigue.

   En caso de tener muchas copias, deben presentarse así.

3. Si una forma se destruye se representa de este modo.

   Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la línea.

   En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si sólo se tuviera un color, entonces úsese línea de puntos o más clara.

   En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.

   Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará el símbolo.

4. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención

5. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.

6. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.

7. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

8. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el plinto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Requisitos para diagramar

Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:

Sintética
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser prácticos.

Simbolizada
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita y los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades, "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares.

De forma visible a un sistema o un proceso
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada a los problemas que se presentan en la técnica de diagramación, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles.