El Reto en la génesis del documento administrativo - Los nuevos soportes de la información: el documento electróni

Es manifiestamente claro que todo documento necesariamente necesita un soporte, un sustrato material donde plasmarse - papel, madera, cinta magnética, rollo fotográfico, microfilm, diskette, cd, dvd,  etc.. ; éste, constituye el soporte material del documento. La distinción es de suma importancia, por cuanto la existencia de documentos plasmados sobre modernos soportes - denominados electrónicos - ha introducido cambios fundamentales en las relaciones económicas, sociales,  jurídicas y por congruentes razones al interior de las organizaciones, que es donde mas cuidadoso debe ser el análisis de  esta investigación, pues  apunta a  no incurrir en rupturas tradicionales del modo de hacer las cosas, que posteriormente afectarán la dinámica corporativa, en la medida en que los procesos, los resultados o salidas no respondan a un esquema interno y aun contexto del entorno.

El documento electrónico y su  desafío cultural  

En la actualidad se presentan  nuevas formas de perfeccionar los procesos de autenticidad e integridad de los datos contenidos en nuevos soportes y de establecer la seguridad de dichos actos como es el caso de las tecnologías de encriptación y de las disposiciones gubernamentales hacia la firma digital, donde la firma o suscripción tradicional resulta de innecesaria utilización[23], sin embargo en países como el nuestro a pesar de vivir ya esta realidad, se persiste en continuar en un vacío legal[24] , que a la postre afecta directamente  la confianza de las instituciones en cuanto a manejar los nuevos soportes, pues se ha avanzado muy poco en el proceso tendiente a regular aspectos esenciales de su control por medio de sistemas administradores de documentos electrónicos, aunque actualmente para el caso colombiano se cuenta con normatividad tal como la Ley 527 por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, tal intención normativa no es suficiente para el entorno generalizado de las organizaciones en especial las pymes, repercutiendo en sentimientos apáticos al sentido de querer conocer y aprovechar las herramientas que se desglosan con este tipo de soportes. No cabe duda de las benéficas características de toda aquella  propuesta innovadora que implique  ir de la mano con el desarrollo de nuevas tecnologías, sobre todo si conciernen al manejo de la información. No obstante el paso de la palabra impresa a la electrónica como  lo plantea Amat[25] en su libro la biblioteca electrónica,  conlleva a una serie de problemas a los productores y/o usuarios de los materiales electrónicos debido a que la forma física de estos últimos varía bastante con respecto a los primeros. La costumbre de leer un documento impreso es una de las mas grandes dificultades, aunque no la única, que afronta el soporte electrónico, incluso Amat cita sus consideraciones al respecto afirmando que una de las dificultades que ofrece el texto electrónico, radica en la rapidez con que se ha pasado del aprendizaje basado  en impresos, al basado en los nuevos soportes de la información, este conflicto de pareceres se fundamenta en  que para los individuos la tradición a hecho que sea mas fácil el aprovechar convenientemente las convenciones de la imprenta, mientras que se desconoce , por lo menos en principio, el gran abanico de instrucciones que requiere la utilización de un programa informático, el lector de un texto electrónico tiene que aprender un nuevo método de acceso y recuperación de la información que guarda poca relación con la infinidad de sistemas de administración de documentos electrónicos, tanto así que se podría decir que cada libro electrónico exige su propio mecanismo de lectura, Amat lo indica como una nueva alfabetización sobre el aprendizaje con ayuda de nuevos soportes y sus consecuentes implicaciones.

En los entornos organizaciones, la postura se muestra ambivalente, pues esta mediada principalmente por los productores de documentos y/o usuarios de los mismos,  y la incidencia de una proyección hacia los nuevos retos de la sociedad, talvez la postura de Amat es consecuencia de presenciar una ruptura entre la tradición y la innovación, donde  claramente se presenta una resistencia hacia el modo en que se da el cambio, que no es necesariamente mala, pues protege a las organizaciones de los posibles fluctuaciones de una innovación en un ámbito tradicional. Por otra parte se debe tener en cuenta que en su gran mayoría muchas áreas del conocimiento y sus representaciones académicas, muestran una postura complaciente ante el aprovechamiento de la tecnología como herramienta útil, tanto así que un profesional formado en la década del 90 en adelante, no tiene mayor  reparo en acoplar el uso de soluciones informáticas a su que hacer diario, pero como es el  caso de algunos entornos corporativos que se han posicionado y ganado cierto estatus a través de muchos años de trabajo  y sus funcionarios poseen una cultura arraigadamente tradicional, fruto de toda una cultura organizacional acostumbrada al soporte impreso, el soporte electrónico comienza a sopesar uno de sus mas grandes retos en cuanto a lo que se refiere a entornos corporativos por lo menos. Por lo anterior es de notable necesidad el indagar por los aspectos relacionados con la cultura organizacional de las entidades, mas aun cuando de evaluar la posible aplicación de soluciones  se trata.