El modelo Tavistock de la organización - Actividades del Grupo de Trabajo: la Tarea Principal

La tarea principal es la misión o el objetivo que justifica la formación de un grupo o una empresa.  Es el propósito conocido para su existencia como grupo u organización.  El grupo de trabajo es relativamente civilizado y racional.  Está orientado hacia afuera de sí mismo, hacia la tarea principal.

En un grupo que está funcionando con la mentalidad del grupo de trabajo, el liderazgo se deriva de la tarea y es posesión natural del que tenga la mayor capacidad para realizarla.  Lógicamente, la posesión del liderazgo varía según las exigencias de la tarea actual.

A nivel individual, también se puede precisar una tarea principal que debe contribuir al cumplimiento de la tarea organizacional.  A menudo, la tarea de un individuo está definida por el título de su puesto: secretaria, contador público, maestro.  Pero cada organización es una cultura diferente y tiene expectativas distintas e inclusive irracionales.  Por eso, una persona puede creer entender su propia tarea principal y la de su grupo u organización, aun cuando no es así.

En una organización, la tarea principal de cada individuo es determinada por la de la organización entera.  Así mismo, la autoridad y responsabilidad de cada persona dentro de una organización proceden de su rol y su competencia.  En este sentido, la autoridad es simplemente la capacidad para hacer el trabajo.

La estructura y la dirección de una organización deben autorizar y permitir el ejercicio legítimo de esta autoridad individual.  La autorización no es igual que la autoridad.  La autorización es una conciencia subjetiva del grado al cual uno tiene la autoridad delegada necesaria para hacer su trabajo.  Optimamente, una organización madura y racional fomenta la creencia de que cada persona tiene la responsabilidad de regular las fronteras de su propio comportamiento, basando sus decisiones en pro o en contra de ciertas actividades en el conocimiento de la tarea principal y de su propia tarea, autorización y competencia.

La eficiencia con la cual una persona puede hacer su tarea y así contribuir al éxito de la empresa depende de su comprensión de la tarea.  La tarea principal define lo que queda dentro y lo que queda fuera de las actividades sancionadas.  Dictamina las fronteras de atención y acción.  Definida en términos funcionales, la tarea principal es un marco de referencia para el comportamiento laboral.  Por lo tanto, debe ser explícita y pública para que todos sepan a qué dedicar sus energías.

Definir la tarea es la responsabilidad de los directivos, pues es una actividad gerencial.  Una falta de atención a este deber administrativo conduce a mucha ineficiencia e incumplimiento de la tarea en todos los niveles de la organización.

Algunas tareas principales son sencillas y fáciles de describir; otras son complejas y variables. Cuando la claridad de la tarea es mínima o insuficiente, cada persona la interpreta a su manera y cumple con lo que sea su idea de ella.

Pero la tarea principal no es decidida de una vez sino que pasa por definición contínua y colaborativa.  Esta definición dinámica de la tarea involucra la negociación y el intercambio tanto dentro de la empresa como con el medio externo.  El hecho de que cualquier tarea tendrá varias facetas y se verá distinta desde la perspectiva de cada empleado y departamento subraya la importancia de promulgar una definición clara y actualizada de la tarea.

Los directivos de la organización juegan un papel decisivo en este proceso de aclaración.  Un efecto positivo del proceso es la formalización de un lenguaje común dentro de la organización.  Tal lenguage común incrementa la integración y aculturación de los miembros.  Llega a ser un lenguaje laboral que favorece la comprensión y el cumplimiento de la tarea principal.

De una forma sustancial, la definición adecuada y delimitadora de la tarea principal disminuye las ansiedades irracionales que impiden el trabajo y la colaboración productiva.  Suprime preocupaciones por asuntos ajenos a la tarea.  En cambio, si la tarea principal no está precisada, cualquier mando, regaño o crítica por parte de los supervisores o directores parece arbitrario y puede personalizarse y así estimular la ansiedad y el funcionamiento del grupo de suposición básica.