El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.anthony, 1994, pág. 60
El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa. Guajardo, 1995, pág. 94
El registro completo de todas las actividades comerciales de las empresas implican comúnmente un gran volumen de datos.
Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e informes para recopilar la información financiera de un negocio como son diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para atender el departamento de contabilidad. Cordera, 1994, pág. 394
Quienes toman decisiones administrativas en las empresas necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos proyectos y expansiones.
Con un buen sistema de recopilación de información podemos evaluar las diferentes áreas de la empresa de manera que el propietario o los accionistas estén informados sobre los resultados de la gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la empresa.
Los propósitos fundamentales de la contabilidad en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar información financiera detallada sobre la rentabilidad o ganancia de las operaciones y la solvencia económica con que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un informe que nos brinde datos útiles para toma de decisión. Finney y Herbert, 1990, pág. 418
Beneficios inmediatos los usuarios de la información
Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar información cuantitativa, de carácter financiero primordialmente, como uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los propietarios, administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los acreedores, clientes, entidades gubernamentales y otros.
Con el informe diario de operaciones se podrá medir la capacidad que tiene la información contable para representar con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.
Esta información debe permitir al usuario obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines particulares.
Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y ésta debe llegar a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar decisiones a tiempo y así lograr sus metas.
Propietarios
Los propietarios de un negocio necesitan información contable para determinar el éxito de sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones le facilitará datos reales y oportunos sobre sus ingresos, costos, gastos, inventarios, saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá evaluar la efectividad de la administración y salvaguardar los recursos puesto bajo su control. Con esta información, los propietarios pueden tomar decisiones con respecto a incrementar, disminuir o conservar su inversión actual en la empresa. Holmes, 1990, pág. 94
Administradores
La administración utilizará los datos registrados en este informe para estimar el resultado de las operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para evaluar la recuperación de las cuentas por cobrar y el inventario disponible que tiene para la venta.
Se puede comparar con meses anteriores los ingresos, costos y gastos para tomar las medidas y controles adecuados para mejorar cada día la actividad a su cargo. Este informe ayuda enormemente a los administradores en las funciones de planeación y control de las actividades.
Contador
El informe diario es el medio más eficaz para brindar información financiera al contador ya que el mismo es preparado por las personas que conocen realmente como se dieron las transacciones del negocio y podrán codificar correctamente cada una de ellas. De esta manera el contador cuenta con más tiempo para emplearlo en otras áreas de interés para el propietario como la supervisión del control interno, análisis de estados financieros, asesoría financiera y administrativa y otros. Ballesteros, 1992, pág. 318
