Presupuesto de operaciones

El presupuesto operativo consta de varios programas,  cada uno relacionado a una función de la empresa, y todos  ellos interrelacionados entre sí, pues la información de un área es relevante para las demás en lo referente a las bases del presupuesto.

Entre los programas más usuales encontramos:

1.        Presupuesto de ventas o ingresos

2.        Presupuestos de producción

3.        Presupuesto  de materiales directos (uso y compras)

4.        Presupuesto de mano de obra directa de fabricación

5.        Presupuesto  de costos indirectos  de fabricación

6.        Presupuesto de inventario final y costos de bienes terminados

7.        Presupuesto de costo de ventas (bienes vendidos)

8.        Presupuesto de gastos administrativos, de ventas y de distribución (por funciones)

9.        Presupuesto de  ingresos y gastos financieros

Todos estos Presupuestos y sub-presupuestos permiten la preparación final de un Estado de Ganancias  y Pérdidas proyectando, el mismo que da inicio al presupuesto financiero.

El presupuesto de operaciones se elabora considerando el corto plazo, es decir, para ser ejecutado en el lapso de un año: si bien puede prolongarse hasta dos o tres años, el grado  de detalle que  en estos programas se maneja dificulta tal proyección. Este presupuesto por lo general es fijo (estático), y permite la comparación con la situación real al cabo  del periodo que abarque (usualmente un año), pues en caso de ser flexible, requerirla un cambio en todos los programas.

La elaboración del presupuesto operativo se adapta a cada tipo de empresa: en el caso de empresas no productivas de bienes (por ejemplo, comercializadoras, empresas de servicio, almacenes, etc) algunos de estos presupuestos no son relevantes y se limitan sólo los necesarios ó  resumirse en un par de ellos.

En este presupuesto, resulta muy importante la participación del personal de menor jerarquía, pues son ellos quienes ejecutarán estos programas, y la información que ellos, manejan resulta ser valiosa para la planeación.

Planeación  integral de ventas o ingresos

Un presupuesto de este tipo muestra las proyecciones  de ventas (en unidades físicas y monetarias), constituyendo generalmente en la base sobre la que se desarrolla la planificación, integral de las ventas e ingresos de la empresa. El planeamiento de ventas abarca el corto y mediano plazo, en función a los planes tácticos y estratégicos; en ese sentido, el presupuesto de ventas detalla los resultados de las acciones tácticas (corto plazo)  e incluso esboza los resultados generales de las acciones a mediano plazo.

La función responsable de establecer este plan es el área de ventas. Si bien muchos autores coinciden en señalar que éste debe ser el primer presupuesto  en elaboración, se debe empezar por el factor o función limitante en el nivel de actividad.

Es importante distinguir un plan ó presupuesto de ventas de un pronóstico: el pronóstico es una apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación, basadas en supuestos; entonces, el pronóstico hará uso de diversas herramientas  para predecir dichas condiciones. Una vez elaborado, el pronóstico forma parte del plan de ventas, que aunado a las decisiones de la Gerencia , dan forma a este plan integral (el pronóstico sirve de base sobre la que se desarrolla el plan).

Para elaborar un plan de ventas, los pasos a seguir se pueden resumir en:

a.                       Establecer políticas de planificación de ventas, indicando responsabilidades.

b.                       Preparar uno ó más pronósticos de ventas (escenarios), coherentes  con las políticas, los supuestos básicos y las condiciones de mercado. El pronóstico puede elaborarse según información  del personal de ventas, estimaciones estadísticas y juicio de la Gerencia.

c.                        Evaluar otros factores limitantes (capacidad de planta, abastecimientos de materia prima y suministros, disponibilidad de personal, disponibilidad de dinero, disponibilidad de canales de distribución)

d.                       Desarrollar planes de ventas a nivel estratégico y táctico

e.                       Asegurar el compromiso y la participación constante de la Alta Gerencia para alcanzar las metas  especificadas en el plan integral de ventas.

La elaboración del plan  de ventas es muy particular para cada empresa, pues deben ser considerados factores tales como:

­          Mezcla de líneas, productos y modelos

­          Relación de costos – volumen – utilidad

­          Control de gastos relacionados a las ventas

Para evaluar la aplicación de este plan, se emiten reportes de control de desempeño, donde se analizan las variaciones sobre las que se toman medidas.

