El Reto en la génesis del documento administrativo - El ciclo vital del documento

Wiffels[7], en 1972 planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Según González de Ríos[8], estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos.  A continuación se presenta la caracterización que González de Ríos enuncia sobre cada etapa:

Primera Fase: Elaboración de Documentos

Esta fase  la gestión de documentos tiene como objetivos:

·         Evitar la producción de documentos no esenciales

·         Disminuir el volumen de los documentos

·         Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

·         Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización .

Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:

·         Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

·         Utilización a bajo costo de la información y de los documentos

·         Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

Tercera Fase: La Eliminación de documentos

Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

·         Identificación y descripción de los documentos por series

·         Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación

·         Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos

·         Eliminación periódica de los documentos no permanentes

·         Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces .

Clases de Archivo 

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos  describe de la siguiente manera:

Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos

En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la documentación esta sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten . 

Archivos centrales o intermedios

Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general.  

Archivos permanentes o históricos

Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la documentación que por decisión del comité evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.  

Como se puede apreciar en la Grafica 2,  En el ciclo vital del documento el volumen documental disminuye a través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para la organización permanentemente, no obstante para el logro de esta racionalización del acervo documental la gestión documental ha desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental sin los cuales seria imposible ejecutar procesos de transferencias documentales según la edad del documento. El ciclo define tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren los documentos.