El Reto en la génesis del documento administrativo - El profesional en información y documentación y el entorno co

Es impensable idear o presentar alguna solución a problemas relacionados con el manejo documental, sin tener en cuenta las directrices institucionales; sin embargo, en un buen número de empresas el diseño de sus sistemas de información o la realización de soluciones, se realiza sin un plan global implicando incertidumbre en cuanto al nivel de detalle necesario para que la propuesta encaje en las expectativas institucionales. Por tradición a nadie se le ocurre que el profesional en Información y Documentación que típicamente ha estado relegado a posiciones pasivas en un archivo, o una biblioteca, o un centro de documentación, oriente una planeación estratégica en la organización, (por lo menos desde la perspectiva de manejo de información) y que a demás participe en el diseño de los subsistemas de información al interior de la misma. Incluso estos subsistemas deben ser diseñados por diferentes equipos que trabajen autónomamente, ¿Pero, qué pasaría si estos grupos de trabajo, creasen sus propios subsistemas sin una coordinación de tipo directivo?, Para dar respuesta ha este interrogante se debe ahondar en el problema del manejo de información en la administración, o lo que Andreu i Daufí[18] define como subsistema de gestión de la documentación administrativa (SSGDA) , por otra parte otros autores especifican el concepto de la siguiente manera:

Para Michel Roberge[19] un SSGDA es el conjunto de las operaciones y de las técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación, al mantenimiento y a la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su eliminación o transferencia a los archivos.

Montserrat Canela.[20] define subsistema de gestión de la documentación administrativa como un conjunto de elementos: los archivos de gestión, el depósito centralizado, las transferencias, el cuadro de clasificación, las tablas de evaluación documental, el responsable del archivo, el responsable de archivos de gestión, la aplicación informática, el manual de gestión, etc.  Este conjunto de elementos se entienden según Monserrat en tres sentidos a) Interrelacionados: los archivos de gestión envían la documentación a través de las transferencias a los depósitos centralizado, las tablas de evaluación indican cuando se deben transferir o eliminar los documentos ya que estas,  evalúan las series que ha establecido el cuadro de clasificación; b) Que actúan en un determinado entorno : la gestión de los documentos forma parte de la administración general de la institución; c) Con un objetivo común: contribuir a la eficacia y eficiencia de la administración general, asegurar la conservación del patrimonio documental.

Según Andreu i Daufí, no parece ilógico pensar que en un SSGDA se puedan dar situaciones problemáticas, a saber, derivadas de la estructura social del sistema, en el cual el rol de las personas, la comunicación entre ellas y los valores humanos juegan un papel fundamental en su funcionamiento. La incorporación del concepto complejidad y otros elementos en la observación del SSGDA dan pie a observar el SSGDA como “un conjunto de personas y procesos - sistema de actividades humanas - que, en una institución, tienen la misión de gestionar un recurso - la información -, que ha de ser correcta, estar en el lugar apropiado, en el momento adecuado y en el formato y soporte documental más conveniente para sus usuarios”[21].

Sáez Vacas considera que un profesional en Información y documentación debe tener la habilidad de acercarse a la realidad inmediata del  SSGDA percibiéndolo bajo tres niveles de complejidad

·         Primer nivel: complejidad de los procesos individuales,

·         Segundo nivel: complejidad sistémica,

·         Tercer nivel: complejidad del proceso global.

 

Primer nivel

En el primer nivel el Profesional en Información y Documentación observa la complejidad de los diferentes elementos que componen el SSGDA, considerados en ellos mismos y no como referencias interiores de un todo. Las actividades que se dan en estos procesos son de carácter individual y, generalmente, operativas.

Mediante la identificación de tareas el Profesional en Información y Documentación tiene la posibilidad de analizar  quien se beneficia o a quien perjudica el SSGDA, es decir, los clientes, también estudia quien realiza las operaciones y tareas, es decir, los actores del SSGDA (El profesional en Información y Documentación, el personal administrativo,). Asimismo analiza lo que hace o se desea que haga el SSGDA, es decir, la transformación (¿qué entra?, ¿qué sucede?, ¿qué sale del sistema?). El profesional también analiza la perspectiva del SSGDA, es decir, el punto de vista de los actores, su cultura organizacional (¿qué tipo de SSGDA se tiene o qué tipo de SSGDA desea tener?). Se identifica, también, el propietario del SSGDA, es decir, quien lo posee o tiene derechos sobre el. Finalmente, el profesional en Información y Documentación debe estar en la capacidad de analizar el entorno, es decir, las circunstancias constringentes y las limitaciones del SSGDA.

Segundo nivel

El profesional en información y documentación debe tener una visión articulada de los diferentes elementos del SSGDA, puesto que estos  nunca están aislados, sino que forman un grupo de elementos interconectados con una determinada finalidad. Esta complejidad está relacionada con las funciones que realizan los grupos de trabajo.

El profesional debe analizar y comprender el SSGDA como un elemento del  Procesamiento de la Información de la institución. El SSGDA se presenta entonces como un sistema corporativo de clasificación, un sistema corporativo de conservación y eliminación, un sistema corporativo de descripción y recuperación de la documentación administrativa en las fases activa y semiactiva[22].

Tercer nivel

Una vez se ha determinado la necesaria  interrelación  entre las dependencias de la institución, el profesional analiza la interacción entre los sistemas técnicos  y tecnológicos  con los usos y costumbres de las personas que trabajan con la documentación. A su vez  las nociones y percepciones que el profesional tiene del SSGDA, es decir, su forma de ver la realidad, están relacionadas con sus intereses, capacidades e instrumentos, donde sin duda, este es el estadio más comprometido para el Profesional, pues tiene que ofrecer a la institución un producto operativamente bueno, abrigado por el análisis adecuado de sus apreciaciones  del sistema. En otras palabras en este nivel de complejidad el profesional debe plantearse su estrategia para la consecución de un producto acorde a la situación.