Cuando llega el momento de presentar los informes de investigación, las dos ayudas que más se utilizan son las tablas y las figuras. Estos hacen el informe menos complejo y más fácil de leer y comprender. Las ayudas gráficas mejoran la apariencia física.

Guías Generales para la Presentación de Ayudas Gráficas

Constantemente, es mejor usar una ilustración dentro del texto si el lector necesita referirse a este mientras lee el informe. Si la información es suplementaria o demasiada larga puede colocarse en un apéndice.

ð        Siempre haga una introducción de la ilustración antes de presentarla al lector.

ð        No analice detalles minuciosos de la ilustración, los lectores lo encontraran complejo y redundante.

Todas las ayudas gráficas deben incluir los siguientes elementos:

• Numero de la Tabla o Figura

• Títulos: Indica el contenido de la tabla o figura

• Rotulaciones: El encabezamiento contiene las leyendas o enunciados de las columnas en una tabla, mientras que los márgenes contienen las rotulaciones de las filas.

• Notas de pie de Página

Los datos pueden presentarse en forma  Tabular (Tablas) o Gráfica.. 

* Ejemplo de Datos en forma Tabular

Tabla 1.   Ingreso Trimestral de Estudiantes por Zona

La forma gráfica involucra la presentación de los datos en términos de los tamaños interpretados visualmente. Las gráficas pueden mejorar una presentación centrando la atención en los puntos importantes que no pueden explicarse claramente en las tablas. Son Medios rápidos y atractivos de presentar números, tendencias y relaciones.

La Gráfica de Torta, de Barras y de Líneas son los formatos que se utilizan con mayor frecuencia.

Gráfica de Torta

Es una de las formas más simples y efectivas de representar relaciones proporcionales.

Tenga precaución con la costumbre de colocar excesiva información en una sola gráfica de torta. Mantenga entre 5 y 6 segmentos y los grupos de segmentos que representan porcentajes pequeños, generalmente menos de un 5%.

Una técnica elegante que se ha vuelto muy popular en las presentaciones de negocios es de separar segmentos de la gráfica.

Gráfica de Barras

Si usted utiliza mas de cuatro (04) gráficas de este tipo, debe de considerar el empleo de una Gráfica de Barras.

Una Gráfica de Barras presenta las magnitudes de los datos según la longitud de varias barras que estén colocadas con respecto a una escala horizontal o vertical.

Estas gráficas son las mejores para ejemplificar comparaciones múltiples y relaciones complejas.

Para comparar diferentes conjuntos de datos en una sola gráfica, utilice una Gráfica de Barras por Conglomerados. Agrupan los temas generales y luego dividen la información en categorías especificas.

Puesto que usualmente, no hay suficiente espacio para todas estas clasificaciones, dibuje cada barra con un patrón diferente y/o color y describa la barra en una leyenda debajo de la gráfica.

Gráfica de Líneas. 

Las Gráficas de Líneas muestran de manera efectiva las tendencias durante un periodo de tiempo.

En las siguiente situaciones se prefieren una gráfica de línea:

ð        Cuando los datos involucran un largo periodo de tiempo

ð        Cuando se comparan diferentes series en un mismo diagrama

ð        Cuando el énfasis esta en el movimiento y no en la cantidad real

ð        Cuando se presentan las tendencias de la distribución de frecuencia

ð        Cuando se emplea una escala de cantidades múltiples

ð        Cuando se quieren presentar pronósticos