Planeacion de la produccion e inventarios

La planificación  de la producción es el conjunto de políticas y planes que permiten mantener los niveles eficientes de producción, es decir, el uso  eficiente de recursos, instalaciones  fabriles, y que permitirán un abastecimiento continuo al mercado (clientes).

La elaboración de este plan corre  a cargo  de la función de producción, la misma que debe considerar:

­                        El plan de ventas proyectado en unidades (no debe dejar insatisfecho a la demanda)

­                        La capacidad instalada utilizable de la planta (volumen  que  puede producir)

­                        El tiempo de procesamiento ó ciclo de producción (producir lo suficiente para cumplir en el tiempo con los requerimientos, inclusive si se trata de productos ó pedidos especiales)

­                        La capacidad y costo de almacenamiento de la empresa.

­                        Otros factores relevantes en el ciclo de producción: paradas de planta por mantenimiento, disponibilidad e materiales y mano de obra, disponibilidad de energía y suministros, autorizaciones de operación, etc.

El plan de producción esta íntimamente relacionado con la política de control de inventarios. La cantidad del inventario final planeando de productos terminados se basa en tres consideraciones:

a.                   El futuro potencial de ventas de los productos

b.                   La capacidad de almacenamiento y de producción de la planta, en cuanto a dimensiones como a tiempo de vida del producto (perecibilidad)

c.                   El tamaño óptimo de inventario esta en función al costo de almacenamiento y al costo de hacer un pedido.

El desarrollo de un presupuesto de producción esta basado en la siguiente ecuación (a partir del concepto básico de balance de unidades).

Producción

Inventario final de prod. term

Ventas entregadas

Inventario inicial de prod.. term.

Planeacion de materiales directos

A partir del presupuesto de producción se elaboran una serie de presupuestos y subpresupuestos por cada recurso y por cada función básica en la fabricación, tal que los recursos requeridos sean abastecidos, garantizando  un proceso  continuo. Uno de los recursos principales de la producción lo constituye los materiales (materias primas) que serán procesados y convertidos en productos terminados.

Dentro de la producción, encontramos materiales directos (materia prima, partes o piezas) que pueden ser identificados en función a la cantidad asignada a cada producto terminado. El presupuesto de los materiales directos  involucran tres aspectos:

1.        Determinar la cantidad y costo de las materias primas necesarias para  cumplir con el programa de producción.

2.        Establecer el nivel deseado  de inventario de materia prima.

3.        Preparar un presupuesto de compras de materia prima.

De acuerdo a las características del producto, puede ser necesario llevar un control de varias partes y piezas (todas consideradas materias primas) por separado, así como establecer la tasa de uso de dichas materias primas en cada uno de los productos terminados, y finalmente determinar su costo. El proceso se resume en:

-           Las cantidades de materias primas  necesarias se determinan multiplicando el número de unidades de materias primas por unidad de producto terminado, por la producción programad (para cada material directo, por cada  producto).

Tasa MP/PT   x  Unid. PT (prod)  =          Unid. MP (consumo)

-           El costo presupuestado de la material prima se calcula multiplicando el número de unidades totales requeridas de dicha materia por su respectivo costo estándar.

Unid. MP   x       Costo unit. MP   =          Costo Total MP

-           La cantidad de compras de materia prima presupuestada se determina del balance de  unidades básico: al número de  unidades de materia prima requerida en el proceso productivo se suman el inventario final deseando de materia prima, y se le resta el inventario inicial existente de materia prima. A esta cantidad a comparar se le multiplica  por el costo (precio) a cual serpa adquirida.

Compras MP

Consumo MP en producción

Inventario final deseado MP

Invent. Inicial existente MP.

En la planeación  de materiales directas es muy importante considerar las políticas de control de inventarios (cantidades óptimas y métodos de valorización)  y las políticas de gestión de stocks (cantidad óptima de inventarios, numero de pedidos, tamaño del pedido), asi como una gestión adecuada de compras y descuentos con proveedores. Por ello, en estos programas son varias las funciones responsables, como por ejemplo  el planeamiento y control de la producción (determina un adecuado balance de volúmenes de materiales y productos terminados), el área de  logística, abastecimiento y compras (busca  el aprovechamiento continuo y oportuno, al menor costo y en las mejores condiciones de entrega) y el área de almacén (vela por la optimización del espacio físico y las condiciones de seguridad y resguardo).