El Reto en la génesis del documento administrativo - El rol del profesional de la información ante la intervención

El hecho de pensar en una actitud intervencionista por parte del profesional en información en la primera edad del documento, incide directamente en el comportamiento de una cultura organizacional establecida, y requiere el estipular ciertas responsabilidades y actitudes de este, definiendo un perfil que responda a las expectativas de una nueva propuesta, donde la necesidad relevante por parte de los organismos de administración, se encausa en parámetros de eficiencia y economía administrativa, dando como resultado  respuestas por parte de las instituciones académicas archivísticas, incurriendo como se ha indicado en las necesarias  revoluciones teóricas y prácticas de la profesión, que en algunos países incluso ha formulado  la creación de un nuevo perfil profesional y corporativo diferenciando, entre los nuevos gestores de documentos (records managers) y tradicionales  archivistas.[15] Debido a la emergente incidencia divisoria entre tendencias sobre cual es el rol del profesional,  la fluctuación reflexiva al respecto ha sido acelerada dando pie a la aparición de una literatura favorable o contraria al fenómeno expuesto. A pesar de todo, en los últimos años se han percibido algunas intenciones de acortar distancias y se impone una cierta comprensión reciproca entre los colectivos. Anteriormente , esta radical separación entre  sectores profesionales motivó a que algunos autores entre los que se cuenta a A. Ricks.[16] , alertados y partidarios de posturas menos radicales, enfatizarán en la necesidad de defender un interés común, sosteniendo que los gestores de documentos podían ofrecer al profesional en  información formulas para alcanzar la tan necesaria racionalidad y economía de sus procesos  Mientras que al profesional se le ofrecía la oportunidad para incidir en los programas de gestión documental con la finalidad de lograr la calidad de los archivos del futuro. Según Cruz Mundet[17]  la capacidad de intervención directa en la fase de gestión, se ve limitada por una serie de variables que define en dos aspectos:

A) La experiencia demuestra que las necesidades de las oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponibles por parte del archivo.

B) La producción documental crece a un ritmo exponencial

De lo anterior se infiere que es virtualmente imposible organizar y atender todos los archivos de oficina, que además en primera instancia son responsabilidad del personal administrativo, no obstante el profesional en Información debe estar en la disposición de brindar lineamientos básicos y de ser posible atender una sola dependencia organizacional que sirva de ejemplo en el proceso de implementar un programa de gestión documental desde la producción documental. Cruz Mundett también define ciertas características del profesional que se involucre en la intervención de la primera edad del documento de la siguiente manera:

A)      Debe conocer cuales son las necesidades de cada dependencia, el volumen y estado de sus documentos.

B)      Debe diseñar un sistema de organización y de explotación adecuado a cada caso

C)      Debe instruir al personal en los conocimientos básicos que le permitan mantener los sistemas en el tiempo, con su ayuda y  supervisión

Es necesario observar que las anteriores  consideraciones, pueden llegar a ser abarcadas y apoyadas oportunamente con la instauración de manuales de procedimientos diseñados por el profesional en información para ayudar a los usuarios o productores de documentos, en las acciones relacionadas con la comprensión del sistema de organización, aprovechamiento máximo de la documentación y certeza en cuanto a la manera de mantener el sistema en el tiempo .